基于數(shù)字校園的高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)設計與應用

張鎮(zhèn)鴻

（廣州市廣播電視大學 信息與技術服務中心，廣東 廣州510091）

基于數(shù)字校園的高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)設計與應用

張鎮(zhèn)鴻

（廣州市廣播電視大學 信息與技術服務中心，廣東 廣州510091）

高校固定資產(chǎn)管理工作是高校最基礎的工作之一，構建基于數(shù)字校園的高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)，具有十分重要的意義。本文以廣州市廣播電視大學固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)設計與應用為例，進行詳細的論述。

數(shù)字校園；高校固定資產(chǎn)；協(xié)同管理系統(tǒng)

如何利用數(shù)字校園的基礎設施平臺，構建基于數(shù)字校園的高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理統(tǒng)一領導、歸口分工、網(wǎng)絡化協(xié)同，促進高校資產(chǎn)優(yōu)化配置、用管結合、資源共享、提高利用率、保證高校正常運轉以及各項事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，具有十分重要的意義。

一、高校固定資產(chǎn)管理工作存在的主要問題

多年來，為了提高固定資產(chǎn)管理效率，高校資產(chǎn)管理部門一直在積極探索加強資產(chǎn)管理的方法和措施，已經(jīng)取得了一定的成效。但是，由于各種因素的影響，高校固定資產(chǎn)管理還存在著管理體制不完善、家底摸不清、賬賬不相符、使用效率低、資產(chǎn)閑置浪費和資產(chǎn)信息無法共享等問題。

1.資產(chǎn)管理意識淡薄，制度及監(jiān)督約束機制不完善，存在資產(chǎn)利用率低和閑置浪費等現(xiàn)象

目前，高校還存在著資產(chǎn)管理制度及監(jiān)督約束機制不完善、管理意識淡薄、管理責任不夠明確、“重購置，輕管理”的不良思想、缺乏健全的管理制度及監(jiān)督機制的約束致使資產(chǎn)管理分散、管用分離、資產(chǎn)使用率低、資產(chǎn)閑置浪費等現(xiàn)象。

2.缺乏統(tǒng)一協(xié)同管理機制及固定資產(chǎn)信息管理平臺，資產(chǎn)管理歸口、分工工作無法實現(xiàn)網(wǎng)絡化動態(tài)協(xié)同，資產(chǎn)信息無法共享

缺乏統(tǒng)一協(xié)同管理機制及固定資產(chǎn)信息管理平臺，在固定資產(chǎn)的登記、保管、調(diào)配、驗收、維護、報廢、入賬及信息統(tǒng)計等環(huán)節(jié)尚未形成統(tǒng)一規(guī)范的網(wǎng)絡化協(xié)同工作流程，資產(chǎn)歸口、分工、入賬以及信息統(tǒng)計等方面工作無法實現(xiàn)網(wǎng)絡化協(xié)同實時管理，出現(xiàn)家底摸不清，賬賬不相符，清產(chǎn)核資難，報廢消賬難以及資產(chǎn)信息無法共享等問題。

二、構建高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的意義

采用基于高校數(shù)字校園的應用環(huán)境、從高校的實際情況出發(fā)，定制統(tǒng)一規(guī)范的固定資產(chǎn)管理網(wǎng)絡化協(xié)同工作流程、資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)與數(shù)字校園的數(shù)據(jù)平臺，采用深度整合的方法來構建高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)，能把過去靜態(tài)單一的資產(chǎn)管理模式轉化為實時動態(tài)協(xié)同的資產(chǎn)管理模式，能把過去采用事后監(jiān)督模式轉化為事前審核和實時監(jiān)控模式，從而實現(xiàn)固定資產(chǎn)從計劃、采購、驗收、入賬、使用、調(diào)配、維修、清查、報廢等環(huán)節(jié)的實時動態(tài)協(xié)同管理，最終的目的是實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理工作科學化、規(guī)范化、高效化以及智能化，實現(xiàn)財產(chǎn)資源共享，促進高校教育信息化可持續(xù)發(fā)展。

三、高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的系統(tǒng)架構

1.基于數(shù)字校園固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的總體架構

我國高校基本上都完成了數(shù)字校園的基本建設，完成構建了統(tǒng)一門戶、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一信息資源共享等基礎總體架構如圖1所示，初步實現(xiàn)了高校信息資源整合與應用集成，對校內(nèi)的一些傳統(tǒng)業(yè)務流程及教學模式產(chǎn)生了變革。高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的架構是基于數(shù)字校園總體架構各層而搭建。

圖1 高校數(shù)字校園總架構

數(shù)字校園總架構可以大概分為五層：

（1）網(wǎng)絡基礎設施層

在網(wǎng)絡基礎設施層中包含了所有的物理網(wǎng)絡系統(tǒng)、數(shù)據(jù)中心、網(wǎng)絡安全體系等的建設。在網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設中包含網(wǎng)絡結構、綜合布線、網(wǎng)絡中心、IP與路由設計、網(wǎng)絡出口、無線網(wǎng)絡、網(wǎng)絡管理、網(wǎng)絡運行等；在數(shù)據(jù)中心的建設中包含機房、服務器系統(tǒng)、存儲與備份系統(tǒng)等；網(wǎng)絡安全體系中包含整個信息化校園建設過程的安全體系，如校園網(wǎng)安全、數(shù)據(jù)中心安全、關鍵部門安全、應用的安全策略等。

（2）應用支撐層

應用支撐平臺層架構在基礎設施層之上，又是應用平臺層的基礎，為應用平臺層提供核心服務。提供數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)服務、存儲服務、數(shù)據(jù)備份與恢復服務等是其他各組成部分的必需服務。如網(wǎng)絡管理服務為管理體系提供必要的支持和指導，文件傳輸服務為用戶應用集成和數(shù)據(jù)交換提供傳輸層的可選方案。

（3）應用平臺層

應用平臺層架構在應用支撐層之上，利用應用支撐平臺層的各種服務來實現(xiàn)自己的基礎功能。應用平臺層與應用支撐平臺層選用的架構無關，依靠中間件產(chǎn)品強大的跨平臺特性，它可以獨立于應用支撐平臺層，利用成熟的或是標準的接口和協(xié)議訪問基礎服務層所提供的服務。數(shù)字化校園應用平臺層是數(shù)字化校園應用系統(tǒng)的承載平臺，它支撐應用軟件的開發(fā)、部署、運行及管理，為各個應用系統(tǒng)提供一個統(tǒng)一的、開放的、可伸縮的、安全的、可互操作的、數(shù)據(jù)共享的計算環(huán)境。

（4）應用系統(tǒng)層

應用系統(tǒng)層的各種應用系統(tǒng)建立在應用平臺層之上，符合應用平臺提供的具有高擴展性、安全性、高效性和通用性的應用框架，實現(xiàn)信息共享、系統(tǒng)互通、系統(tǒng)互操作。公共應用層同樣利用基礎服務層提供的服務，例如身份認證和權限管理服務。

（5）門戶展現(xiàn)層

門戶展現(xiàn)層為學生、教職員工提供一個訪問學校各種資源的單一入口。它是依靠在其下的各個層面所提供的服務而建立起來。它主要為用戶提供了單點登錄、信息發(fā)布、內(nèi)容管理、及時通訊、應用集成以及個性化服務等。

2.高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)與數(shù)字校園平臺自動對接共享

高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)類別列表，通過接口與數(shù)字校園平臺自動對接，按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼標準，通過數(shù)據(jù)清洗工具，把固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的資產(chǎn)信息公共數(shù)據(jù)抽取出來，通過數(shù)據(jù)交換平臺存入數(shù)據(jù)中心公共數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)與其他業(yè)務應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和工作協(xié)同，如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)與數(shù)字校園平臺自動對接共享圖

3.高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)采用B/S結構

高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)采用 B/S（Browser/ Server）結構（即瀏覽器服務器結構），資產(chǎn)管理的主要事務邏輯在服務器端實現(xiàn)，而用戶的工作界面是通過瀏覽器來實現(xiàn)，這樣簡化了客戶端的電腦載荷。對系統(tǒng)維護與升級工作只需在服務器端完成，而且只需將服務器連接專網(wǎng)，即可實現(xiàn)遠程維護、升級和共享，這樣大大地降低了系統(tǒng)成本及工作量。

四、高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的管理功能設計

我們“以服務為核心，以管理為支撐”的理念，按照“統(tǒng)一領導、歸口管理”原則、分級適用性、協(xié)同性、便捷性、簡易性的特點，采用基于高校數(shù)字校園的應用環(huán)境，從高校的實際情況出發(fā)來設計系統(tǒng)功能，主要包括：日常管理、業(yè)務申辦、歸口審核、財務審核、申購審核、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)查詢、其他查詢、數(shù)據(jù)報表、圖形分析、系統(tǒng)工具、系統(tǒng)設置等十二大功能模塊，如圖3所示，系統(tǒng)管理員可根據(jù)實際需求，在管理后臺方便、快捷地設置不同管理角色的操作權限，賦予不同管理功能，系統(tǒng)就會自動地展現(xiàn)操作者的個性化頁面并提供服務。

圖3 系統(tǒng)十二大功能模塊

五、高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)管理功能的主要應用

1.資產(chǎn)申購管理

該功能應用于資產(chǎn)申購管理。資產(chǎn)使用部門根據(jù)實際情況，結合購置預算計劃，在系統(tǒng)填寫申購清單，提交給使用部門領導審批后，再提交給資產(chǎn)管理部門歸口審核，經(jīng)過主管校領導審批后進入采購環(huán)節(jié)。

2.資產(chǎn)報增管理

該功能是應用于資產(chǎn)信息報增管理。相關角色的資產(chǎn)管理員根據(jù)送貨單、發(fā)票或驗收單等相關單據(jù)，在系統(tǒng)中錄入固定資產(chǎn)報增相關信息，按資產(chǎn)報增流程逐級審核后，生成資產(chǎn)信息報增數(shù)據(jù)。

3.資產(chǎn)變動管理

該功能是應用于固定資產(chǎn)在使用過程中，一些主要使用屬性的變化（如現(xiàn)狀、使用人、使用單位、使用方向、存放地點、單價等）的管理，相關角色的資產(chǎn)管理員根據(jù)實際資產(chǎn)變動情況，在系統(tǒng)錄入固定資產(chǎn)變動信息，按資產(chǎn)變動流程審核后，完成資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)修改。

4.資產(chǎn)處置管理

該功能是應用于資產(chǎn)處置管理。相關角色的資產(chǎn)管理員根據(jù)實際情況，在系統(tǒng)錄入擬處置的資產(chǎn)信息申請，按資產(chǎn)處置流程審核、審批后，完成資產(chǎn)處置、注銷已報廢的資產(chǎn)信息。

5.維護管理

該功能應用于資產(chǎn)維修申報及記錄登記管理。相關角色的資產(chǎn)管理員根據(jù)實際情況，在系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)維修維護申請，按維修維護管理流程審核、審批后，完成資產(chǎn)維修及維護信息記錄登記。

6.資產(chǎn)清查、盤點管理

該功能應用于資產(chǎn)清查、盤點管理。本系統(tǒng)是采用電子標簽管理，RFID手持采集設備與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)自動對接，方便導入導出清查、盤點前后的資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)，并且能自動對比分析及生成資產(chǎn)清查報表，實現(xiàn)方便、快捷地以賬對物、以物對賬式的資產(chǎn)清查、盤點管理，大大減低勞動強度，提高工作效率。

7.原始數(shù)據(jù)的整理與導入管理

該功能是應用于資產(chǎn)原始數(shù)據(jù)的整理與導入管理。在管理系統(tǒng)啟用時，高校原有的固定資產(chǎn)信息，經(jīng)資產(chǎn)清查后，逐條錄入系統(tǒng)，經(jīng)過歸口管理部門審核和財務部門記賬確認后，進入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中；如果高校原先已經(jīng)使用其他軟件管理固定資產(chǎn)，可以方便地將其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導入本系統(tǒng)加以檢查、整理和完善。

8.查詢管理

該功能應用于資產(chǎn)信息查詢。查詢功能包括：按部門查詢、人員查詢、地點查詢、類別查詢、綜合查詢及其他查詢等。

9.資產(chǎn)財務管理

該功能應用于財務部門對資產(chǎn)財務賬目管理。系統(tǒng)能自動生成符合現(xiàn)行國家財政部十一大類的固定資產(chǎn)總賬、分戶、分類賬、明細賬，并能自動生成相應的國家財政部新的十一大類賬、教育部十六大類賬，保證會計賬目數(shù)據(jù)與資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)一致。財務或管理部門通過資產(chǎn)財務審核和財務賬表，實現(xiàn)資產(chǎn)財務實時監(jiān)督。

10.各種資產(chǎn)信息統(tǒng)計報表管理

該功能是應用于各種資產(chǎn)信息統(tǒng)計報表管理。相關角色的資產(chǎn)管理員根據(jù)自身權限，能自主設定資產(chǎn)信息統(tǒng)計條件，自動生成各種常見的統(tǒng)計表，包括基本情況總表、固定資產(chǎn)增（減）情況明細表、使用方向分戶統(tǒng)計表、現(xiàn)狀分戶統(tǒng)計表、結存表、分戶結存統(tǒng)計表、分戶明細表、分戶分類結存表、分戶結存明細表、年代構成統(tǒng)計表、精密貴重及大型儀器設備使用情況、儀器設備分戶增減變動表、儀器設備價值分段統(tǒng)計表、交通運輸工具增減變動情況表等。系統(tǒng)能為固定資產(chǎn)日常管理和領導決策提供全面、準確的動態(tài)實時資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)，因此，領導一點鼠標就能便捷地摸清全校的“家底”。

11.上報數(shù)據(jù)管理

該功能應用于資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)上報，與其他業(yè)務應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享等管理。系統(tǒng)能按事先設定后的數(shù)據(jù)結構和文件格式，對全校所有屬性的資產(chǎn)一次性自動生成需要上報的資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)；按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼標準，通過數(shù)據(jù)清洗工具，從系統(tǒng)中抽取出資產(chǎn)信息公共數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)交換平臺存入數(shù)據(jù)中心公共數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)與其他業(yè)務應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同工作；系統(tǒng)管理員也可以自己設定數(shù)據(jù)條件，對資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)進行導入、導出、修改、整理、檢查、匯總等。

12.資產(chǎn)信息統(tǒng)計分析

該功能應用于資產(chǎn)信息直觀的統(tǒng)計分析。資產(chǎn)管理員或校領導登錄系統(tǒng)，設定各類資產(chǎn)信息統(tǒng)計、分析的條件，系統(tǒng)能自動地對全校固定資產(chǎn)進行全面的統(tǒng)計與分析，并生成直觀實用的分析圖形和賬表，更方便于資產(chǎn)管理員或校領導對學校資產(chǎn)的統(tǒng)籌及決策。

13.精密、貴重及大型儀器設備信息維護管理

該功能應用于精密、貴重及大型儀器設備信息維護管理，主要包括兩方面的內(nèi)容：精密貴重及大型儀器設備年使用信息維護；精密貴重及大型儀器設備上網(wǎng)信息維護，進一步加強對貴重精密儀器設備的使用信息及時記錄，以便教師更高效、合理地使用精密、貴重及大型儀器設備，使精密、貴重及大型儀器設備充分發(fā)揮最大效能，提高其使用效率。

六、高校固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的應用效果

1.實現(xiàn)固定資產(chǎn)網(wǎng)絡化協(xié)同管理

通過高校資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)跨部門或跨區(qū)域的固定資產(chǎn)實時化、動態(tài)化、協(xié)同化管理，固定資產(chǎn)的不同部門使用人員、管理人員及校領導可以在系統(tǒng)中同時實施不同的管理活動。 通過高校資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)，能輕松地查詢到已登記的任一物資的實時詳細信息（包括：時間、地點、部門、使用人等），徹底解決了傳統(tǒng)管理模式帶來的差錯率高、對賬困難、各自為政、信息閉塞、監(jiān)控不力、管理效能低下等老大難問題。

2.實現(xiàn)資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)與各種M IS系統(tǒng)互通共享及協(xié)同工作

各種MIS系統(tǒng)與數(shù)字校園平臺深度整合后，系統(tǒng)能自動地將資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)轉換平臺清洗后，導入到數(shù)據(jù)公共數(shù)據(jù)庫，與各種MIS系統(tǒng)互通共享及協(xié)同工作，例如：資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)協(xié)同工作，能自動生成記賬憑證，能自動生成各種資產(chǎn)財務報表，解決了資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務核算系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)科目賬的對賬難問題。

3.實現(xiàn)資產(chǎn)管理的各項業(yè)務流程無紙化、網(wǎng)絡化、規(guī)范化管理

從固定資產(chǎn)立項到可行性論證、招標、驗收、技術測試、使用、保管、維修、養(yǎng)護、借用、出租、出借、清查、處置、建檔等各個管理環(huán)節(jié)，在系統(tǒng)中都有規(guī)范化管理流程，網(wǎng)絡上無紙化申請、審批等功能。

4.實現(xiàn)對高校固定資產(chǎn)的有效監(jiān)控

利用高校資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡能實時地對資產(chǎn)管理情況進行有效監(jiān)控，徹底解決高校固定資產(chǎn)管理責任不清、情況不明、賬實不符、賬賬不符、賬表不符等管理混亂的狀況，有效地杜絕了資產(chǎn)的流失現(xiàn)象，進一步優(yōu)化了資源配置，有效地提高資產(chǎn)的使用效益。

5.實現(xiàn)能實時利用系統(tǒng)中的大量信息，做好領導的參謀

領導不僅能通過高校資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)實時地摸清家底，更重要的是領導在物資管理決策中，隨時可以從系統(tǒng)中獲得決策信息支持，為領導提供了客觀、準確、實時的審批依據(jù)，有力地支持了預算編制、資產(chǎn)購置、學科建設、重點實驗室建設等管理活動的順利實施。

6.實現(xiàn)實時準確的資產(chǎn)信息查詢、統(tǒng)計、分析、打印等功能

高校資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)將物資屬性不同的固定資產(chǎn)全部管理起來，徹底結束了以前不同的歸口部門要用不同管理軟件來管理不同種類資產(chǎn)的歷史，也就解決了對全部固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計困難的問題。單位領導、管理人員、使用人員在自己的辦公室里，按自己的使用權限，可以準確地對固定資產(chǎn)情況進行實時的查詢、統(tǒng)計、分析和打印等。

7.實現(xiàn)系統(tǒng)通用性、易用性和高效性

高校資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)配備手提RFID接收器、標簽打印機等配套設備，全面使用電子標簽進行固定資產(chǎn)標簽管理。系統(tǒng)應采用樹形結構的分類庫，單位庫、人員庫、地點庫靈活設置，方便有效。系統(tǒng)具備智能優(yōu)化處理功能，大部分的任務操作都可以通過鼠標點選方式完成。驗收單填寫、卡片、變動單、處置單、報廢單等，大部分應填項都應默認填寫了常用值，降低了工作量。可根據(jù)高校實際固定資產(chǎn)管理流程，自主設置符合實際需要的固定資產(chǎn)管理業(yè)務審批流程。

8.實現(xiàn)智能化資產(chǎn)清查、盤點

高校資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)提供了專用的資產(chǎn)清查模塊，可以對系統(tǒng)中已有資產(chǎn)進行電子標簽采集清查，可根據(jù)固定資產(chǎn)管理的實際需求，以邊讀邊查，部門分立的方式，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)智能化地離線清查、盤點，大大減輕勞動強度，并且提高工作效率。

七、結束語

基于數(shù)字校園的固定資產(chǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)已基本完成開發(fā)建設，資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)與數(shù)字校園的數(shù)據(jù)平臺也已深度整合，系統(tǒng)已投入到實際應用中。但是，因有些業(yè)務應用系統(tǒng)（例如：財務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等）尚未整合到數(shù)字校園平臺中來或尚未完成開發(fā)建設，系統(tǒng)中的資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)尚未能與一些應用系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時共享及協(xié)同管理，這些問題將有待于進一步完善。

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（編輯：楊馥紅）

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1673-8454（2015）01-0061-04