淺談會計電算化系統下內部控制存在的主要問題

丁建慧

（河北燕興機械有限公司，河北 張家口 075041）

隨著會計電算化信息系統在企業的普遍應用，企業會計管理和會計核算的環境發生了巨大的變化。會計電算化在提高會計核算的準確性和可靠性的同時，也給企業的內部控制帶來了許多新問題。在實際工作中，我們即要堅持手工會計核算系統內部控制的基本要求，又要符合電算化會計系統的特殊性，這就需要企業根據自身情況建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度。從實際情況看，內部控制存在問題比較多，主要表現在以下幾個方面：

一、系統內崗位分工原則的重要性下降

在傳統的手工會計處理系統中，內部控制建立在不相容職務相互分離的基礎上，內部控制對各個崗位的職責、工作要求和各崗位之間相互關系都做出了明確規定。實現會計電算化后，計算機使用功能的高度集中導致了崗位職能的集中，原先在手工操作下由不同崗位會計人員處理的有關經濟業務，現在在會計電算化中可以“輕而易舉”的合并，由一個崗位在終端機上一次完成。這樣，企業不再需要大量的會計人員，會計人員崗位分工原則的重要程度也就下降了。

這時，某些會計人員可能會利用自己既從事數據輸入、處理，又負責數據的輸出、報送等方面的便利條件，在未經批準的情況下，通過計算機和電算化網絡瀏覽全部數據文件，修改、復制、偽造、甚至銷毀企業重要的財務數據，而且能做到不留下任何痕跡。這就給企業經營管理增加了出現錯誤與舞弊的風險。

因此，在電算化系統下，對其實施有效的內部控制，困難大，意義更大。

二、各系統間缺乏有效的共享

在我們使用的會計電算化軟件中，有的是企業自行開發的，有的是企業購買的，不同的系統各自使用不同的操作平臺和支持軟件，各軟件公司因為經濟利益的原因相互之間沒有達成業界的協議，自然就沒有統一的數據接口，使用者很難在不同系統上實現數據共享。造成工作人員重復勞動，這不僅增加了工作量，而且增加了出錯機率，使財務軟件不能充分發揮管理功效和預測功能。在這種意義上講，它只能稱為電子賬本，不能更好地為內控管理提供科學、準確的數字信息。

三、數據的脆弱性

會計電算化信息系統，是以數據庫為基礎開發會計軟件，如果有一些具備數據庫專業知識的人想繞開會計軟件的各類控制措施直接進入這些數據庫，篡改或拷貝數據庫里文件，是完全有可能做到的。另外，會計數據大量集中保存在肉眼無法識別的電磁介質中，這些介質在受熱、受潮或強電磁場下都有被損壞的可能，這就增加了數據的脆弱性。而計算機網絡是開放的，即便是在會計局域網中會計信息系統的數據也很可能遭受非法訪問甚至是黑客或病毒的侵襲。因此，企業為保證會計信息系統的財務數據不會丟失和毀損，在實施會計電算化的同時一定要加強財務數據安全方面的控制，避免會計軟件的程序控制失效。

四、企業文化建設落后與人員素質偏低

企業文化是企業具有的一種無形的力量，它對企業員工的思維、行為方式具有約束和規范作用。但是，有不少企業對企業文化建設不夠重視，或是沒有形成自己的獨特文化，即使制定出各種規章制度，因為沒有良好的執行氛圍，也不能將企業制度與文化、習慣、行為標準有機的結合起來。企業沒有自己的企業文化作支撐，會出現員工舞弊無人阻止、人本理念無作用的怪象。而內部控制也只能是“為控制而控制”，沒有任何意義。所以，良好的企業文化建設有利于內部控制的開展和實施。

在企業發展過程中，企業管理者的素質占據重要的位置。企業只有具有高尚的道德、健康的人格和完善的價值觀念的管理者，才能影響和激勵企業文化的建設。而企業員工素質的提高更是形成獨立的企業文化氛圍的基礎。但現實情況是員工培訓已經步入了“惡性循環”。如一些承包、租賃等形式經營的企業，經營者存在短期行為，不重視職工的教育培訓；還有一些經營效益不佳的企業，教育基金沒有足夠來源，無力培訓員工。所以，企業要想真正走向成功，在文化建設上跟上時代步伐，要建立“以人為本”的內部控制制度。

五、內部控制的自身局限性

內部控制制度是以提高單位經營管理效率和經濟效益，實現單位管理目標為目標的一種有效的管理制度。但是，不論哪種制度或多或少都有自身的局限性，內部控制制度也不例外。內部控制制度的自身局限性，主要表現在以下幾個方面：

一是內部控制制度的設計和運行會發生相應的成本，如果增加內部控制環節就會相應增加成本，但是控制過于簡單又不會收到應有效果。所以，企業內部控制制度的設計和運行必須考慮成本與效益原則，以最少的成本，獲得最大的效益。

二是內部控制制度不能及時更新，控制程序滯后。比如：原來的內部控制制度控制程序僅針對常規的、現有的業務活動而設計，在處理一些新增經濟業務時，可能很難找到固定的模式，這就直接影響內部控制制度的有效性。

三是我們說任何事物的發展都不是絕對，都會受到各種各樣因素的影響。即使是經過精心設計的“完美”的內部控制制度，也可能因為執行人員的玩忽職守、粗心大意，主觀判斷失誤或是對指令的錯誤理解等等人為因素，大大降低內部控制的應用效果。

四是企業是由人來掌控的，內部控制也是由人設計和執行的，在一個企業內部，當企業內控的執行人員和相關人員內外勾結，相互串通時，內部控制就會失效。

[1]榮洪波.《電算化會計內部控制研究》.山東工商學院學報.

[2]《關于從企業文化角度談內部控制》.互聯網.

[3]楊蕙漩.《會計電算化對內部控制的影響》.齊齊哈爾大學學報.

[4]劉士信.《試論會計電算化下的會計控制》.財務與金融.

[5]《關于企業實施內部控制的幾點建議》.互聯網.