關(guān)于新形勢下高校檔案信息化建設(shè)的思考

邵 婧 齊鴻雁

（西北大學(xué)，西安 710069）

2008年9月教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布實施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出：將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展[1]。2014年5月中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》要求：建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系，進(jìn)一步完善檔案工作體制機制。[2]如何做好新形勢下檔案信息化建設(shè)工作，已經(jīng)成為高校檔案工作亟待解決的問題。

一、檔案信息化建設(shè)的含義

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。[3]信息是指音訊、消息、通訊系統(tǒng)傳輸和處理的對象，泛指人類社會傳播的一切內(nèi)容。人們通過獲得、識別自然界和社會的不同信息區(qū)別不同的事物，從而認(rèn)識和改造世界。[4]信息技術(shù)是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱。[5]

檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作的現(xiàn)代化水平，針對檔案工作的新情況，站在全新的視角，重新審視檔案工作的理論，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案工作的基本框架，確立數(shù)字化條件下檔案服務(wù)的基本方法，實現(xiàn)檔案信息可控的社會化共享服務(wù)。[6]檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵是建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系等三個體系。檔案信息化建設(shè)的外延包括檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)，檔案工作隊伍建設(shè)，檔案管理利用系統(tǒng)建設(shè)，檔案信息制度建設(shè)，檔案法制及其檔案安全保障體系建設(shè)等六個方面。在新形勢下，檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)出以下特點：

1.基礎(chǔ)性

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性是指檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案基礎(chǔ)工作。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)硬件建設(shè)和檔案數(shù)字化設(shè)備投入。檔案基礎(chǔ)工作通常是指檔案資料的采集、接受、歸檔等工作，這類檔案基礎(chǔ)工作是檔案信息化建設(shè)的前提，離開檔案基礎(chǔ)工作，檔案信息化建設(shè)就成為了無源之水、無本之木。站在更高的層面觀察，檔案信息化建設(shè)蘊于檔案基礎(chǔ)工作之中，是檔案基礎(chǔ)工作中不可分割的部分。開展檔案信息化建設(shè)是檔案基礎(chǔ)工作的一部分內(nèi)容。

2.緊迫性

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大，管理體制的改革，檔案數(shù)量呈幾何式增長，涌現(xiàn)出大量的電子檔案。豐富的檔案館藏使檔案工作強度增大，查找速度減慢，利用效率降低，為了應(yīng)對新時期檔案工作的需求，加強高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。

3.長期性

檔案信息化建設(shè)是一個長期的過程。在今后相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，檔案的管理利用方式是實體檔案與信息檔案共存共用的方式，是既有實體檔案、又有信息檔案的一種管理利用方式。經(jīng)過一段時間的過渡與完善，最終實現(xiàn)檔案工作信息化。

4.系統(tǒng)性

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，要著眼于三個體系，涵蓋六個方面。檔案信息化建設(shè)要在保障檔案工作的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案信息存儲、接收、利用的一體化，要在保障檔案信息安全的基礎(chǔ)上有限制的共享利用檔案資源，建立檔案工作一體化的通信渠道和館際云共享體系，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，將被動等待上門利用轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)利用者的過程。

5.復(fù)雜性

檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜工程。主要表現(xiàn)在建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜，涉及部門復(fù)雜，協(xié)調(diào)關(guān)系復(fù)雜。在目前經(jīng)費少、設(shè)備差、領(lǐng)導(dǎo)不重視、人員不專業(yè)，工作要求高的情況下，檔案信息化建設(shè)舉步維艱。

二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

在新的歷史條件下，高校檔案工作既是一種基礎(chǔ)性日常工作，又是一種輔助性服務(wù)工作。然而，社會普遍對高校檔案工作存在一些認(rèn)識上的誤區(qū)，影響了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，具體表現(xiàn)如下：

1.社會對檔案工作缺乏認(rèn)識，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作欠缺重視，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施相對薄弱。

檔案是歷史的真實紀(jì)錄，是寶貴的文化財富，是與人們工作、生活息息相關(guān)的不可再生的信息資源，它記載著人類文明的優(yōu)秀成果，反映著歷史的經(jīng)驗和教訓(xùn)。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的工作，是黨和政府工作的重要組成部分，是為社會服務(wù)的重要基礎(chǔ)性工作。[7]然而，檔案工作畢竟是一種基礎(chǔ)性工作，部分地方、個別部門、包括少數(shù)高校對檔案工作還不夠重視，檔案事業(yè)經(jīng)費投入不足，檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案信息化建設(shè)相對滯后。現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施無法滿足日益激增的檔案工作的需要，現(xiàn)有的檔案設(shè)備不能支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案館的運行。

2.在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，大數(shù)據(jù)時代對檔案工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案工作不能滿足日新月異的檔案管理利用需要，檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對滯后。

檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和應(yīng)用需要相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范予以支持。制訂檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是檔案信息化建設(shè)的客觀需要，有利于增強檔案工作的質(zhì)量，提高檔案工作的效率。然而，目前的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還不能滿足實際工作的需要，嚴(yán)重滯后著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。明確細(xì)化檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案信息化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案信息化法治標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及檔案信息化安全保障標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使之符合實際工作的需要，是檔案工作者的另一任務(wù)。

3.新時期檔案工作對檔案工作人員提出了新的要求，但是，現(xiàn)有的檔案工作人員無法滿足日益增長的檔案工作的需要。

現(xiàn)有檔案工作人員編制數(shù)量匱乏，專業(yè)基礎(chǔ)技能薄弱，信息技術(shù)知識缺失，無法滿足檔案工作的實際需要。自從1999年高校擴大招生規(guī)模以來，在校學(xué)生數(shù)量不斷增多，學(xué)校的教學(xué)管理、科學(xué)研究、基礎(chǔ)建設(shè)等工作任務(wù)隨之加大，加之學(xué)校教學(xué)改革的深化，管理體制的健全，隨之形成的檔案資料呈幾何式增長，然而，檔案工作人員的數(shù)量卻沒有顯著增加，甚至無法滿足日常檔案工作的需要，許多檔案編研工作無法開展。另一方面，高校檔案工作人員多是“半路出家”，既欠缺檔案工作的業(yè)務(wù)技能，又缺乏信息技術(shù)的相應(yīng)知識，無法滿足日益增長的檔案工作需要。而且，院系、職能部門等單位具體整理檔案的人員都是兼職檔案人員，有些單位甚至沒有固定的兼職檔案人員，而這些工作人員本身都承擔(dān)著除了檔案工作以外的其他工作，既欠缺檔案工作的業(yè)務(wù)技能，又缺乏信息技術(shù)的相應(yīng)知識，亟待相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

4.與傳統(tǒng)檔案的保管方式不同，檔案信息化管理自身的特點導(dǎo)致檔案利用缺乏安全保障。

電子檔案的信息內(nèi)容與載體的可分離性、紙質(zhì)檔案數(shù)字化對電子設(shè)備的依賴性、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性，難以完全保證檔案信息的原始性、檔案內(nèi)容的真實性和檔案傳輸?shù)目煽啃浴?shù)字化的檔案信息在存儲、保管、利用的過程中容易被篡改。檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中也很可能造成泄密。切實有效地保證檔案信息安全是檔案信息化建設(shè)的重要問題之一。

5.現(xiàn)有的檔案網(wǎng)站、檔案管理利用系統(tǒng)無法滿足檔案利用者的需要。

高校現(xiàn)有的檔案網(wǎng)站設(shè)計簡單、功能單一，有的甚至沒有檢索功能，沒有館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫，無法滿足檔案利用者的需要。大部分高校缺乏檔案管理系統(tǒng)或者僅有單機版的檔案管理系統(tǒng)，無法滿足建設(shè)數(shù)字檔案館的需要，有的高校即使建立了網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理利用系統(tǒng)，也缺乏相應(yīng)的應(yīng)用功能和安全保障機制。

三、加快高校檔案信息化建設(shè)的措施

高校檔案信息化建設(shè)要求我們做好理論支撐與平臺構(gòu)建，抓好工作隊伍建設(shè)，確立制度規(guī)范，跟蹤利用者的反饋評價，及時改進(jìn)服務(wù)方式。即抓好“五個一工程”，建設(shè)一支專、兼職結(jié)合、既懂得檔案業(yè)務(wù)又掌握信息技術(shù)的專業(yè)隊伍；編寫一套適合學(xué)校校情特點和業(yè)務(wù)構(gòu)成的檔案分類管理細(xì)則；搭建一個高效便捷的檔案管理利用系統(tǒng)平臺；建立一套利用者反饋信息和追蹤調(diào)查的網(wǎng)絡(luò)機制，分析利用情況，服務(wù)教學(xué)科研，改進(jìn)工作方式，提高服務(wù)效率；構(gòu)建一套具有學(xué)校特色的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案利用服務(wù)體系、檔案安全保障體系和檔案工作評估體系，完善檔案工作的總結(jié)評優(yōu)辦法和獎懲激勵機制。具體做好以下六個方面的工作：

1.提高認(rèn)識，加大投入，做好檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

檔案是歷史的真實記錄，是寶貴的文化財富。檔案與你同行，伴你一生，它披著一層神秘的面紗，卻與工作、生活息息相關(guān)。然而，社會各界對檔案重要性的認(rèn)識還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。檔案部門是高校中比較邊緣的部門。加強檔案認(rèn)識，完善歸檔意識，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，加大檔案信息化建設(shè)的必要投入，是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

2.全面動員，落實責(zé)任，做好檔案基礎(chǔ)工作，加快館藏檔案信息化建設(shè)。

檔案基礎(chǔ)工作是檔案信息化建設(shè)的基石，檔案信息資源是檔案信息化建設(shè)的核心。目前的主要任務(wù)是做好實體檔案的信息化建設(shè)和電子檔案的采集、接收工作，建立完善館藏檔案目錄索引數(shù)據(jù)庫，館藏實體檔案資源數(shù)據(jù)庫，館藏電子檔案資源數(shù)據(jù)庫。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。首先，將原來的卡片目錄、紙質(zhì)目錄以及以前的電子文件目錄（word，excel等）進(jìn)行整合，建立統(tǒng)一的館藏目錄索引數(shù)據(jù)庫；其次，通過掃描錄入、數(shù)碼處理等信息技術(shù)，逐漸將紙質(zhì)、音像、實物等檔案資料信息化。再次，整合學(xué)校網(wǎng)站、OA系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)等各個不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式的電子文件，形成格式規(guī)范的信息檔案，打好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

3.確立標(biāo)準(zhǔn)，完善制度，制訂檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，構(gòu)建成熟的檔案信息化理論體系。

現(xiàn)行的檔案信息化制度體系還不夠完善，我們要根據(jù)教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》和國家檔案局第30號令《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》的要求，編寫一套適合學(xué)校校情特點的檔案分類管理細(xì)則，檔案服務(wù)利用規(guī)范，檔案安全保障規(guī)定，確立檔案制度標(biāo)準(zhǔn)和檔案編研規(guī)范，完善檔案工作總結(jié)評優(yōu)辦法和獎懲激勵機制，構(gòu)建成熟的檔案信息化理論體系。

4.引進(jìn)人才，強化培訓(xùn)，造就一支適應(yīng)新時期檔案工作要求、精通檔案業(yè)務(wù)、掌握信息技術(shù)的檔案工作隊伍。

檔案工作既是一項長期的基礎(chǔ)工作，又是一項需要精通檔案業(yè)務(wù)、掌握信息知識的技術(shù)工作。造就一支適應(yīng)新時期檔案工作要求的檔案工作隊伍，是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要條件。可以采取引進(jìn)與培養(yǎng)并重的方式，一方面，引進(jìn)既懂得檔案業(yè)務(wù)知識，又精通網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高質(zhì)量人才。另一方面，積極培養(yǎng)現(xiàn)有的專、兼職檔案工作人員，完善現(xiàn)有檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)，使之成為既精通檔案業(yè)務(wù)技能又掌握信息技術(shù)知識的復(fù)合型人才。檔案工作人員應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷提高知識水平與業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要。

5.安全保管，分級授權(quán)，加強檔案信息安全保障體系建設(shè)。

在制定檔案信息安全保障規(guī)范的基礎(chǔ)上，加強檔案信息安全保障體系建設(shè)，一方面要保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境的安全，針對不同用戶授權(quán)不同密級權(quán)限，通過計算機、網(wǎng)絡(luò)、密碼、信息安全技術(shù)，進(jìn)行訪問控制、通信加密、識別鑒別、預(yù)防病毒等工作，保護(hù)檔案信息在校園專用網(wǎng)絡(luò)以及公用通信網(wǎng)絡(luò)中傳輸、交換和儲存的機密性、完整性和真實性。[8]另一方面要保障檔案信息的安全，尤其是上網(wǎng)檔案信息的安全，按照中辦《意見》的要求把檔案信息異地異質(zhì)定期備份到持久耐用的載體上，一般備份兩份，有條件的可備份三份。不斷規(guī)范操作程序，避免因為操作不當(dāng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)損壞或丟失，對于密級要求較高的檔案信息不能上網(wǎng)，防止泄密或者失密。

6.分步實施，逐漸完善，搭建一個高效便捷的檔案管理利用系統(tǒng)平臺，建立一套利用者反饋信息和追蹤調(diào)查的網(wǎng)絡(luò)機制，最終建設(shè)一個能夠館際云共享的數(shù)字檔案館。

基于建設(shè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能夠館際云共享的數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)的最終目的。考慮到檔案信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不可能一蹴而就。首先，要搭建一個高效、便捷、安全的檔案管理利用系統(tǒng)平臺，即做好檔案網(wǎng)站建設(shè)和檔案管理利用系統(tǒng)建設(shè)；其次，在做好檔案管理利用平臺建設(shè)的基礎(chǔ)上，建立一套利用者反饋信息和追蹤調(diào)查的網(wǎng)絡(luò)機制，以便跟蹤調(diào)查檔案利用情況，及時改進(jìn)服務(wù)方式，更加有效的為利用者服務(wù)；最后，逐漸完善并最終建設(shè)一個能夠館際云共享的數(shù)字檔案館。

加強高校檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的歷史呼喚，是社會進(jìn)步的必然選擇，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案利用服務(wù)水平的有效舉措，是保障檔案安全、尤其是保障珍貴檔案安全的技術(shù)措施。高校檔案信息化建設(shè)不是一蹴而就的事情，而是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程。所以，加強高校檔案信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。

[1]中華人民共和國教育部第27號令.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].

[2]中辦發(fā)〔2014〕15號文件關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見[Z]

[3]中華人民共和國檔案法[Z].

[4]信 息[EB/OL].hppt://baike haosou.com/doc/933443-986650.html

[5]信息技術(shù)[EB/OL].hppt://baike haosou.com/doc/3309856-3486205.html

[6]張二莉. 檔案信息化建設(shè)的重要性[J].河北聯(lián)合大學(xué)學(xué)報：醫(yī)學(xué)版,2011,13(6).

[7]祁曉玲.珍藏歷史 服務(wù)現(xiàn)實 不斷提高檔案工作科學(xué)化水平[J]. 四川檔案,2013(1):23-23.

[8]楊公之.檔案信息化建設(shè)實務(wù)[M].北京：中國檔案出版社,2003:290.