淺論我國《公司法》中董事會秘書制度之完善

劉美蓉

[摘要]董事會秘密制度的設置不僅提高了公司董事會決策的效率，同時也提高了公司信息披露的質量，已成為現代公司治理不可或缺的一部分。

[關鍵詞]董事會秘書；價值；完善

[中圖分類號]D920.4 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2015）14-0076-02

董事會秘書制度（英美法系國家稱為公司秘書制度）從其誕生發展至今已近200多年，從英美法系走進大陸法系，它不斷在發展和完善。該制度的設立不僅提高了公司董事會決策的效率，同時也提高了公司信息披露的質量，從而保證了公司良性運作并為監管部門及公司利益相關者提供可靠依據，董事會秘書制度已成為現代公司治理不可或缺的一部分。

一、我國董事會秘書制度現狀

在實務操作過程中，我國董事會秘書與公司普通文職秘書常常被混為一談，法律所規定的高管地位形同虛設。2004年山東省上市公司協會曾對董事會秘書工作進行過實際調查，結果顯示51.3%的董事會秘書認為如果自己不是董事會成員或者副總經理，那么將不具有高級管理人員的地位和待遇。十年后，據2014中國上市公司董事會秘書生存狀態調查報告顯示，49%的董事會秘書認為自己的地位和待遇、權力與責任不一致。據調查報告顯示，除兼任董事的董事會秘書能夠真正履行法律所規定的董事會秘書職權以外，其他董事會秘書處理的大部分屬于事務性工作。因此，目前我國面臨的主要問題是如何完善董事會秘書制度，使其在實際操作過程中更好地發揮其制度作用，以期推動整個公司制度的發展與完善。

二、董事會秘書制度分析

（一）董事會秘書制度的歷史與發展

1844年《合作股份公司法》開啟了現代公司制度的新發展，但最初董事會秘書就是公司普通職員。在1882年巴奈特.霍斯公司訴南倫敦電子公司一案中，法官埃歇勛爵稱：“董事會秘書只是公司的仆人，他的工作就是做被告知做的事情，沒人能推定董事會秘書能代表什么，好比從來不認為在交易中一個文員能夠代表公司訂立合同一樣，沒人能推定董事會秘書做出的聲明能夠不經進一步的詢問而必然被接受。”

1976年英國公司法對公司信息披露方面進行了修改，擴大信息披露范圍，并對信息披露提出了更高的要求。另外，隨著公司股權越來越分散，權力分配逐步從“股東會中心主義”轉向“董事會中心主義”。為了減少代理成本，維護股東會對董事會的監督，董事會秘書被授予越來越多的職權，其地位與普通秘書開始區別開來。1791年巴拿馬發展公司訴菲德里斯裝飾飾品公司一案中，法官丹寧勛爵指出，時代已經改變，董事會秘書已經不再只是一個文員，他經常以公司的名義出現并在公司的日常商業運作中為公司的利益訂立合同。1985年英國《公司法》將董事會秘書作為公司法定機關而規定，從此，董事會秘書登上了公司治理的舞臺。

隨著世界經濟一體化進程的不斷深入發展，大陸法系國家的公司為了擴大規模和吸引投資，在英美法系國家上市交易。為了遵守上市國家的法律制度，便對其董事會秘書制度進行了移植，并逐步完善了董事會秘書的任職資格、職權與責任等相關法律規定，使董事會秘書在整個公司運作中發揮了關鍵機構的作用。

（二）董事會秘書制度的價值

董事會秘書制度從其誕生發展至今已近200多年，從英美法系走進大陸法系，展現了其極為旺盛的生命力，這與其制度本身所具有的制度價值密不可分。

其一，董事會秘書制度提高了董事會決策的效率。

在現代公司組織機構中，除了由股東會作出決策之外，公司其他經營管理性決策權由董事會行使。董事會一般由3至13人組成，其議事方式是以會議的形式作出決議。董事會秘書有如董事會的輔助機構，協助董事會處理日常經營管理過程中一系列程序性事務，并為董事會提供信息支持，為董事會履行職權進行協調安排。如會議的籌備、文件的保管、股東資料的管理等。將這種程序性事務從董事會實體性事務中剝離出來，細化了公司內部的分工，提高了董事會決策的效率，從而促進整個公司的運作效率。

其二，董事會秘書制度提高信息披露的質量。

公司治理過程中會產生信息不對稱，信息不對稱主要涉及股東與董事會之間信息不對稱，中小投資者與公司之間信息不對稱，以及監管部門與公司之間信息不對稱等方面的問題。董事會秘書的主要職責之一是負責辦理信息披露事務，而公司治理過程中的信息不對稱問題主要依靠高質量的信息披露來解決。高質量的信息披露為股東作出決定提供合理依據，為投資者作出合理的投資決定提供可靠依據，為監管部門對公司采取合理監管措施提供合理依據。

其三，公司秘書制度完善了公司治理結構。

“程序是一種角色分派體系，程序參與者在角色就位之后，各司其職，互相間既相互配合又牽制，這是公司法人治理的精髓所在。”如前所述，董事會秘書負責的是公司內部程序性事務，對董事會濫用實體權力起到了制約作用。有效的分權和制衡機制是構成良好公司治理結構的關鍵，董事會秘書的設置起到了對公司內部權力平衡的作用。

三、我國董事會秘書制度完善之建議

由于我國董事會秘書制度還處于初級發展階段，如何使董事會秘書發揮其應有的制度價值，還有待于我們從事相關專業領域人群的不斷努力，但如果能夠提供一個明確的制度標準能加快促進該制度價值的實現。本人就如何完善董事會秘書制度提出以下建議：

（一）明確董事會秘書的法律地位

我國現行《公司法》（2013修正）第216條第1款規定：“高級管理人員，是指公司的經理、副經理、財務負責人，上市公司董事會秘書和公司章程規定的其他人員。”即董事會秘書與經理、副經理、財務負責人等處于并列地位，享受高管待遇，承擔高管責任，屬于公司治理中重要組成部分。然而，董事會秘書的地位不應當僅僅是一條法律宣言，而應當提供具體的制度支持該法條，通過對其職責與權限的劃分、任職資格的限制、任免程序的設置以及法律責任的設置等加以細化，使董事會秘書地位名副其實。endprint