淺談監(jiān)理資料在工程中的作用

方中強(qiáng)

（重慶恒佳工程技術(shù)咨詢有限公司 重慶 400015）

淺談監(jiān)理資料在工程中的作用

方中強(qiáng)

（重慶恒佳工程技術(shù)咨詢有限公司 重慶 400015）

對于工程而言，其施工需要耗費(fèi)很長的時間，工程建設(shè)的質(zhì)量直接關(guān)系到業(yè)主的人身財產(chǎn)安全，重點(diǎn)工程的質(zhì)量甚至對社會政治經(jīng)濟(jì)活動會產(chǎn)生巨大的影響。監(jiān)理的工作是集委托性、咨詢性、服務(wù)性為一體的，是代表業(yè)主對建筑工程施工過程進(jìn)行監(jiān)督管理的一項(xiàng)工作。而工程監(jiān)理資料是監(jiān)理工作的原始記錄，是工程監(jiān)理過程中逐漸形成的，貫穿于監(jiān)理工作全過程的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。監(jiān)理人員的規(guī)劃、控制、協(xié)調(diào)等工作，都會通過監(jiān)理資料得以體現(xiàn)。因此，監(jiān)理資料在監(jiān)理工作中起著很重要的作用。

監(jiān)理資料；工程；作用

引言

在工程建設(shè)中，其監(jiān)理資料有著重要的作用，工程中監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理部對工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程真實(shí)、全面的反映。監(jiān)理資料管理是監(jiān)理的基礎(chǔ)工作，工程監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項(xiàng)目監(jiān)理部的管理水平、人員素質(zhì)和監(jiān)理工作的質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息資料管理的作用越來越重要。本文主要是根據(jù)在參與某工程項(xiàng)目監(jiān)理資料管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勔恍┱J(rèn)識。

1 監(jiān)理資料在工程中的作用

1.1 監(jiān)理資料的含義

所謂工程監(jiān)理資料，指的是監(jiān)理單位，在工程施工的過程中為方便工程施工而擬定的相關(guān)資料。監(jiān)理人員在施工現(xiàn)場依據(jù)國家有關(guān)工程的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及施工圖紙等要求，檢查發(fā)現(xiàn)和處理解決質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題，這些工作情況的真實(shí)反映就形成了監(jiān)理資料，也是監(jiān)理工作成果的體現(xiàn)。

1.2 監(jiān)理資料在工程中的作用

在工程中，監(jiān)理企業(yè)是工程的服務(wù)企業(yè)，其主要借助監(jiān)理資料發(fā)揮其工作的質(zhì)量及成果。工程監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項(xiàng)目監(jiān)理部的管理水平、人員素質(zhì)和監(jiān)理工作的質(zhì)量。同時，監(jiān)理資料也是監(jiān)理企業(yè)、監(jiān)理人員加強(qiáng)自我保護(hù)的有效手段。經(jīng)過科學(xué)管理的監(jiān)理資料作為監(jiān)理信息資源，為監(jiān)理工作提供有力的保證和支撐，更是監(jiān)理人員進(jìn)行工程目標(biāo)控制的依據(jù)。做好監(jiān)理資料的管理可以為監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件，當(dāng)監(jiān)理人員需要時，能及時提供有針對性的完整資料，從而迅速地解決監(jiān)理工作中的問題。監(jiān)理資料既是全面了解工程情況不可或缺的部分，也是工程一旦發(fā)生質(zhì)量缺陷或安全事故等問題后，作為原因調(diào)查和事故分析乃至確定責(zé)任的重要依據(jù)。

2 監(jiān)理資料的主要內(nèi)容和資料管理的基本要求

2.1 監(jiān)理資料的主要內(nèi)容

監(jiān)理資料的內(nèi)容包括監(jiān)理委托合同、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、會議紀(jì)要、質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的處理報告、造價和進(jìn)度控制資料、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師聯(lián)系單、監(jiān)理備忘錄、業(yè)主提供的前期資料（規(guī)劃許可證、施工許可證、施工圖及審批意見書、地質(zhì)勘查報告、消防審核意見書、中標(biāo)通知書、施工合同、定位放線規(guī)劃圖及確定水準(zhǔn)點(diǎn)、坐標(biāo)控制點(diǎn)的書面通知等等）、施工單位報審資料（施工單位資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量保證體系、安全保證體系、施工組織設(shè)計、施工方案、人員資格證書及上崗證、進(jìn)度計劃報審、各類材料進(jìn)場報驗(yàn)、各類機(jī)械設(shè)備進(jìn)場報驗(yàn)、分包單位合同及分包單位資質(zhì)報審、工序報驗(yàn)資料、計量設(shè)備儀器報審等等）。

2.2 監(jiān)理資料管理的基本要求

①工程的監(jiān)理資料需要滿足以下要求：“整理及時、真實(shí)齊全、分類有序”。②總監(jiān)理工程師應(yīng)派專人隨著工程項(xiàng)目的進(jìn)展負(fù)責(zé)收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，并進(jìn)行認(rèn)真檢查，不得接受涂改過的報審資料，并及時將資料交資料管理存放保管。③利用計算機(jī)建立圖、表等系統(tǒng)文件建立監(jiān)理管理臺賬，輔助監(jiān)理工作控制和管理，如工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn)場報驗(yàn)臺賬；施工試驗(yàn)（混凝土、鋼筋、水、電、暖通等）報審臺賬；分部分項(xiàng)驗(yàn)收臺賬；旁站臺賬；平行檢查臺賬等等。④監(jiān)理資料員應(yīng)及時對各專業(yè)的監(jiān)理資料的形成、積累、組卷進(jìn)行檢查，并分類、分專業(yè)監(jiān)理案卷盒，按規(guī)定編目、整理，做到存放有序、整齊，將同類資料放在同一盒內(nèi)，應(yīng)在脊背處標(biāo)明。⑤對于已歸資料員保管的監(jiān)理資料，如本項(xiàng)目監(jiān)理部人員需要借用，必須辦理借用手續(xù)，用后及時歸還；其他人員借用，須經(jīng)總監(jiān)同意，辦理借用手續(xù)，資料員負(fù)責(zé)收回。⑥在工程竣工驗(yàn)收后約定時間內(nèi)，由總監(jiān)理工程師組織項(xiàng)目監(jiān)理人員對監(jiān)理資料進(jìn)行整理和歸檔，監(jiān)理資料在移交給公司檔案資料部前必須由總監(jiān)理工程師審核并簽字。

3 如何在工程中發(fā)揮監(jiān)理資料的作用

3.1 監(jiān)理資料的分類管理

監(jiān)理資料的收集與管理是監(jiān)理資料中最重要的工作，整個過程包含了工程信息的收集與整理，在收集與整理各種信息的過程中，對各類文件的進(jìn)行整理與分類是整個工作中非常重要的一部分。通常情況下，工程中的重要信息文件可以通過以下幾種方法來進(jìn)行分類。①可以按照文件的來源分類，比如施工資料、業(yè)主資料以及設(shè)計資料等來源不同的文件資料，這樣就能夠?qū)碓床煌奈募Y料分類管理，例如，某公路工程在其監(jiān)理的過程中，對其整理資料進(jìn)行了分類管理，針對施工準(zhǔn)備階段監(jiān)理、施工階段監(jiān)理整理了相關(guān)資料，特別是施工階段的監(jiān)理，監(jiān)理資料針對其基本要求、道路工程、軟基處理施工、橋梁工程、涵洞工程施工、雨/污水工程施工等方面的監(jiān)理資料均進(jìn)行了整理，工程得以順利的進(jìn)行，質(zhì)量得到了可靠的保障。②還可以按照文件的屬性來進(jìn)行分類管理，比如有些文件主要是工程變更與索賠方面的投資控制資料，有些資料屬于施工設(shè)計、審批與進(jìn)度計劃方面的進(jìn)度控制資料。③還可以根據(jù)文件的目錄組成來分類，在監(jiān)理文件的分類過程中，文件的目錄組成有施工過程中的指令文件、合同的支付認(rèn)證文件，還有工程的報表、記錄文件及一些監(jiān)理管理方面的文件等，通過目錄的組成來對這些文件進(jìn)行分類，也是對文件進(jìn)行分類管理的一種有效方法。④還可以根據(jù)文件的保存要求來進(jìn)行分類，每一個工程在施工過程以及施工結(jié)束之后，因?yàn)槲募闹匾圆煌?，因此對各種類型的文件保存要求也不一樣，有些文件屬于施工期間的保存資料，而有些文件則需要進(jìn)行長期保存，還有些資料屬于業(yè)主的歸檔資料，因此在對各類資料進(jìn)行分類管理的過程中，也可以根據(jù)資料保存的要求來進(jìn)行分類管理。

3.2 監(jiān)理資料的歸檔

3.2.1 監(jiān)理資料的歸檔有待統(tǒng)一

雖然近幾年，我國的科技進(jìn)步帶動了工程建造業(yè)的快速發(fā)展，且取得了一定的成績，但是相應(yīng)的監(jiān)理體制所推行的時間卻比較短，因此在對監(jiān)理資料的歸檔管理上還沒有統(tǒng)一的要求。雖然我國的技術(shù)監(jiān)督與建設(shè)部門已經(jīng)出臺了《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2013）這一項(xiàng)管理規(guī)定，對監(jiān)理資料的歸檔管理做出了相關(guān)的要求。在這項(xiàng)管理規(guī)定中指出，在監(jiān)理部門對工程進(jìn)行監(jiān)理的過程中，部分監(jiān)理資料以及與工程質(zhì)量有關(guān)的相關(guān)資料，監(jiān)理機(jī)構(gòu)已提交給建設(shè)單位，并且在整個監(jiān)理工作完成之后，監(jiān)理部門需要向建設(shè)單位做出相應(yīng)的監(jiān)理總結(jié)。但是在實(shí)際的監(jiān)理過程中，建設(shè)單位經(jīng)常會向監(jiān)理部門提出不同的監(jiān)理資料整編與歸檔的要求，因此在監(jiān)理資料的整編與歸檔要求上有待統(tǒng)一（具體如表1）。

表1 監(jiān)理資料整理歸檔要求

3.2.2 監(jiān)理資料的整編與移交

一旦工程建設(shè)完成，作為監(jiān)理單位的資料管理員，需要在工程驗(yàn)收前將所有的資料進(jìn)行整理歸檔，各種不同類型的資料需要按照相應(yīng)的要求來進(jìn)行歸檔管理，比如資料的紙張規(guī)格、裝訂要求以及封面格式等都需要按照要求的不同來進(jìn)行歸檔管理。通常情況下，監(jiān)理資料的管理人員應(yīng)該按照國家的相關(guān)規(guī)定要求，將整理歸檔好的監(jiān)理資料移交給業(yè)主，整個監(jiān)理資料中包含了工程質(zhì)量有關(guān)的文件、合同內(nèi)容文件以及各種設(shè)計方面的文件。還有一些文件是在工程驗(yàn)收的過程中逐漸轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門，最后在工程全部完成與監(jiān)理服務(wù)期滿之后，監(jiān)理部門向建設(shè)單位總結(jié)整個監(jiān)理工作。同時，監(jiān)理部門還應(yīng)該準(zhǔn)備一些備查資料進(jìn)行歸檔整理，并將資料的清單目錄提交給建設(shè)單位，最后將這些資料歸檔。

3.2.3 監(jiān)理資料在歸檔管理中的注意事項(xiàng)

在工程建設(shè)的過程中，作為監(jiān)理部門如果想要保證監(jiān)理資料的完整性與準(zhǔn)確性，除了以上的相關(guān)要求之外，還有一些其他的因素也應(yīng)該要慎重對待。之前已經(jīng)提到監(jiān)理資料的完整性與準(zhǔn)確性能夠體現(xiàn)出監(jiān)理部門中工作人員的工作水平，因此相應(yīng)的監(jiān)理部門中工作人員的工作水平和責(zé)任心對監(jiān)理資料的影響也非常大，監(jiān)理資料的管理人員并不是普通的打字員可以勝任的，監(jiān)理資料的管理工作人員必須要具備專業(yè)的工程技術(shù)以及檔案管理能力，同時最好具備現(xiàn)代化辦公技術(shù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，就目前我國的監(jiān)理體制而言，其還不夠完善，對于工程中的監(jiān)理仍存在著諸多的問題。由此可見，要想做好工程監(jiān)理工作，一定要充分的明白監(jiān)理資料在工程中的重要作用，對其基本內(nèi)容進(jìn)行充分的了解，并針對如何做好監(jiān)理工作，發(fā)揮監(jiān)理資料在工程中的作用，促進(jìn)我國工程順利的完成，更好的保證工程的質(zhì)量。

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F284

A

1673-0038（2015）35-0217-02

2015-7-25

方中強(qiáng)（1975-），男，中級，大學(xué)本科，主要從事監(jiān)理工作。