利用郵件合并制作并自動發(fā)送工資條

摘 要：目前，市場上流行著各種各樣的財務(wù)軟件，價格昂貴，部分財務(wù)人員選擇使用Excel制作員工薪酬管理系統(tǒng)。月底財務(wù)人員需要使用薪酬管理系統(tǒng)制作員工的工資條，本文利用Excel、Word中的郵件合并功能制作工資條并使用Outlook將工資條自動發(fā)送到每一位員工指定的郵箱，讓財務(wù)人員從繁瑣的工作中解放出來，大大提高了工作效率。

關(guān)鍵詞：工資條;制作;Excel;Word;Outlook;郵件合并;發(fā)送

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2015.21.214

0 引言

Microsoft Office作為經(jīng)典的辦公軟件系列，在日常工作和生活中得到了廣泛的運用，本文利用Microsoft Office中的Excel、Word及Outlook三款軟件，結(jié)合起來制作并自動發(fā)送員工的工資條，使財務(wù)人員從重復(fù)及繁瑣的財務(wù)工作中解放出來，大大提高了工作效率。

1 準備EXCEL數(shù)據(jù)表

在Excel的Sheet1工作表中建立一個數(shù)據(jù)清單，在數(shù)據(jù)清單的第一行各列（本例為A1：H1）單元格中依次輸入工資項目（即列標題），包含編號、姓名、部門、基本工資、獎金、應(yīng)發(fā)工資、扣款合計、實發(fā)工資，這些列標題是Excel數(shù)據(jù)源被Word識別并調(diào)用的依據(jù)。在數(shù)據(jù)清單的第二行依次輸入每位員工的工資數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)清單需要計算的單元格應(yīng)事先設(shè)計好公式。標題欄最后一列為：郵箱，是為最后發(fā)郵件準備的，最后以“員工8月工資表”為名保存此Excel文檔，如圖1所示。

2 創(chuàng)建WORD模板

在Word中新建一個文件，按照“員工8月工資表.xlsx”文檔中的工資項目名稱，制作出一個表格，將其另存為模板備用，操作步驟如下：

①啟動Word 2010，根據(jù)工資條實際列數(shù)，設(shè)置紙張為橫向或縱向，本文案例紙張設(shè)置為縱向。

②設(shè)置紙張大小：單擊“紙張大小”命令，在“紙張大小”下拉列表框中選擇：“A4，21厘米*29.7厘米”。

③單擊“頁邊距”選項卡，將上、下、左、右四個頁邊距全部設(shè)置為2厘米。

④在紙張的第一行錄入：“工資條”，并居中。

⑤在第二行插入一個2行8列的表格，在第一行表格中分別錄入以下列標題：編號、姓名、部門、基本工資、獎金、應(yīng)發(fā)工資、扣款合計及實發(fā)工資，列標題格式為居中，第二行空白待用，如圖2所示。

3 配置Outlook

①添加帳戶。完成了Excel數(shù)據(jù)源和Word模板的制作，現(xiàn)在需要對Outlook進行設(shè)置。打開Outlook，如圖3所示，現(xiàn)在無帳戶可用，必須添加帳戶，點擊“添加帳戶”按鈕。

②選擇服務(wù)。接下來彈出“添加新帳戶-選擇服務(wù)”對話框，選擇服務(wù)中有：“電子郵件帳戶”、“短信”及“其他”三個單選項，本文選擇“電子郵件帳戶”，點擊“下一步”按鈕，。

③自動帳戶設(shè)置。在彈出來的“添加新帳戶設(shè)置-自動帳戶設(shè)置”中完成“電子郵件帳戶”填寫，包括：“你的姓名”、“電子郵件地址”、“密碼”等項目，填寫完畢后點擊“下一步”按鈕，如圖4所示。

④點擊圖4的“下一步”按鈕，彈出如圖5對話框，提示：“正在配置電子郵件服務(wù)器設(shè)置，這可能需要幾分鐘”，配置成功后顯示內(nèi)容為：“IMAP電子郵件帳戶已經(jīng)配置成功”，點擊“完成”按鈕。

⑤此時，Outlook設(shè)置完成，顯示帳戶信息。

4 郵件合并并發(fā)送郵件

制作工資條所需要的Excel數(shù)據(jù)源、Word模板以及發(fā)送郵件的Outlook已經(jīng)準備好，接下來進行郵件合并，生成所有人的有效工資條，步驟如下：

（1）打開Word2010，點擊“郵件”選項卡中的“開始郵件合并”選項，在彈出的下拉列表中選擇：“普通Word文檔（N）”，如圖6所示。

（2）設(shè)置數(shù)據(jù)源：點擊“郵件”選項卡中的“選擇收件人”中的“使用現(xiàn)有列表（E……）”命令，如圖7所示。彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，在中選擇“員工8月工資表.xlsx”。

再點擊“選取數(shù)據(jù)源”對話框中的“打開”命令，彈出“選擇表格”的對話框，在此對話框中選取數(shù)據(jù)清單所在的工作表，本文選擇：“Sheet1$”。

點擊“選擇表格”對話框中的“確定”命令，彈出 “郵件合并收件人”對話框，此處可以根據(jù)自己的需要調(diào)整收件人列表，本文采取默認方式，點擊“確定”按鈕。

（3）插入數(shù)據(jù)域。光標移至列標題“編號”下方對應(yīng)的空白單元格，點擊“郵件”選項卡中的“插入合并域”選項，彈出一個下拉菜單，如圖8所示，選擇“編號”。

依次類推，用同樣方式，將Word表格中的其他列標題“姓名”、“部門”、“基本工資”、“獎金”、“應(yīng)發(fā)工資”、“扣款合計”和“實發(fā)工資”下方對應(yīng)的空白單元格插入相應(yīng)域名，最終效果如圖9。

“郵件”功能區(qū)上有一個“預(yù)覽結(jié)果”的工作組，點擊“預(yù)覽結(jié)果”按鈕后，可以在輸入框查看前一條、下一條和指定的記錄。

（4）完成合并數(shù)據(jù)。單擊“郵件”選項卡中的“完成并合并”選項，如圖10所示，在此有三種選項：“編輯單個文檔（E）…”、“打印文檔（P）…”及“發(fā)送電子郵件（S）…”。

本文選擇“發(fā)送電子郵件”命令， 彈出“合并到電子郵件”的對話框，如圖11所示，在“收件人”列表中，選擇電子郵件所在列，輸入主題及郵件格式并選擇發(fā)送記錄為“全部”，點擊“確定”完成發(fā)送，只要網(wǎng)絡(luò)和Outlook設(shè)置正確，立即發(fā)送出去。

最后檢查郵件是否發(fā)送成功，打開Outlook，在“已發(fā)送郵件”文件夾中可看到已發(fā)送的郵件，如圖12所示。

5 結(jié)束語

功能越來越強大的辦公軟件給我們的工作和生活帶來便捷，本文利用Excel、Word中的郵件合并功能制作工資條并使用Outlook將工資條自動發(fā)送到每一位員工的郵箱，使得財務(wù)人員從繁瑣的工作中解放出來，大大提高了工作效率。

參考文獻：

[1]百度文庫-互聯(lián)網(wǎng)文檔資源[BO/OL].郵件群發(fā)-工資條.

[2]百度文庫-互聯(lián)網(wǎng)文檔資源[BO/OL].Word、Excel（郵件合并）按人頭打印工資條.

作者簡介：陳雪濤（1976-），女，四川閬中人，講師，研究方向：會計電算化。endprint