ERP在企業采購管理中的應用

羅偉

摘 要：時代發展促使信息技術逐步進入人們視野，國內大多數企業開始意識到傳統采購方式與新技術結合的便利，ERP系統作為一項備受關注的“寵兒”進入商界，在準確把握企業、客戶、供應商三者之間關系的基礎上滿足其實際需求，將企業成本最低化和經營效益最大化。ERP系統應用具備獨立的管理思想，可最大限度優化企業資源配置。為此，本文通過對ERP系統與采購管理集成的概述，就ERP采購管理系統的設計與應用效益進行分析，最后提出企業應用此系統相應的準備工作。

關鍵詞：ERP系統；企業采購；運行管理

一、前言

隨著ERP系統應用在我國企業采購管理中拓展應用，上世紀九十年代到如今的發展期肯定存在諸多需實踐檢驗的地方，ERP系統作為企業采購管理的支柱也必將會更加完善。因此，對ERP系統在我國企業采購管理中應用的探討意義重大。

二、ERP系統與采購管理的集成

ERP系統基于整體角度去統籌企業事務發展，相對于企業整體業務流程進行考慮，并把企業內部管理逐步拓展到外部，最終實現企業整條運行產業鏈的集成運算管理效果，ERP系統在企業內部與各個子系統的集成可對資金物流與眾多信息情況進行深入分析，留給企業采購人員更多的思考時間，不僅如此，企業在實際系統集成采購運行管理過程中，對產業鏈之外的信息也會進行涉及，最終在技術信息的支撐下集成化操作來保持客戶持續的穩定性?？傮w來說，企業采購管理工作質量發生根本性的變化，從側面說明了企業應用ERP系統集成化管理的效果與正確性，具體表現在以下兩方面：

1.企業內部集成

ERP系統的主要功能便是通過現代集成運算統籌各部門發展，位于企業采購管理初始位置，是企業管理的核心要點。細化的信息共享程度更高，對企業采購完成的質量大有裨益。ERP還對在職工作人員的工作方式有巨大影響，二次創造使其涉及的范圍得以拓展，應用效果也更加強烈。唯有不斷創新，企業經營效益有機會逐步提升，采購方式的創新是首要前提，融合信息和工序流程的程度加強，ERP系統集成得以充分彰顯才是關鍵。當前，科技信息迅速發展，企業資源優化配置都必須依靠科技核心技術完成，計算機作為ERP系統應用中必須要通過的媒介，注定所有的集成效果展示都必須建立在大數據形式上進行，由此可見，操作過程中對數據采集程度的準確與全面程度十分關鍵。由此可見，一套準確完整的數據統籌體系與科學合理的決策制度對提升企業經營管理效率至關重要。

2.企業外部集成

只有對社會競爭形態進行準確分析，才能比對出供應商發貨時間與速度存在的優劣之處，這也是企業資源重組過程的重要因子。ERP系統明顯改善了傳統企業在采購階段存在的種種弊端，流程工序的減少會帶來資金富余，物流及信息等工作環節資金投入量增加，從側面提升了企業經營效益。冗雜工序被一鍵化，企業對突發情況的臨時處理能力隨之加強。因此，ERP系統成為當之無愧的現代信息技術結晶，企業和供應商的關系更為密切，并在激烈的市場競爭中抽離資金拓展項目類型，工作效率提升，社會效應和企業效應得以進一步推廣。ERP系統在企業內部集成的本質是各部門信息融合貫通，采購總體質量得以提升，而企業和供應商之間的權重也劃分在外部集成范圍內，有利于建立長期穩定合作關系，對企業采購效益與集成管理思想的落實大有裨益。

三、ERP采購管理系統設計

企業采購本身就充滿了各種復雜性，許多企業管理者會因為企業內部事務的牽絆，對企業正常運行造成影響，比如對應用材料的選購及供貨速度，價位及時間并未經過確認，供應商與市場契合度也沒經過仔細分析，穩定的雙向合作關系自然很難樹立。ERP系統的研發與逐步被企業應用為其內部管理帶來轉機，企業整體運行機制更為系統化，企業采購工作更為明了化，詳見如下：

1.設立供應商

對供應商的挑選是企業管理者要直面的問題，ERP系統自動會對各級供應商設計系統化的信息檔案，并酌情根據管理者設定要求靈活進行刪減，內容包括方式，價位及時間，供應商注冊審核及實地考察等環節，系統在訂單處理過程中，首先會有供應商刪選模塊運行，讀取完成由操作者手動確認。由此可見，供應商的信用值是ERP采購管理的一項重要指標。

2.制定采購單

ERP系統需要把采購數量，運輸方式，周期庫存等一并考慮進去，系統自動生成占據主導，操作輔助系統進行采購單要求認定需適當調整，例如有些采購材料比較稀缺或供貨緊張，就需要提前幾個月聯系下單。與此同時，因為生產周期較長，可能會出現與預先生產進度不一樣的狀況。因此，這類采購單的制定需公司多部門人員協商而定，最終協商而定具體數量與交貨時間。

3.刪選供應商

次系統程序設置是材料供應商的必經之路，系統展現的資料刪選會為實際采購人員提供一手參考，然后綜合采購人員設置的交貨時間地點，方式價位及數量等因素作為綜合評定展現，最終確立專項供貨商。

對于新進入預選系統的供貨資源要嚴格進行審定，只有實地考察和產品質量檢測合格的才能被系統收錄。

4.款項意見下發

采購訂單一旦被獲取認同，系統會根據實際需求和一般情況為企業自動呈現符合經濟規律的資金止支配計劃，并進行很好的后期維護，最終經過財務部門對生產采購銷售等報表情況的具體分析，給采購部下款項相關事宜。

5.訂單下發

在對采購前期數量，運輸方式等條件進行綜合考量后，以物料合并方式對企業采購單進行讀取，工作人員核實過后打印輸出，供應商最后獲取。與此同時，也可利用互聯網提供的專項交易平臺進行求購信息發布，對出現的額外供應商要及時進行商量。

6.及時反饋訂單生產信息

采購工作人員對生產過程中出現的意外情況，要盡可能給予幫助，產品采購交工，訂單跟蹤催促，質量與生產周期等都是需要著重去實時記錄，盡可能的避免一切突發情況。

7.查收貨物

工作人員對上交的產品與下發的供應商信息都要進行仔細比對，并以最快速度收進企業收貨單。與此同時，也可充分發揮ERP系統集成特點，在獲取管理員的認證后，對出現的交貨延期現象予以控制。

8.采購單核算

對貨物驗收工作完成后，采購與財務部門要及時進行信息交換，嚴格按照企業采購清單進行結算，對每筆采購成本要盡快準確整理上報。

9.采購單結賬

采購單結賬就是指企業在收貨驗收工作正式結束后，開始執行的結賬工序，系統會自動依據設置形式采用分期付款，必要時也會有強制性結賬現象出現。

10.系統后期防護

ERP系統中包含了多個子系統模塊，子系統后期維護工作也同樣在企業管理中發揮著重要作用，主要分為企業采購原料供應商、周期及負責人等細化信息，對這類信息的防護是保證安全性的前提。

四、ERP采購子系統應用效益

1.在督促供應商方面，從原先百分之五十降低到當下百分之十二，清點庫存工作量得以緩解，采購速度獲得空前提升。

2.ERP系統應用后的清單清晰展現了企業各部分實際運行狀況，貨物驗收與錄入更加迅速便捷，傳統數據查詢工作量得以簡化，流程效益的增加是企業整體效益提升的重要推動力。

3.各部分信息中轉流程縮減，信息共享程度加深及便捷程度，使得文件更加直觀，企業采購運轉效率大幅度提升，處理信息的速度改變。

4.企業管理投入采購的人力減少，同樣的精力就可用于員工素質拓展培訓方面，優秀材料供應商被發現的幾率更大，業務員素質更高，企業服務提升，基礎管理工作得以改善。

5.ERP系統的應用，一般會使企業人員采購時間成本達到百分之三十六，采購成本縮減百分之五，ERP系統的應用也從間接表明企業員工素質的提升，素質是服務的核心點，服務是企業形象的關鍵，企業形象是企業效益的有效推動力。

當代市場運行的一般規律要求企業不斷以最快速度實現創新，如此才能繼續生存，不斷優化自身資源與社會資源也是市場競爭的必然結果。ERP系統經過十幾年優化實踐，其功能和應用逐步走向完善，在我國企業中發揮的作用也越來越明顯。隨著企業多元化發展路線加強，ERP系統也需不斷優化自身功能，企業管理者對其要求的加大使其局限性暴露，現代信息技術的飛速發展要求ERP盡快實現自我突破，與多元化系統的深層次融合，以更好滿足企業需求是今后系統改進優化的必然趨勢。

五、為ERP系統應用做好四個準備

1.思想工作要準備好

企業高層領導要時刻保持大局觀，從根本上認清ERP系統為企業帶來的種種改變，細化到產入產出、施工成本目標及周期等，明確企業在此系統應用初始階段和真正運行階段存在的不同及新舊版本升級帶來的種種麻煩，在系統維護過程中要更加看重工作人員的實踐經驗，對出現的不可抗拒因素要盡量避免。所以，企業采購管理過程中對ERP系統的實施除了精準定位外，還要為其系統轉化工作做好思想準備。

2.技術工作要準備好

對全體員工形成綜合的素質培訓脈絡，設立專門的小組對特定任務準確完成，做好網絡規劃及各部門信息統籌工作，并可進一步考慮設置網管中心，以便對整體安全與企業管理進行管控。

3.資金工作要準備好

ERP只是企業管理者在企業改造過程中的重要一環，并非包含全部改造，先進技術的引用要位居其次。上市企業對于資金使用狀況要及時報備匯總，避免出現公款借用現象。對于資金的準備工作，主要包括硬件資金、場地及培訓資金、顧問及軟件資金等。

4.物資工作要準備好

物資工作的預先準備也很重要，需根據實際生產布局圖來安排，光纜光纖使用量直接關系著企業改造成本，場地管線處理的安全性是前提，舊設備的處理是重點。在保證安全的前提下可對有價值設備繼續使用，降低生產布局成本，擴大經濟效益。企業管理階層對外界環境的認識要保持清醒，外界市場動態變化的掌握程度直接關系到企業效益，外在環境變化與企業經營戰略變化息息相關，外部市場環境存在的敵意也會根據企業戰略的變化不斷進行自我協調。由此可知，企業在不同階段采取的戰略與外在環境匹配程度將直接影響經營效益，戰略性的適應至關重要，企業在經營結構中要始終保持適度匹配，就緒依據大數據制度采購策略，可大幅度減少企業外部惡劣環境帶來的沖擊。

六、結語

綜上所述，ERP系統應用需多綜合企業設計建設狀況，企業不同階段的發展目標需在有資金保障前提下進行，以免形成經營危機。一般控制在三年左右較好，實際應用實踐一般控制在兩年左右較好，第三年是系統調整和嘗試運行期，與運行細則時刻對比，找出差距并盡快著手協商處理。眾所周知，ERP系統在企業后期維護費用昂貴，無必要情況則可省去專家團隊的駐場指導，對出現的小問題成立專門研究小組，統籌各部門信息進行改進。對系統中數據的安全和意外情況下數據恢復等情況要形成明確責任追究制，以保證企業穩定高效運行。隨著ERP系統應用在我國企業采購管理中的進一步普及，上世紀九十年代到如今的發展期肯定存在諸多需實踐檢驗的地方，隨著科技和信息技術的日益改進，ERP系統作為企業采購管理的支柱也必將會更加完善。

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