淺談二級管理體制下高職院校行政秘書的素質要求

夏玲雅

【摘 要】近年來，隨著我國高等職業教育的蓬勃發展，高等職業教育的管理模式也在不斷地改革與優化。許多高職院校已經開始嘗試，逐漸由一級管理向二級管理的模式發展，因此對于各高職院校的系部行政秘書來說，工作質量與效率的要求也必然需要提高。本文主要從高職院校系部行政秘書的工作職責出發，針對其工作現狀中發現的問題，探討在我國高校管理改革的新形勢下，高職院校系部行政秘書應該具備的能力與素質要求，以勝任更加艱巨的本職工作。希望能夠為廣大高職院校的系部行政秘書的工作提供一些參考。

【關鍵詞】行政秘書;二級管理;高職院校;素質要求

前言

由于國家政策的支持，近年來中國的高等職業教育發展速度加快。為了進一步優化自身結構，許多高職院校開始實施二級管理。在高職院校的管理隊伍中，行政秘書是一個不可或缺的崗位。二級管理的實施，勢必會給行政秘書這個職位帶來較之以往更加繁重的任務。在這樣的形勢下，如何對系部的職能分配做好協調，又能夠較之以往更加高質高效的完成工作任務，對行政秘書來說是個很大的挑戰。

行政秘書的崗位職責主要可以概括為以下六大點：日常行政;公文辦理工作;會務工作;財務報賬工作;人力資源工作。行政秘書在部門工作中主要起著協調、參謀、橋梁和紐帶的作用。同時也是各系部下情上傳和上情下達的信息中心。這就要求高職院校的行政秘書要善于人際溝通，協調好各方面的工作關系。

一、高職院校二級學院行政秘書工作現狀及問題

二級學院行政秘書作為高職院校的管理隊伍中的一員，其工作現狀又是如何的呢。筆者根據對自己所就職的單位——蘇州健雄職業技術學院各院系的行政秘書隊伍進行了調查，主要反映出如下幾個主要問題。

1.行政秘書隊伍建設不被重視，工作缺乏動力。在高職院校中，有較多一部分人對行政秘書的工作缺乏正確的認識和評價，甚至是輕視。學校往往只注重培訓師資，忽視了對行政秘書隊伍的培養。行政秘書缺乏系統的管理知識，在一定程度上也使得其行政管理能力無法提高，影響工作效率。行政秘書工作繁雜，付出的勞動得不到應有的理解，得不到職業認同感，也導致了行政秘書工作積極性不高，心理不平衡，思想壓力大，一部分人甚至不能安于崗位。

2.行政秘書職稱評定難，外出培訓機會少。高職院校行政秘書很難進行職稱評審，比例很低，即使評上了，也會因為工作年限等問題延遲薪資提升。以筆者學校為例，同樣是中級職稱，專業技術崗位評定后可立即實現其相應的薪資水平，而行政秘書即使同時評上中級也要等到工作年限達到規定的年限才能夠享受中級薪資待遇。另外，行政秘書平時大都忙于具體事務，很少有機會外出參觀考察、學習和工作研討， 缺少接受系統性、專業性再教育的機會。

3.行政秘書職業前景渺茫，工作缺乏動力。從現狀看來，行政秘書的培養工作幾乎不被重視，而很大一部分的行政秘書卻恰恰都是非專業人士，非常缺乏專業知識的培訓和交流，缺乏工作的職業規劃和指導，對于未來感到迷茫。

4.行政秘書專業素質的欠缺。許多高職院校對二級學院的行政秘書的任職要求沒有一個統一的規定，誰都能上。導致了如今的行政秘書隊伍素質高低不一。

5.行政秘書的身體素質問題。現代辦公設備的使用， 在提高工作效率的同時，也給行政秘書帶來了累積性的職業傷害。長時間久坐及敲打鍵盤造成了肩、頸、腰等部位的累積損傷。同時，各種辦公設備的頻繁操作使其被動吸收比常人更多的對人體有害的輻射，導致神經衰弱等問題。

二、二級管理體制對行政秘書的素質要求

一旦實行二級管理后，系部將成為一個基層的綜合性辦事機構及協調部門，行政秘書將承擔較之以往更加繁重的任務。對行政秘書的綜合素質的要求必然也是更上一個臺階。筆者結合實際工作中反映出的問題，對行政秘書所應具備的能力素質作了如下歸納。

1.過硬的政治思想素質。行政秘書應該具有較高的思想政治覺悟，較好的道德修養，必須有強烈的事業心和高度的責任感，具備教師所應具備的師德風范，全身心地投入到教學服務工作中。

2.健康的身心素質。行政秘書需要保持自信、樂觀的心態，熱愛本職工作。工作中能調節自己的情緒，能從容、敏捷、果斷地處理問題。建立和諧的人際關系。同時也要安排一定的時間積極參加運動，以保證自己的身體處于較為健康的狀態，不影響工作的順利進行。

3.優質服務的理念。應樹立并提高為領導與師生提供優質服務的理念，才能更好地進行溝通和協調工作。首先，要時刻保持積極的工作情緒，保持良好的服務態度。例如，行政秘書作為系部辦公室的重要一員，事務繁雜，但薪資待遇卻往往不能與工作量成正比的時候，就需要我們要保持平和穩定的心態，不能時刻計較個人得失。其次，要認真聽取領導的工作安排，對于領導考慮不夠全面的地方提出合理建議。面對師生時，要平易近人，注意措辭。如師生對文件和通知無法接受和理解，必須耐心地給予說明，并表示會向上級領導反饋。因為師生是系部工作之根本，他們是否滿意直接影響到工作是否能夠順利進行。

4.扎實的專業素質。第一，要有較好的文字表達功底。二級管理之后，系部行政秘書較之以往需要更多地起草各類文書，因此掌握各種應用文寫作的要求和技巧是非常有必要的。

第二，要具有現代化辦公的能力。能夠熟練使用計算機、復印機、打印機、掃描儀、投影儀等現代化辦公設備。能夠熟練操作Office等辦公自動化軟件，進行文字處理、數據統計、多媒體制作及網頁制作等。

第三，需要信息處理的能力。充分利用現代網絡技術手段如QQ群、微信、E-mail、手機等及時上傳下達各種信息。與學院領導、師生建立多種形式的交流互動。

第四，要有較強的溝通協調能力。行政秘書工作會接觸到學院各級各部門的工作人員，以及師生，甚至校外合作企業人員，這就需要能夠擅于交流協調，準確溝通，為服務對象營造一個和諧有序的工作環境。

第五，要掌握比較系統的管理學和檔案學知識。行政秘書工作每天都會獲取大量的信息，需要講究方法和策略來處理這些信息，分清輕重緩急。掌握基本的檔案管理知識及時對日常的資料進行整理歸檔。也是工作能夠有條不紊進行的保證。

第六，要提高統籌管理能力。這就要求行政秘書應該具備統籌學相關的知識，在平時工作中，能夠提前制訂好周密的計劃，在面對多個任務或臨時緊急情況時，靈活地組織和協調，完成各項任務。因此，行政秘書必須首先了解自己的能力和需求，做好職業生涯規劃，通過準確的自我規劃確定長期的工作目標，才能夠產生研究工作的愿望。

除此之外，二級學院行政秘書還應該具備較強的創新能力。創新是學院發展的動力，時刻保持創新的意識，才能夠跟上時代發展的步伐，才能夠敏銳地接受新鮮事物，發現新問題，使自己始終處于有活力的工作狀態。同時，也要增加與其他系部同崗同事之間的工作交流，學習經驗，總結教訓，揚長避短，讓實踐帶動自身工作能力的提升。

5.繼續教育意識。高職院校的行政秘書崗位相對于其他崗位不具備足夠的專業性，但是在實際的工作中，如果行政秘書能夠時刻具有充電意識，對工作的薄弱環節進行及時研究、學習與補充，那么必定會極大地幫助自己不斷提升工作能力和工作效率。

結語

總體看來，在當今的形勢下，我國高職院校的二級管理越來越普遍，同時對二級學院的行政秘書的工作要求和能力素質要求也必將進一步提高。行政秘書在管理方面的系統培訓觀念如不更新，會大大制約其工作能力的提升，工作效率的提高，影響到二級學院甚至是整個學校的發展。因此，作為高職院校的行政秘書，應始終牢記自己的工作職責，不斷從思想意識和工作實踐中規范自己的工作方式，努力提高自身的業務能力和素質。這樣才能跟上新時代的發展的腳步，能夠為自己學院的可持續發展作出自己應有的貢獻。

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（作者單位：江蘇省蘇州健雄職業技術學院）