IT設備采購模式的創建與成效

馮敏

【摘 要】國網公司為全面增強對IT設備采購的管控能力，強化采購系統標準的制定和執行，提高設備管理的信息系統標準化，統一開發了ERP系統，并在ERP系統的基礎上開發了電子商務平臺。ERP系統實現了集中式的財務控制，優化企業資源的使用，通過增強財務管理，建立起良好的成本控制體系，組建統一的設備臺賬數據庫。電子商務平臺是現代網絡交易的重要平臺，是公司首個一級部署的關鍵業務系統、該平臺與ERP、物資輔助決策、主數據平臺（SG-MDM）共同構成物資集約化管理信息系統，實現采購標準、計劃、采購、合同、供應商管理等IT設備采購的全閉環管理，標志著公司IT設備管理模式向建設“國內領先、國際一流”的供應鏈管理體系邁出了堅實的一步。本文主要從IT類設備的申請與采購兩方面來進行論述，讓大家對國家電網公司電子商務平臺以及ERP系統中零購固定資產的采購模式有更深刻的理解與認識。

【關鍵詞】IT設備 ERP系統 電子商務平臺

1 IT設備管理制度的建立

首先要成立一個多元化的IT設備管理體系，IT設備管理由公司經理、分管經理，主管部門、各部門單位組成。以設備管理制度為指導，以ERP、電子商務平臺為采購模式，以桌面終端等設備管理軟件為技術手段，使設備管理循序漸進，宜張宜弛。

2 IT設備的審批

首先主管部門依據公司整體需求或部門需求，有計劃的進行統一填報。其次IT設備使用部門填寫辦公設備領用申請表，經公司領導審批后，由設備申請部門持審批表到倉庫領取相應的辦公設備。

3 IT設備的采購

IT辦公設備分為兩大類，一類是臺式機等終端設備的采購，一類是打印機等打印設備的采購。打印機、傳真機等設備需在電子商務平臺中采購；臺式機等終端設備需在ERP系統中采購。

3.1 IT設備資產號的創建

IT設備屬于零購固定資產類，采購此類設備時需在ERP系統中為每臺設備創建資產卡片。

3.2打印機等辦公設備的采購

登陸ECP即超市化采購界面，在目錄中選擇你需要的物品，添加到購物車。

采購過程分為三部分，第一在ERP設備模塊里創建設備產生資產號，第二進入電子商務平臺進行采購，然后提交生成采購申請。第三進ERP系統進行審批，轉換成采購訂單完成采購。

3.3臺式機設備采購

登錄ERP系統選擇零購固定資產，表格中填上必填字段，在項目細節中，填寫上采購權限，采購方式，招標編號。

4 IT設備的領用流程

IT設備采購完成后，由物資班和信通班依據采購清單統一對設備型號進行核實，倉庫保管員按照入庫程序進行入庫。

IT設備申請部門填寫設備領用單，報請公司領導審批。申請部門攜帶審批表到倉庫領取。

5 IT設備采購系統的必要性

（1）IT設備采購系統的建立推動了集中采購的實施，發揮集中采購的優勢一直是物資供應管理長期致力于實現的目標，在以往的設備采購過程中，采購的價格沒有做到公開透明。ERP采購系統實施后正好填補了這方面的空白，尤其是電子商務平臺與ERP系統做到了緊密銜接，做到了設備價格的透明化，最大限度的發揮了采購的價格和資金上的優勢。

（2）做到了采購方式的全覆蓋，這個采購模式就是說國家電網公司目前有兩種采購模式，第一種叫總部集中采購，就是全部由總部來進行操作，把計劃報上來，總部組織，評審、發表、開標、平標、定標。第二個模式就是說總部統一監控，省公司具體實施。現在隨著集約化越來越高，所有省市縣辦公設備的采購基本上都能在平臺上實現。

（3）實現了采購過程中的監控，不管是系統的監控，還是整個采購的過程，不管是你線上的操作，還是線下的操作，在采購系統中都會留下痕跡。

辦公設備采購實施的過程實際上是對企業組織體系、業務流程、管理程序、經營效率、資源分布和利用等進行全面梳理和優化提升的過程。借助于這個過程，可以有效地推進企業的IT設備的資源整合，加速組織體系扁平化的進程；企業的內部資源通過集成集成化管理和統籌調配得到充分的利用，減少了多購重組造成的資金占用，促進降本增效，總之通過ERP及電子商務平臺采購系統的應用，可以提高管理人員的綜合素質，提升企業的管理水平，增強企業的核心競爭力，為企業改革提供動力，為規范管理創建條件，為堵塞漏洞提高手段，為信息共享提供平臺，為輔助決策提供依據。