疾控中心衛生防病業務的檔案管理探討

龍金良

摘要：檔案管理是衛生防病工作的重要組成部分，其直接關乎疾控中心衛生防病業務是否能夠順利開展。因此，必須高度重視檔案管理，落實好檔案管理工作，提高疾控中心工作效率，為衛生防病業務的質量提供有利保障。本文將針對當前疾控中心防病業務檔案管理存在的相關問題進行探究，并提出解決問題的策略。

關鍵詞：防病業務；檔案管理

1.前言

疾控業務檔案是衛生防病工作的重要組成部分，是衛生防病業務順利開展的關鍵。為了提升疾控中心的工作水準，務必對檔案管理工作進一步完善，及時解決當前管理所存在問題。運用合理科學的手段提高檔案管理工作質量。為疾控中心的衛生防病業務的順利推進，提供有利保證。

2.當前疾控中心衛生防病業務檔案管理所存在問題

從當前疾控中心衛生防病檔案管理工作看來，在工作上難以開展的原因，是因為目前存在部分問題，具有表現問題如下：

2.1檔案管理模式待有改進

隨著當前社會的進步，我國醫療水平也在不斷提高，傳統的檔案管理模式已經滿足不了當前檔案管理要求，傳統管理模式主要采用紙質檔案為主，這就導致了醫療記錄均通過文字形式進行，造成保存之間過短，記錄過程花費大量時間等問題，從而與電子信息技術脫節，不利于檔案管理工作的實施。因此，檔案管理模式待有改進。

2.2檔案管理人員未能達到專業需求

檔案管理工作實際上對管理人員的專業素養有著極高的要求，目前，大部分醫療機構聘用的管理人員在專業技能未能達到專業需求，這就給檔案管理工作帶來了一定的難度。管理人員執行力度不到位，疾控中心的管理工作就難以順利開展，導致檔案資料的真實性受到影響，這就讓檔案的利用率大幅度下降。出現“棄檔”的情況[1]。

2.3對檔案管理不夠重視

由于當前衛生醫療部門對檔案管理工作認識不深，加上管理人員專業知識水平欠缺，導致對檔案管理重視度不夠。在資料進行歸檔時，沒有按照歸檔規范進行存放，資料整理沒有按照重點與次要進行編排，編排順序也是胡亂一通，造成檔案管理保存不科學、不合理等混亂狀況。

2.4信息的利用程度低

雖然各科室有意識的開展了檔案的管理與收集，但結束歸檔工作后檔案資料就沒有再進行利用，針對不同的業務信息資料綜合利用就更為匱乏，加上檔案管理人員對資料的保管與編制沒有按照相應的業務檔案保管規范標準執行，使得歸檔編排順序存放換亂，不方便查閱，以此造成大量的業務檔案資料沒有發揮應有的價值作用[2]。

3.改善疾控中心衛生防病業務檔案管理的有效對策

3.1利用現代計算機技術建立電子檔案庫

在電子信息時代下，檔案管理也要與時俱進，利用計算機建立電子檔案能夠更好的對檔案進行存放以編寫，同時還能夠立即進刪除及修改檔案內容，加快檔案資料的更新，提升工作效率，不僅如此，通過計算機網絡能夠實現資源共享，方便管理人員及時查看，加強各管理部門之間的合作。傳統模式存檔多數利用紙質，不但不方便保存，而且還占用空間，利用電子檔案存放安全且方便，還不占用空間，大大提高了檔案管理質量，為疾控中心衛生防病業務的開展提供了良好依據。

3.2加強相關工作人員專業學習

檔案管理工作具有保密性、政策性等特征，對管理人員的專業技能有著極高的要求，針對各項工作環節務必保證工作進行的完整度，落實到方方面面。包括資料收集、編寫、修正、鑒定、編排、存放等。因此，為檔案管理工作的塵埃落定，必須加強工作人員的專業學習，進行定期專業培訓，并組織省、市相關檔案管理部門人員進行交流學習，加強同行之間的了解，提高綜合專業素質。以專業人員的身份為檔案管理工作獻上一份力量。使疾控中心衛生防病業務檔案工作步入規范化軌道。

3.3 規范檔案管理管理標準，確保檔案完整、準確

為保證檔案完好存檔，檔案管理辦公中心應制定相關文件管理規范，明確各項檔案依照規范標準，進行編寫、修正、鑒定、編排、存放等，確保檔案保存科學合理。嚴格對照編排日期，明確保存期限，保證檔案的利用價值，同時工作人員定期進行工作匯總，對檔案管理存在的問題或者建議，通過工作報告總結，后由總管理負責人提取其精華納入管理規范，不斷完善管理規范，從而出色完成檔案管理工作[3]。

3.4明確管理人員工作崗位責任

管理人員工作完成率需要考核機制進行定數，同時也是為了約束管理人員的工作規范，防微杜漸，避免檔案資料散失在個人手中，因此需要進一步制定《檔案管理員崗位責任制度》。崗位責任擔當主要分為兩大部分，第一是檔案管理工作達標情況，根據工作管理人員每日進行的檔案錄入，一個月進行一次工作達標情況檢查，當月無法生任何檔案資料不完整，丟失等可作為完成，若達不到將按星級評比，每一失誤以此減一星，次數多者，將要開展批評大會，給予警告處分。第二，將檔案管理工作納入員工升職考核環節。明確員工個人職責，管理人員擔當的各項工作相互明確，工作人員不能以任何理由將出現問題的個人負責環節推至其他人身上，除特殊情況外。在職崗位負責的工作進行如何將直接對個人今后工作有著巨大的影響[4]。

4.結束語

綜上所訴，在現階段現階段的疾控中心衛生防病業務檔案管理雖然取得了一定的進展，但依舊沒能解決檔案管理所存在問題。檔案管理工作還是未能實現塵埃落實的局面，為了讓疾控中心衛生防病業務檔案管理能夠得以落實，就需對當前管理存在進行問題，完善檔案管理工作機制，提高工作效率，同時一部加強管理工作人員的專業學習在解決問題的過程中，將檔案管理工作邁向更高的層面[5]。

參考文獻：

[1]陸秀芳.疾控業務檔案管理中的問題與對策[J].江蘇衛生保健，2014，（02）：187

[2]祝小平；唐雪峰；方剛；劉倫光；楊超美；張成云；羅湘蜀；劉兆煒；邱東川；鄧佳云；蘭真；劉玲玲；朱洪斌；張靈麟；吳建林.汶川地震災后恢復重建期的衛生防病工作[J].中國循證醫學雜志，2010，（04）：136

[3]唐雪峰；吳先萍；吳建林；祝小平；張成云；方剛；羅湘蜀；劉倫光；袁珩；鄧斌；呂強；鐘波；陳丹.蘆山地震后2周衛生防疫績效評估[J].中國循證醫學雜志，2013，（05）

[4]辛清華.探討呼倫貝爾市疾病預防控制中心業務檔案管理模式[J].中國衛生產業，2015，（03）：123

[5]王艷；謝丹；周滄海.長沙市疾控機構2004-2008年人力資源配置情況動態分析[J].實用預防醫學，2010，（09）：146