網絡時代檔案管理數字化的可行性探討

劉愛霞

【摘要】隨著信息技術與網絡技術的不斷發展與完善，檔案管理實現數字化改革成為了可能。當前，檔案管理數字化的實現過程中還存在著很多問題，例如計算問題、合作問題、標準化問題等。因此，檔案部門應該在推行檔案管理數字化的過程中進行科學的信息分析，在可行性分析的基礎上提出有效的實施目標與實施方案。本文對檔案管理數字化發展進行了論述，指出了實現檔案管理數字化的可行性及有效措施。

【關鍵詞】檔案管理；數字化；可行性

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）03-181-01

隨著信息時代的到來，網絡與計算機技術飛速發展與更新，數字化成為了檔案管理工作未來發展的必然趨勢。實現檔案管理數字化將促進檔案管理效率與水平的有效提高。

一、檔案管理數字化的可行性分析

（一）技術條件

檔案管理數字化在實現的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發展與完善是檔案管理數字化的重要基礎條件，這些技術的發展、普及及研發力度在一定程度上決定著檔案管理數字化的進程。

（二）網絡基礎建設條件

實現檔案管理數字化的目標主要包括兩個方而，一方而是通過網絡對檔案資料進行應用，對檔案原件進行更好的保護；另一方而通過網絡實現檔案利用率的提高。網絡基礎設施是檔案管理數字化的前提條件，主要的內容包括局域網建設、網站建設等。網絡基礎設施的建設情況決定了檔案管理數字化是否能夠實現，具有非常重要的基礎作用。

（三）資金與人才條件

實現檔案管理數字化是一項非常龐大的工程，在實現的過程中需要投入大量的資金，檔案部門應該對自身的經濟實力進行評估，依據自身實際情況實現數字化的發展。同時，檔案管理數字化中包含了很多新的知識、技術等，對高素質的專業人才有著更大的需求，人才是檔案管理數字化實現的關鍵。

二、檔案管理數字化的實現措施

檔案管理數字化是一項龐大的系統工程，在發展的過程中必須制定可行的實施方案。實施方案中包括現狀分析、實施目標、實施要素與保障系統四個方而的內容。

（一）檔案管理的現狀分析

檔案部門在實現檔案管理數字化之前，應該對檔案管理的現狀進行調查與分析，從而全而掌握檔案部門的現狀與問題。

1.管理制度的調查與分析

實現檔案管理數字化需要建立數字化建設組織保證，建立數字化建設科學管理體系與規則制度，建立數字化建設規范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。

2.硬件方而的調查與分析

檔案管理數字化的實現需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。

3.技術方而的調查與分析

檔案管理數字化的實現需要一定的技術保證，數字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對白身的實際情況進行調查與了解，依據自身的技術力量制定數字化實施方案。

4人才方而的調查與分析

檔案管理數字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數字化建設能力。

（二）檔案管理數字化的實施目標

通過對檔案管理數字化可行性的分析，具備了實現檔案管理數字化建設的檔案部門應該成立數字化建設領導小組，對數字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現狀與未來的發展趨勢作為依據，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發展趨勢相協調。

（三）檔案管理數字化的實施要素

在檔案管理數字化的實施目標確定之后，要依據實施目標實現實時要素的確定。在整個的數字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數字化建設中的重點發展項目與領域，例如檔案目標數字化建設項目、數字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。

（四）檔案管理數字化建設的保障系統

檔案管理數字化建設的保障系統指的是數字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統為檔案管理數值化的實施提供了組織機構、規章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數字化建設保障系統的建立為數字化方案的實施提供了有利的保障。

三、總結

隨著科技的不斷發展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質都發生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發展機遇與挑戰。面對這種新的情況，檔案管理人員應該明確檔案管理的發展趨勢，通過檔案管理數字化的實現來應對新形勢的變化，適應檔案事業發展的需求。檔案管理數字化是檔案管理發展的必由之路，在實現的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎上制定實施目標與實施方案，確保數字化的順利實現。

參考文獻：

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