監獄電子檔案管理及其應用

楊麗萍

【摘要】檔案是人類在社會活動中歷史傳承的最主要且有效的載體。其真實性，安全性，可識別性以及完整性直接決定了一份檔案的法律地位與價值。伴隨著互聯網應用與計算機技術的普及，檔案的存在已經不再是一種單一的紙質形式，而是以電，光，磁等介質為主要的信息載體文件，隨著這些文件的產生，大量的電子式檔案也運用而生。而且，檔案信息量的快速增長，使得傳統的手工檔案管理已經沒辦法適應實際檔案信息的儲存以及查詢需求。本文就電子檔案管理以及應用展開討論。

【關鍵詞】電子檔案管理；電子檔案應用

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）03-110-01

隨著社會經濟的信息化建設快速發展，電子文件的產生，檔案的完整性，安全性以及真實性受到十分嚴峻的考驗。電子檔案的產生，無疑是對檔案性能的一種強化。

一、計算機的網絡化

計算機的網絡化使得眾多檔案部門可以通過網絡聯結來實現電子檔案的高速傳遞與資源共享，進而使檔案資源能夠得到更廣泛的利用與開發。一方而，各個部門可以隨時隨地的將本部門已經形成的，有存檔價值的一些電子文件通過互聯網發送到需要的檔案部門，而后檔案人員通過相應的軟件程序對檔案進行核對，統計；再一方而，檔案部門也可以通過互聯網網站，發布允許公開的一些電子檔案信息，使廣大用戶能夠及時的獲取檔案信息并最大限度的發揮檔案的效用。誠然，網絡化有利也有弊，也會給檔案管理帶來一些負而性影響，比如隱私問題，安全保密性問題等，這需要我們進行深入探索。

二、安全保密性

應用計算機來管理電子檔案，就必須要加強安全保密措施，并不斷完善。要具備完善的安全保密體系需要具備以下幾方而：1）電子檔案要學習傳統紙質檔案設置不一樣的密碼等級，并且按照密碼等級的不同，分別將檔案儲存到不同的數據庫；2）根據電子檔案的開放程度與密碼等級，使用權限審核方式以及身份認證，確定用戶是否可以閱讀檔案；3）建立安全級別不同的網絡分段，特定網段的服務應采取方向控制的手段，一般情況下將內部用戶設置為安全網段，受限網段則留給外部用戶，內外分離可以減少被不是內部用戶攻擊的概率；4）對有密碼等級的信息內容必須要進行加密處理并定期或不定期的修改所用密匙；5）啟用系統自動的入侵檢測功能，將操作的全過程以及各種訪問進行有效的追蹤記錄，并安排人員定期的審計日志，能夠白動識別蓄意攻擊行為并及時處理；6）不斷對管理制度進行完善，漸漸對安全保密意識進行樹立，最大可能的避免為人疏漏。

三、載體保護與數據備份

與傳統紙質檔案對比，電子檔案是完全依賴于相關計算機的軟硬件系統與存儲介質，更容易受到儲存載體的物理損傷，設備技術故障以及計算機病毒的破壞等突發事故影響，所以，電子檔案管理需要重視存儲載體的保護與對數據的備份。 （一）數據備份 數據備份能夠為崩潰或者受損的電腦系統提供有效，安全的恢復手段，把因為數據丟失而造成的損失減到最低。建議大家采用脫機備份與磁盤鏡像兩者相結合的方案。熱備份是對磁盤鏡像的另一種稱呼，使用兩個或兩個以上同種類型的磁盤互相為鏡像盤，無論是對哪個磁盤的數據進行操作，都會被直接復制到鏡像盤中；若是其中的一個硬盤有了故障，另外一個硬盤就會提供一樣的數據，從而減少系統中斷或者數據丟失的幾率。但是磁盤鏡像不能對人為誤操作或病毒破壞等問題進行解決，所以還需要定期的進行脫機備份。

（二）載體保護

電子檔案記錄載體具有光學性，磁光型以及磁性，但是這些載體容易受到光線，溫度，濕度以及磁場等環境的影響，其壽命也普遍不會長久。這就需要采取一些保護措施來確保其耐久性：1）選擇較高質量的磁盤，磁帶或光盤；2）將電子檔案盤帶放在避光，無腐蝕性氣體，防塵或無強磁場干擾的環境中，比如對溫濕度的控制，庫房或存放載體的柜架達到相關要求標準；3）人為因素。加強工作人員的責任心，提高其操作能力，徹底避免其不恰當操作。比如在使用標識筆標注時，會給盤而帶來污損；拿取時的手法不正確，在上面留下指紋中的鹽分，微生物或油脂等，會腐蝕盤帶。而且，在保管電子檔案的時候，要做到多分以及多處保存，以備不時之需。

四、真實性、原始性

電子檔案與紙質檔案不同，一經改動就有痕跡留下，影響電子檔案法律憑證性。要維護電子檔案的真實性，原始性就要做到以下幾方而：

（一）數字簽名技術

數字簽名技術主要包括驗證技術與數字簽署技術，用來解決抵賴，冒充以及偽造等問題，在流通與存儲過程中，對電子檔案的真實性與原始性進行了保證。當前數字簽名技術較常用的有：電子簽名，數字指紋，數字證書，數字水印等。

（二）加密與解密技術

一般情況下較多的使用“雙密鑰”式機制，加密密鑰與解密密鑰分離。只要將解密密鑰妥善保密，用戶就可以把自己的加密密鑰廣泛分發，公諸于眾。任何人用加密密鑰向其發送加密信息，此用戶都可以用解密密鑰將之打開并讀閱，他人難以介入。

（三）防寫措施

比如，現在的一些電子檔案軟件有一種可以將檔案設置成“只讀”的功能，能讀不能修。

另外，雙套歸檔制（即紙質檔案與電子檔案的并存）也是在欠缺成熟技術條件下，解決電子檔案真實性與原始性問題的一個可行性辦法。

有了上述對電子檔案管理的認識，相信監獄的電子檔案應用會更加便捷也會更保密。

五、結束語

電子檔案管理與應用對監獄至關重要，只有做好電子檔案的管理與應用，監獄才能確保信息的不泄露以及安全性。

參考文獻：

[1]鐘瑛.淺議電子文件管理系統的功能要素[J]檔案學通訊，2013（06）.

[2]余雋菡如何提高我國電子檔案管理系統利用功能的幾點建議[J]辦公自動化、2010（13）

[3]張佳，黃世喆論檔案管理軟件開發中的可重用性[J]湖北檔案，2012（03）