Excel函數在考勤統計中的應用

李惠芳

【摘要】在日常的工作中，最讓人頭疼的可能就是關系到員工的工資收入的考勤工作，針對這個問題，摸索出一個用Excel管理考勤的方法，減少了工作量，降低了出錯律。

【關鍵詞】函數；考勤；統計

中圖分類號：TP39

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）03-103-01

Excel函數在考勤統計中的應用，分一下二個步驟進行：

一、做好考勤數據整理繁雜無章變條理有序

考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人員名單、考勤登記符號等資料，還需要整理每個員工與工資表相關資料，如崗位、日資標準、保險金等等。日常工作中將這些資料及時輸入Excel是非常必要的。

啟動Excel，新建一個工作簿，如“××公司考勤管理明細表”，在其中新建一個工作表，命名為“基礎資料”，在此表中輸入各種資料和符號。

為了便于以后考勤工作引用這些基礎數據，應該將一些基礎數據區域予以定義名稱，執行“插入一名稱一定義”菜單命令，在彈出的“定義名稱”對話框中，添加4個新名稱，其分別為：員工名單，其引用位置為“一基本資料！$A$3：$A$22”；年份，其引用位置為“一基本資料！$E$3：$E$7”：周份，其引用位置為“一基本資料！$F$4：$F$15”；出勤，其引用位置為“一基本資料！$G$3：$G$8”。

二、設計智能明細表實現考勤自動化

對于考勤工作來說，我的重中之重項目就是日常考勤的登記工作了，新建一個工作表，命名為“考勤明細表”，在此表的A2：AD2行中輸入明細表標題，需要注意的是，為了便于調用考勤年、月信息，年月必須分別單獨存放，如年份存放在L2.月份存放在S2，然后單擊L2，執行“數據一有效性”菜單命令，在彈出的“數據有效性”對話框中，單擊“設置”選項卡，在其中選擇“允許”后而的“序列”選項，并且在下而的“來源”文本框中輸入公式“一年份”，關閉此對話框。同樣設置月份。

考勤登記表一般包括考勤人名單以及日常考勤登記情況，因此在此工作表的B列中存儲員工名單，在C5：AG5存放考勤星期，而在C6：AG6存放考勤日期，然后通過數據有效性設置，將人員名單所在的B7：B200的數據有效性來源設置為“一員工名單”，日常登記考勤的數據區域C7：AG200的數據有效性來源設置為“一出勤”，同時為了便于日常考勤登記人員識別考勤符號，單擊數據有效性對話框中的“輸入信息”選項卡，選中其中的“選定單元格時顯示輸入信息”，然后在下面輸入信息文本框中，將前而的考勤符號說明復制過來。

為了能夠自動準確輸入日期信息，在存儲每月的第1日的C6中輸入公式“=DATE（L2，S2，1）”、第2日的D6中輸入“=C6+l”并依次類推，直到第27日的AC6。

最后在存儲判斷每月第1日是星期幾的C5中輸入公式“=IF （C6=“”，“”，CHOOSE（WEEKDAY（C6，2），“一”，“二”，“三”，“四”，“五”，“六”，“日”））”，并將此公式復制到其后而對應的單元格中。

需要注意的是，此處使用了DATE、CHOOSE、WEEK-DAY等函數，主要是用來根據L2、S2中的數據判斷當前日期以及當前日期屬于星期幾，而IF、MONTH等函數則用來判斷當年2月份是否屬于閏月，并且判斷本月是30日還是31日。

這樣當在標題行中的L2、S2中選擇考勤年、月時，如2009年10月份時，就會自動在C6：AG6、C5：AG5顯示本月所有的考勤日期以及對應星期幾，日常考勤時，只需要單擊某個員工的考勤所在單元格，就可以顯示相應考勤提示信息，并且同時會彈出一個考勤符號下拉列表框，從中選擇對應的考勤符號即可，如“全”。

每月月末以及日常管理中，經常需要考勤統計工作，實現起來也非常方便，在此表格的AH5：AL5中輸入統計內容標題，如出勤天數、休班天數等，然后在統計第一個員工出勤天數的AH7中輸入公式“=COUNTIF （$C7： $AG7，“全”）lCOUNTIF（$C7：$AG7，“半”）/2”，在統計休班天數的AI7中輸入公式“=COUNTIF （$C7：$AG7，“休”）|COUNTIF （$C7：$AG7，“半”）/2”，其他類推。

三、巧設匯總表核算工資很輕松

在月末我不僅需要統計匯總考勤，根據公司需要，還需要在考勤匯總的基礎上，再根據員工的具體情況，進行相應的扣補，就可以快速準確地計算出一個月的工資表，并進而可以輸出打印工資條。

新建一個工作表，命名為“考勤工資匯總表”，輸入標題后，根據各自單位的具體情況，在A7：P7內輸入所有的工資核算項目，如姓名、崗位、日資標準、出勤天數等項目，將需要計算工資的員工名單復制到姓名列中，然后在崗位下而的C8中輸入公式“=VLOOKUP（B8，基本資料！$A$2：$D$22，2，0）”，“日資標準”下而的D8中輸入“=VLOOKUP（B8，基本資料！$A$2：$D$22，3，0）”，在“出勤天數”下而的E8中輸入公式“一VLOOKUP（B8，考勤明細表！$B$7：$AL$17，33，0）”，此處公式的作用是利用VLOOKUP函數，根據B8中員工的姓名，將基本資料以及考勤明細表中此員工的相應數據引用過來，采用此方法，將各種天數等數據也引用到此工資表中。最后在此表中添加其他扣補項目就可以完成匯總工作了。

通過上而的一系列操作，充分挖掘Excel的潛力，可以非常方便快捷地完成每個月的考勤統計工作，不僅得到領導的表揚，而且也讓自己的工作量大大減少，讓工作也更輕松！