淺析醫院科研檔案管理存在的問題與對策

黃艷

摘要：本文分析當前我院科研檔案管理的現狀，針對科研檔案管理存在問題和不足，提出相應的對策、建議。

1、泉州市科技項目Z[2014]0082

2、泉州市衛生科研資助項目

醫院科研檔案是在醫療實踐和醫院科學研究活動中形成的文字、圖標、數據、聲像等各種形式載體的材料，是醫學研究中的真實反映，是醫院科研水平的重要體現，具有保存價值和開發、利用價值。隨著我院規模的不斷擴大和醫療水平的迅速發展，醫學課題、科研成果等數量逐年增加，這給醫院科研管理增加了新的工作內容。

一、目前我院科研檔案管理的現狀

1、領導重視

我院是一所大型三級甲等綜合醫院，醫院領導高度重視科研檔案的管理。由科研教學科具體負責醫院科研形成過程中材料的收集、整理和科研檔案的歸檔，為醫學檔案提供有效的檔案服務。

2、工作要求

我院從2003年至今科研成果檔案共37項，由科研教學科收集后整理歸檔上交我院綜合檔案室管理集中管理，然而目前科研教學科只對有科研成果獎的項目進行歸檔整理，而市檔案局明確要求對申報課題、科研立項、科研研究但未出科研成果的，均應收集作為留存資料備查；有科研立項、有科研研究、有科研成果或者有獲獎的課題只要經過結題確認，在項目結題后2個月內就應整理后收集好上交醫院綜合室歸檔。

二、科研檔案規范管理的必要性

1、信息資源豐富

科研檔案是科技知識的重要載體，最原始地記載了研究的詳細內容和過程，對科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定起著非常重要的作用，也是科研服務、申請專利、成果推廣的重要憑證。它包含著大量的科研成果和高新技術，因此應該充分發揮它的作用，為醫學科研的發展提供有效的服務。

科研成果檔案包含了科研立項申請書、獲獎證書、科研論文等，包含著豐富的信息資源。醫學科研檔案作為等級醫院評審的條件之一，是醫院科研水平的集中體現，具有大量高新技術等科技信息。

2、具有參考價值

醫院科研檔案對科研人員申報科研項目、專利、高新技術等具有一定參考價值，因此，在堅持鼓勵我院醫護人員申報科研的同時，筆者作為科研檔案的收集整理人員之一，會主動將科研成果檔案提供給醫護人員參考，有效的開發利用科科研檔案資源。

三、醫學科研檔案的特征

1、內容的專業性

醫學科研檔案是醫療實踐的載體，最真實的反應了醫療科研過程中的知識，具有非常專業的特點。科研檔案的專業性突出，成套性強，醫學研究均以一個研究為研究對象，每個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案專題性強。

2、專業性強

醫院科室的設置時按學科專業劃分的，不同科室專業內容，規模大小雖有所不同，卻都是進行科研活動的基本單位，且具有各自不同的學科專業性特征。

3、內容新穎性

每一份醫學科研檔案都反映了課題的創新性，內容都經過查新證實，由于醫學研究的復雜性，不同學科研究方法不同，同一學科中不同科研課題所使用的技術方法也不相同，因而科研檔案的載體也各種各樣。

4、形成周期長

科研一般項目的完成年限是三年左右，重大專項項目通常需要五年左右。因而，科研檔案的形成時間具有連續性、周期性。科研檔案形成周期與科研完成的周期息息相關。

四、醫院科研檔案管理存在的問題

1、科研檔案管理人員管理意識不強

《檔案法》和《科學技術研究管理暫行規定》規定，每項科研檔案完成或者某階段性研究工作結束后，對所形成的科研材料需要加以系統整理整理，經審查驗收后歸檔。但是，目前醫院普遍存在科研檔案意識淡薄的現象，沒有意識到科研檔案資料的重要性，尤其是許多人員將自己科研成果視為個人私有財產，許多珍貴材料，如獲獎證書、專利證書、論著等材料不愿上交或者推遲上交；有些科研人員則認為自己的科研成果是專門用來申報專業職稱所用，不愿意將原件存檔，導致所收集的科研檔案不完整、不穩定。

2、科研檔案管理人員專業性不高

目前，醫院的科研檔案管理人員很多由行政人員兼任，沒有專職的檔案管理人員。一方面，負責科研檔案工作的人員難以顧及科研檔案工作的管理，無法及時做好科研資料的歸檔工作。另一方面，負責科研檔案的工作人員沒有受過檔案工作專業知識內容培訓，對檔案管理缺乏整體認識，對做好檔案工作不夠到位。這影響了醫院科研檔案的收集與整理工作，以及科研檔案自身價值的開發和信息資源的利用。

3、科研檔案管理人員缺乏對科研檔案長期規劃

醫院的科研檔案資料是由科研管理部門收集和管理，未能很好的利用科研檔案，沒有充分發揮檔案的價值。我科只是負責收集檔案，對科研課題檔案進行歸檔，缺乏長期連續性發展的規劃。

4、科研檔案開發利用率低

目前，我院科研檔案現狀是由科教科收集后上交院部綜合檔案室，一般是存放保管，科研人員很少去借鑒，只有上級來檢查時才發揮材料的作用。究其原因主要有以下幾點：科研檔案的資料不全或者質量不高；科研檔案的專業性不強，科研人員值得借鑒的內容有限；科研檔案管理人員對科研檔案管理缺乏專業性，檢索手段落后；設備不全；場所不足等原因。

五、加強科研檔案管理的對策

1、提高科研檔案的管理意識

我院科研檔案管理人員專職人員較少，大多是由科教科和院辦的行政人員兼職完成，對檔案的收集和保管缺乏熱情和主人翁的意識。應逐漸轉變觀念，增強科研服務意識，讓他們逐步提高科研檔案管理的服務態度，進而全面提高科研檔案的管理質量。

2、明確科研檔案的所有權

很多科研檔案人員認為科研成果是自己的勞動果實，形成的科研材料屬于自己的，不愿意把科研材料上交或者上交不全。筆者認為，醫院科研檔案屬于檔案的一種，當然適用我國《檔案法》的規定。《檔案法》第二條規定：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”《中華人民共和國檔案法實施辦法》對《檔案法》第二條做了補充，該《實施辦法》第二條規定：“《檔案法》第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案，屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關部門確定具體范圍；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。”可見，《檔案法》及其實施細則并沒有明確檔案所有權的歸屬，更遑論科研檔案的所有權。科研檔案所有權的問題非常重要，直接關系到檔案所有權的權利主體問題。《物權法》實施至今已近7年，《檔案法》或相關的司法解釋也應該就此問題作出明確的規定，以定紛止爭，在所有權歸屬依法確定的前提下，無論是醫院還是個人的科研檔案所有權都應該得到平等的保護，這一方面有利于對依法取得的科研檔案個人所有權進行有效的保護，同時防止因歸屬不明導致醫院科研檔案的流失，甚至有礙醫療技術的進步。

3、加強對科研檔案管理的業務培訓

加強科研檔案人員自身素質的培訓，提高專業水平，做好科研檔案的收集和管理工作。學習檔案學、檔案管理學等基本理論；掌握外語和計算機知識；有條件的情況下，安排科研檔案人員經常外出參加檔案學術會議和業務培訓。

4、完善科研檔案管理制度

加強管理力度，制定并完善管理制度、管理辦法和相應的制約手段，做到有章可循，落實科研檔案質量管理崗位責任制，明確科研檔案產生各個環節的責、權、利，使科研檔案的管理更加規范。

參考文獻：

1、劉燕清 醫學科研檔案管理存在的問題與對策[J]，現代醫學；

2、胡桂周等 醫院科研檔案管理存在的問題與建議[J]，中國病案；

3、夏濤 高校科研檔案管理存在的問題及對策[J]，云南檔案；

4、杜為紅 如何提高科研檔案質量[J]，中國衛生質量管理