試論建設(shè)工程檔案文件資料

宋巍巍 王玉順 馮景安

【摘 要】建設(shè)工程檔案資料的收集與整理是建設(shè)工程全過程中一項重要的管理工作，筆者就建設(shè)工程檔案資料的概念、主要內(nèi)容及收集與整理方面存在的問題進行了認真的分析，并建議性的提出了一些防治措施。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程 檔案資料 收集整理 防治措施

1 建設(shè)工程檔案資料的概念

建設(shè)工程檔案是指建設(shè)工程從規(guī)劃、設(shè)計、施工全過程活動中直接形成的具有歸檔保存的有價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。

建設(shè)工程檔案資料是指建設(shè)工程項目從籌備到施工和竣工驗收過程中形成并收集和整理的規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料等。

2 建設(shè)工程檔案資料的主要內(nèi)容

2.1 施工準備階段的主要文件資料

立項文件；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設(shè)計文件；招投標文件；開工審批文件；建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理機構(gòu)有關(guān)負責人的信息資料等。

2.2 監(jiān)理方面的主要文件資料

監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題方面的文件資料；監(jiān)理會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題方面的文件資料；進度控制方面的文件資料；質(zhì)量控制方面的文件資料；造價控制方面的文件資料；分包單位資質(zhì)方面的文件資料；監(jiān)理通知；合同與其他事項方面的文件資料；監(jiān)理工作總結(jié)等。

2.3 施工方面的主要文件資料（建筑安裝工程）

（1）土建工程（建筑與結(jié)構(gòu)）。施工技術(shù)準備文件；施工現(xiàn)場準備文件；地基處理記錄；施工圖紙變更記錄；建筑材料、預(yù)制構(gòu)配件質(zhì)量證明文件及復試試驗報告；施工試驗記錄；隱蔽工程檢查驗收記錄；施工記錄；工程質(zhì)量事故處理記錄；工程質(zhì)量檢驗記錄等。

（2）設(shè)備安裝工程（給排水、電器、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程）。施工記錄；施工圖紙變更記錄；設(shè)備產(chǎn)品質(zhì)量檢測、安裝記錄；預(yù)檢記錄；隱蔽工程檢查驗收記錄；施工試驗記錄；工程質(zhì)量事故處理記錄；工程質(zhì)量檢驗記錄等。

2.4 室外工程

（1）室外安裝工程（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件。

（2）室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路、園林綠化等）施工文件。

2.5 竣工驗收文件

（1）工程竣工總結(jié)文件。主要有：工程概況表；工程竣工總結(jié)。

（2）工程竣工驗收記錄文件。主要有：單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄；竣工驗收證明書；竣工驗收報告；竣工驗收備案表（包括各專項驗收認可文件）；工程質(zhì)量保修書等。

（3）財務(wù)文件。決算文件；交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表。

（4）聲像、縮微、電子檔案。聲像檔案；縮微品；電子檔案等。

3 建設(shè)工程檔案資料管理中存在的問題

3.1 不重視建設(shè)工程檔案資料的管理工作

建設(shè)工程檔案資料的收集和管理工作是建筑工程施工全過程管理中的一項重要內(nèi)容。縱觀建筑施工現(xiàn)場的管理工作，現(xiàn)在很多施工單位的管理人員只重視施工現(xiàn)場的管理，即：抓工期、抓進度、抓節(jié)約，就是不抓施工技術(shù)資料的收集、整理和歸檔等管理工作，造成因工程檔案資料滯后而致使影響竣工驗收、影響竣工驗收備案、影響工程移交、影響房屋產(chǎn)權(quán)證的辦理等各項工作正常進行現(xiàn)象的發(fā)生。

3.2 “以包代管”弊端多多

目前，建筑工程施工過程中的檔資料收集和管理實施“以包代管”現(xiàn)象較為普遍。由于建筑市場管理方面的原因，大部分施工企業(yè)的老板為圖省事，將工程檔案資料的收集和管理工作承包給社會上的其他有關(guān)人員去做，造成了施工企業(yè)內(nèi)部專職資料員形同虛設(shè)現(xiàn)象的發(fā)生。目前，這些社會人員承包“工程檔案資料的收集和管理”已形成了一種職業(yè)，同時這些社會人員也成為了真正的社會“專職資料員”。

由于這些社會“專職資料員”無營業(yè)執(zhí)照、無固定場所、無資質(zhì)、無主管部門管理，所以他們收集整理的資料不規(guī)范現(xiàn)象較為普遍。

3.3 弄虛作假、不規(guī)范現(xiàn)象普遍

3.3.1 “資料員”不在施工現(xiàn)場

由于施工企業(yè)對這些社會上的“專職資料員”支付的承包費不是很高，所以就出現(xiàn)了一個“專職資料員”要承包若干個工程項目的現(xiàn)象。這些“專職資料員”不但每天要跑若干個工地收集資料，每天要跑若干個工地應(yīng)付來自各方面的各類型的檢查工作，更重要的是還要回到家里“做資料”，所以他們沒有時間也不可能每天都固定在一個施工現(xiàn)場。

3.3.2 現(xiàn)場記錄不真實

由于這些“專職資料員”不在施工現(xiàn)場，所需資料只能是在家“閉門造車”。如施工日志的記載：僅憑施工負責人的口述情況進行記錄，造成施工日志過于簡單，不連續(xù)，沒有實質(zhì)性的內(nèi)容，只是對每天的日期、停水停電、現(xiàn)場施工的內(nèi)容進行記錄，而對當天施工中遇到的質(zhì)量、安全方面的問題、隱蔽工程驗收方面的問題及解決問題的辦法和時間要求等實質(zhì)性的內(nèi)容卻沒有記載。

3.3.3 檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量評定超前

根據(jù)社會“專職資料員”在家“閉門造車”的特性，筆者發(fā)現(xiàn)，幾乎每個工程的檢驗批、分項工程、分部工程的檢查驗收記錄資料都是在未進行檢查驗收之前做好的，且檢查驗收的內(nèi)容也都是完全一樣的，其驗收結(jié)論也都是相同的。

3.3.4 檢查驗收記錄填寫不規(guī)范

例如：保證項目內(nèi)容填寫不詳細不具體，驗收意見均填寫為“符合要求”、“滿足規(guī)范要求”等一概而論，且不用文字說明，隨隨便便地用符號代替。再如：規(guī)范要求主控項目的合格率必須是100%，即不允許出現(xiàn)不合格的點和處，如現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)不合格點或處應(yīng)及時返工。但在有的資料里面會出現(xiàn)主控項目不合格評定記錄的現(xiàn)象。

3.3.5 檔案資料缺項不完整

例如：混凝土試塊強度報告缺項較多現(xiàn)象普遍。究其原因是：“專職資料員”認為商品混凝土生產(chǎn)企業(yè)提供有全套資料，施工現(xiàn)場就不需要再留試塊了，或者是每層留一組作為備用即可。這樣不但造成了保證資料缺項的現(xiàn)象，而且還給混凝土強度等級的評定工作帶來了較大的困難。因為在每一個樓層里最少要有三種（如：C20用于構(gòu)造柱、C25用于樓梯、C30用于梁板墻等）強度等級的混凝土出現(xiàn)，僅有一組試塊是無法對其進行評定的。

4 防治措施

4.1 提高認識，重視管理

建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理機構(gòu)都要共同重視工程檔案資料的管理工作，要充分認識到工程檔案資料的重要性，只有準確認真的做好工程檔案資料的收集和管理工作，才能夠正確地評價工程質(zhì)量等級，才能夠保證工程竣工結(jié)算的順利進行。所以，施工單位的項目經(jīng)理或總工程師要親自抓好工程檔案資料的收集整理和管理工作，建設(shè)單位和監(jiān)理機構(gòu)要協(xié)助和監(jiān)督施工企業(yè)做好工程檔案資料的收集整理和管理工作，主要參建單位齊抓共管，一定能夠做好工程檔案資料的收集整理和管理工作。

4.2 加強政府監(jiān)管，規(guī)范檔案管理

根據(jù)目前建筑工程施工過程中實施由社會“專職資料員”對工程檔案資料收集和管理的實際情況，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門要對這部分社會力量引起足夠的認識，要加強對他們的正確引導，組織有關(guān)專家對他們進行技術(shù)培訓，定期不定期的對他們的工作進行互檢和聯(lián)檢，提高他們的技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量，已達規(guī)范建設(shè)工程檔案收集整理和管理工作的有序開展。

4.3 齊抓共管，杜絕弄虛作假現(xiàn)象

住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門及建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站和城建檔案館要形成三位一體的監(jiān)督機制，在住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門對他們正確引導、組織培訓的基礎(chǔ)上，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站對其實施過程監(jiān)督，城建檔案館在工程竣工驗收前的檔案資料預(yù)驗收過程中、對竣工工程檔案資料進行嚴格把關(guān)，使工程檔案資料從施工全過程到進入檔案館入庫過程中都能得到有效的管理，使其建設(shè)工程檔案資料的收集整理和管理工作逐步走向正規(guī)化和規(guī)范化。

5 結(jié)語

綜上所述，建筑工程檔案真實的記錄了整個工程建設(shè)的情況，它是檢驗工程質(zhì)量的重要依據(jù)，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一。收集是單位檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，做好了收集工作，保證單位重要文件的完整，只有保管完整齊全的單位檔案，檔案的作用才有可能有效的發(fā)揮出來。

參考文獻：

[1]李菊君.建筑工程檔案管理[J].單位研究，2011（14）：181-182.

[2]秘相濤.建筑工程檔案現(xiàn)狀之我見[J].圖書與檔案，2011（9）：281-281.

作者簡介：宋巍巍（1975—），男，周口市市政管理處，工程師；王玉順（1972—），男，河南省同宇建筑工程有限公司，工程師；馮景安（1972—），男，扶溝縣開信建設(shè)工程質(zhì)量檢測有限公司，工程師。