國土資源檔案管理存在的問題與對策

夏來領

河南省鹿邑縣國土資源局

國土資源檔案管理存在的問題與對策

夏來領

河南省鹿邑縣國土資源局

國土資源檔案是國土資源管理活動真實的歷史記錄。做好縣級國土資源檔案管理有重要作用。但是縣級國土資源檔案管理還存在檔案資料收集欠缺系統性、完整性，硬件設施陳舊，設備更新少，檔案管理人員的綜合素質偏低，服務意識不強等問題。為解決這些問題，要提高檔案管理意識，完善內部檔案管理機制，積極探索檔案管理的新方法。

國土資源；檔案管理；建議

一、國土資源檔案及其意義

國土資源檔案是各級國土資源行政主管部門在各項工作中形成的，具有保存價值的文字資料、圖表、聲像等文件資料，是國土資源管理活動真實的歷史記錄。從現實角度看，它為國土資源管理、社會發展、經濟建設和社會安定提供服務；從歷史的角度看，它可以為后人提供法律依據，可使很多紛繁復雜的土地、礦產權屬糾紛迎刃而解。而縣級國土資源檔案管理則是縣級的相關管理部門在工作中形成其文件資料，并且以其為對象進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和利用等各項工作的總稱。做好縣級國土資源檔案管理，可為縣志、縣扶貧開發研究、縣土地利用總體規劃和縣土地開發、整理及復墾規劃的編寫提供了具有歷史性、直觀性和原始性的資料依據，為排解土地權屬糾紛，查處違法占地行為提供史實依據。

近幾年,隨著鹿邑縣經濟的快速發展,土地利用越來越多,形成的土地信息資源數量較大,目前,多數檔案信息資源還未得到充分利用,因此,本文就鹿邑縣國土資源局檔案管理問題談談自己的認識，并提出一些改進建議。

二、縣級國土資源檔案管理存在的問題

1.國土資源檔案資料收集欠缺系統性、完整性，降低了案卷質量。

國土資源管理工作本身具有政策性法律性強、業務要求高的特點，形成的檔案資料也具有自身特點。比如一套完整的建房檔案，必須包括查勘記錄、審核報批表、定樁放線單、竣工驗收單、違章查處意見等材料。而目前，國土局檔案員大部分都沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案工作的意識淡薄，不太了解檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，對工作中形成的資料不注意收集、整理和保管，而且大多數從事檔案工作的人員身兼數職，對檔案工作的精力投入不足，僅僅認為只是把材料放入檔案盒當成檔案工作，沒有及時整理歸檔，造成檔案資料不齊全，嚴重影響了檔案的管理水平，缺乏完整性、規范性和系統性。

2.檔案管理硬件設施陳舊，設備更新少。

國土資源局檔案室設施簡陋，狹窄、潮濕，檔案室達不到規范的“七防”要求，并且在檔案防潮、防高溫方面所需的除濕機、空調等價格較高的設備設施就更加缺乏以至于容易造成檔案材料褪色、霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。同時，現階段開展的檔案管理現代化工作的重要手段就是加快信息化進程，使用檔案管理專業軟件，但國土局缺乏必要的現代化網絡管理設備，給檔案管理工作帶來很多不便。

3.檔案管理制度都不夠完善，人員的綜合素質偏低，服務意識不強。

在國土資源檔案管理過程中，很多制度都不夠完善，包括檔案的收集制度、保管制度、檔案的管理與保密制度等等。一些檔案管理部門雖然制定了管理制度，但是只限于形式，沒有對其進行嚴格執行。檔案工作是一項專業性很強的技術性工作，檔案人員要有較好的專業素質才能勝任檔案管理工作。但個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性的認識不夠，存在應付了事的想法。同時，不僅檔案工作人員工作不熱情、上心，相關管理人員缺乏責任心。一些文件資料無法得到及時的整理而堆積如山，在收集檔案資料時，沒有保證其齊全性，出現了比較嚴重的資料丟失情況。另外，一些檔案被借出之后，沒有履行借閱手續，會出現有借無還的現象，導致檔案資料在長時間的借閱之后無法得知其去向。一些人趁機在檔案資料上私自涂改文字或數據，從而將其化為與己有利的證據，使國土資源檔案真實性以及利用價值遭到嚴重損害。

三、解決國土資源檔案管理問題的建議

1.提高檔案管理意識。

國土資源管理的領導應該充分認識到檔案工作的重要性，并且構建有效的工作機制，主要責任由領導負責，而分管領導直接抓、工作人員具體辦，進一步提高檔案管理意識。要認真學習貫徹《檔案法》，提高國土資源檔案的法律意識。而且應該重視檔案工作，并且將其作為國土資源管理工作的重點，對組織、人員與經費等方面進行落實，從而推動檔案工作趨向規范化、法制化與科學化。在這個方面，可以通過相關典型事例來對其影響進行廣泛宣傳。

2.完善內部檔案管理機制。

要提高檔案工作的服務水平和效能,必須完善內部工作機制,從檔案工作的基礎工作做起。檔案收集要從源頭抓起,接收時間提前,對重要材料可提前收集和歸檔并實行統一管理,同時擴大接收的范圍,加強專門檔案的收集。在管理機制上加強重點工程項目用地的建檔工作和跟蹤服務；做好重要會議、重大活動的建檔和協調服務；重視土地補償標準和城建規劃等相關資料的收集建檔和服務。

3.積極探索檔案管理的新方法。

在國土資源檔案管理工作中，逐步實現檔案管理“四化”目標：一是要實現檔案形成規范化，二是要實現檔案整理系統化，三是要實現檔案保護科學化，四是要實現檔案管理現代化。實現這四個目標，一方面要積極探索新形勢下電子檔案管理新辦法，將電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環節貫穿起來，統一納入到檔案管理全過程，進而實現檔案系統的有效管理；同時還要充分利用計算機存儲、網絡、計算的功能，加快檔案信息系統建設。另一方面，國土資源檔案管理工作者要主動學會開發一些好的管理軟件，同時要引進先進管理軟件，及時配置最新檔案現代化管理所必須的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等現代化辦公設備，充分利用現代化技術，大力開創檔案管理工作新局面。

[1]齊林.淺談新時期國土資源檔案管理存在的問題[J].海峽科學,2009,（7）.

[2]唐立.淺談如何提高國土資源檔案[J].管理經濟論壇, 2011,（12）.