淺談施工企業工程項目財務檔案管理

張娟

摘 要：施工企業工程項目部是施工企業的基礎單位，同時也是壽命最短的組織單位。管好這種最小的臨時單位的財務檔案，在市場經濟不斷發展與完善的背景下，對經濟發展起著一定的積極作用。財務檔案可以為宏觀經濟管理提供完整、可靠的信息；財務檔案能為微觀經濟管理提供豐富的原始數據；財務檔案對成本控制具有不可替代的重要作用。

關鍵詞：工程項目；財務檔案；信息；原始數據；重要作用

施工企業工程項目部是施工企業的基礎單位，同時也是壽命最短的組織單位。管好這種最小的臨時單位的財務檔案，在市場經濟不斷發展與完善的背景下，對經濟發展起著一定的積極作用。眾所周知，施工企業項目財務會計檔案是證明施工單位合法經營與管理的重要依據，也是確保經濟單位資產保值和增值的重要憑據，更是監督國民經濟、保證經濟建設進行的有效手段。近年來，會計檔案的憑證、依據、條件作用日益顯著。

1 財務檔案可以為宏觀經濟管理提供完整、可靠的信息

會計檔案由會計憑證、會計賬簿和會計報表組成。會計憑證是經濟業務的完成情況，為各單位了解經濟活動提供必要的原始資料，并如實地反映和有效地監督經濟活動；會計賬簿是全面提供資金來源和經濟收支增減變動的總括，是宏觀經濟核算資料保存記錄的工具；會計報表反映機關、企事業單位和其他經濟組織整個生產經營活動的全貌，對加強經濟單位的經濟核算、改善經營管理以及滿足國家綜合平衡工作的需要有重要作用。

會計憑證、會計賬簿、會計報表都是在會計核算活動中形成的，三者之間有著密切的關系。會計憑證是會計核算的基礎，會計賬簿以會計憑證為依據，會計報表又是根據會計賬簿來編制，一環緊扣一環，緊密相連，不可脫節，它們從不同方面反映經濟活動的歷史面貌。

我們從三者的作用上看到，會計檔案在國民經濟和社會發展中的重要作用使其成為國民經濟核算體系中的一個重要部分。如企業會計檔案匯總與分析是企業科學經營決策的信息依據，是高層經營決策的“參謀部”，也是真實反映企業盈利水平的“晴雨表”。隨著現代企業制度的建立，經濟策略影響了企業的生存和發展，企業要在生存中不斷獲得競爭力，就必須降低能耗和成本，科學地組織生產經營，最有效地使用人力、物力和財力，實現最佳的經濟效益。而規劃未來的經濟活動，預測企業未來的發展趨勢，并據此作出正確決策的重要途徑，就是尋找具有價值的會計信息，通過對會計檔案提供的信息進行對比和分析，加工形成與預測企業未來發展的趨勢相關的高端信息，增加經營決策的科學性和前瞻性，從而降低企業生產成本，保持企業競爭優勢，使企業少走彎路，達到促進企業決策的戰略管理。與此同時，會計檔案管理也同步實現了在企業生產經營管理中自身不可替代的價值地位。又如，任何一項基本建設，在進行可行性研究的同時，必然要進行經濟分析和經濟預算，提供經濟數據。特別是一些大的工程項目建設，隨之產生的大量會計檔案，可以保證監督工程項目的建設、實施和竣工，并為日后各項配套工程提供可靠的依據。

2 施工企業項目財務檔案能為微觀經濟管理提供豐富的原始數據

一個單位要提高經濟管理水平，加強單位內部微觀經濟管理，就必須依據財務檔案提供的原始數據，進行分析、預測，以便采取相應的決策和措施，才能達到預期的目的。而財務檔案是對于單位經濟活動全面、真實的記錄，從中可以明確看出哪些是固定性費用，哪些是可變費用，哪些應該增加費用開支。對其進行認真地分析研究，就會在財務檔案中得到微觀經濟管理所需的有價值信息。如阜陽市XX公司安慶市順安河綜合整治工程，該工程投標報價5900萬元，有效工期300天，財務檔案建立齊全。該項目需要水泥17850噸，如果一次進貨，價格當然便宜。但是水泥保質期一般是3個月，因此必須分期進貨。先進的先用，后進的后用。通過查詢財務檔案，就可以知道什么時候該進貨了，每次應該進貨多少噸。什么時間發的貨，用于哪個部位，從而就能計算出該部位用的水泥數量、單價、金額是否超過預算，也可以知道庫存多少噸，哪些水泥應該盡快使用。

3 財務檔案對成本控制具有不可替代的重要作用

內部控制是指審計部門為保證業務活動的有效進行，保護資產的安全和完整，防止、發現、糾正錯誤，保證會計資料的真實、合法、完整。

內部控制管理滲透在企業采購、生產、銷售和綜合管理的各個環節，而財務會計檔案為其工作的開展提供了可靠翔實的數據分析，為企業優化管理措施和改進工作程序打下了堅實的信息基礎，為今后的預算管理和經營策略提供了前瞻性意見。其中的實際發生費用就是依靠會計檔案分析數據匯總而來，對控制費用進度、平衡使用費用、節約使用費用提供了及時準確的信息支撐。

4 施工企業項目財務檔案管理存在的問題

施工企業項目財務會計工作人手少、工作環境條件簡陋、工作程序繁雜，除了對會計憑證、賬簿比較重視外，對預算、計劃材料收發等一般檔案的重要性重視不夠。

檔案資料的收集、整理往往被忽視，導致單位形成的計劃、總結、專題報告、預決算資料、市場報告、合同協議書、等檔案資料丟失或霉變。有時一個項目剛剛竣工又要上另一個項目，就出現個別人將一些資料在工作調動、崗位調整時一并帶走。由于帶走了一些資料，導致了和勞務公司、商品混凝土公司、一些材料公司及一些個人承包者和原來的工程項目無法結算，對原先的施工項目造成了一定的損失。

目前還有不少施工企業項目單位存在重經營輕管理的現象，更別說項目檔案管理了。多數施工項目部都沒有明確具體財務檔案收集歸檔人員，財務檔案沒有專人負責，以致有關人員手中都有檔案資料各自為政。由于野外施工辦公條件差，財務財務檔案沒有專門的存放檔案室，一些財務檔案資料存放在臨時建造的辦公室里，缺乏檔案資料存放的安全性，且易潮濕、污損，更談不上防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光了。

目前大部分施工單位項目都實行報賬制，大部分財務檔案都會轉移到上級單位去，剩余的財務檔案就沒有全部裝訂成冊，又沒有按照財務檔案管理標準編制檢索工具，以致查找不便，不能充分發揮應有的作用。

5 針對施工企業項目財務檔案存在的問題，應采取切實可行的措施加強工程項目財務檔案管理

首先，要建立健全工程項目財務檔案。實行報賬制的工程項目，在報賬前要將會計憑證、賬簿、報表進行掃描做成電子版，其他財務檔案也應做成電子版。將收集整理的資料按照檔案管理的要求歸檔管理。

其次，要提高認識，加強管理。要根據項目的工程規模大小明確專（兼）職人員負責工程項目財務檔案的整理、歸檔，并做好財務檔案的日常管理、登記等工作。做好財務檔案保管過程中的保密工作，檔案不能存放在不具備條件辦公室內。對不能夠及時歸檔的要把辦公室門窗進行加固，以防盜竊。要加強財務檔案管理的硬件建設，指定專人負責管理檔案， 嚴格執行檔案管理制度。

第三，強化財務檔案管理人員素質，不斷強化業務技能培訓。檔案工作要適應不斷發展的新形勢需要，人員素質是關鍵。因此要對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓教育，組織他們到先進單位參觀學習，不斷更新他們的知識結構。提高檔案管理人員的實際工作能力，提高他們的檔案管理責任。使檔案管理人員熟悉不同文件材料，能按照管理標準進行科學的分類、整理、編目、立卷。一個高素質的財務檔案管理人員必須具備德、能、勤、公、廉 、儉六個方面的素質。另一方面， 還應掌握時事政策、財政稅務、電腦操作等相關知識，才能使工程項目會計檔案工作向程序化正規化步伐邁進，促進檔案管理工作向更深層科學信息化管理道路發展。