事業單位辦公室檔案管理中的弊病與應對研究

高華

摘 要：辦公室檔案管理是事業單位管理工作中的一項基本內容，與事業單位日常工作的順利開展有很密切的聯系。但是目前一些事業單位忽視了此項工作內容，在人力、財力、物力方面都未能給予相應的支持，給事業單位辦公室檔案管理工作的開展增大了難度。本文首先對事業單位辦公室檔案管理中的弊病進行了分析，繼而提出了相應的解決對策建議，希望能夠對相關單位有所幫助。

關鍵詞：事業單位；辦公室檔案；弊病；應對對策

事業單位檔案管理工作內容有很多，每一項內容都需要檔案管理人員認真的核對，但是對于辦公室檔案管理來說，由于檔案管理人員多為兼職人員，辦公內容繁雜瑣碎，很難同時兼顧兩方面的工作，因此檔案管理工作的效果往往差強人意。另外，事業單位對辦公室檔案管理工作也不夠重視，管理人員的工作精力有限，再加之人員交接過程中出現的問題，使得很多有價值的檔案都未被發掘出來，甚至完全失去了作用，極大的浪費了事業單位的檔案資源。

1 事業單位辦公室檔案管理中的弊端

1、事業單位對辦公室檔案管理工作不夠重視

現階段我國的很多事業單位并不重視辦公室檔案工作，也未安排專業人員來從事這項工作，這使得很多辦公室檔案未能得到及時的整理，導致一些檔案信息資源失去了最佳利用時機。也正是由于不重視，事業單位只分配了很少的資金用于管理辦公室檔案，有些事業單位甚至沒有分配任何資金，這嚴重影響了辦公室成員對檔案整理的積極性。另外，有些事業單位可能經濟效益不高，所以檔案管理設備十分落后，這使得辦公室檔案管理工作水平遲遲未能得到提升。

2、辦公室檔案管理人員的綜合素質有待提升

首先，有很多辦公室檔案管理人員并不具備專業的理論知識，有很大一部分檔案管理人員是在本職工作的基礎上兼任辦公室檔案管理人員，缺乏有效的檔案管理專業培訓，檔案管理水平不高，使得辦公室檔案難以發揮應有的作用，有很多有價值的辦公室檔案數據信息未能被發現；其次，辦公室檔案管理人員工作精力不足。檔案管理工作本身是一項比較枯燥的工作，需要管理人員有足夠的耐心，但是由于檔案管理人員本身屬于兼職，雖然想做好檔案管理，但精力時間著實有限，無法確保檔案管理工作效率。

3、辦公室檔案管理人員交接方面的問題

辦公室檔案管理人員會因為各種各樣的問題，可能會無法繼續此項工作。事業單位領導就需要安排另一名工作人員來接替工作。一般來講，在工作交接過程中，應要求交接雙方都具有耐心，當接替者完全勝任此項工作后，原來負責人員才能夠離職。雙方在交接的過程中，常常會出現各種問題，有很多問題未能清楚的交接明白就不了了之，這使得很多辦公室檔案成為了無厘頭檔案，無法追根溯源，只能放棄。這對事業單位而言，就造成了大量的檔案資源白白浪費。

4、檔案管理的信息化程度較低

隨著信息化的到來，事業單位內部的信息化程度也有著更高的要求，目前電子操控已經成為了一種比較普遍的現象，但是又很多單位沒有意識到辦公室檔案信息化管理的重要性，工作效率被迫降低。很多事業單位的辦公室檔案管理設備都過于陳舊，更新的速度比較緩慢，極大的阻礙了事業單位辦公室檔案管理工作的發展。

2 針對事業單位辦公室管理弊端的應對對策

1、事業單位應重視辦公室檔案管理工作

首先，事業單位領導可以安排一個對辦公室檔案管理十分了解的檔案干部，該名干部主要負責指導辦公室檔案管理，并且具體執行各項工作，可以安排一個辦公室人員輔助其開展工作。檔案管理干部需要對整個事業單位的辦公室檔案都進行管理，之后在每個部門都安排一名員工作為兼職檔案員，將整個部門的辦公室檔案進行歸檔處理，如果是非常重要的辦公室檔案材料，則必須要特別說明。同時要寫出保管期限。其次，事業單位能夠為辦公室檔案管理工作提供一定的經費，因為檔案裝訂、檔案管理所使用的設備都需要一定的資金，所以事業單位必須做好經費保障。最后，事業單位做好專門配備一個檔案室，來存放辦公室檔案，注意檔案室必須干凈整潔。

2、提高檔案管理人員的綜合素質

隨著我國經濟的迅猛發展，就需要更準確更大量的信息，事業單位的辦公室檔案管理也要跟上時代的步伐，特別是檔案管理的人員，應當盡可能招聘專業的檔案管理人員進行專門的檔案管理工作，減少兼職檔案管理人員的工作量，以確保檔案管理效率。而且事業單位還要對辦公室檔案工作的管理人員按期進行工作培訓，使他們意識到自己工作的重要性，充實自身知識，端正自身工作態度。同時工作人員需要定時檢查辦公室檔案的有關情況，發現問題的時候要做好補救措施。這就需要辦公室檔案管理員投入更多的時間細心的呵護檔案。

3、對人員工作交接問題做相應規定

事業單位應該要求辦公室檔案管理人員在離職的時候，做好交接工作，最好留下固定的電話，以便于以后出現問題后可以及時聯系解決。對此事業單位應對交接工作作出明確規定，并嚴格執行這一規定。

4、完善信息化管理

在對辦公室檔案管理信息化制定規劃時，事業單位應該遵循服務于事業單位經濟發展的基本方針，結合自身的特點以及發展的目標，通過一系列的調研以及論證，從而制定出有利于辦公室檔案管理信息化建設的一個近期和遠期目標，從而不斷的形成一個相對比較完善的網絡管理體系，進而推進辦公室檔案信息化的整體發展。

辦公室檔案的信息管理部門需要在網站上成立一個辦公室檔案的信息站點，檔案信息網站是通過網頁的形式為辦公室檔案管理工作人員提供相關的服務，方便辦公室檔案的工作人員在網絡上查詢、歸檔以及下載等。這樣的網頁服務已經成為了檔案信息化管理的一個重要的標志與手段。同時，在事業單位的辦公室檔案信息化管理中，事業單位管理信息系統又納入了檔案管理的操作系統，形成了一個全方位的傳送系統，從而能夠更有效的實現網絡信息資源的共享，提高事業單位檔案管理工作效率。

3 結語

綜上所述，可知事業單位是很有必要做好辦公室檔案工作的，單位應當在事業單位辦公室檔案管理工作中做好人力、財力、物力方面的支持，尤其是要對辦公室檔案管理人員進行專業的培訓，以此提高管理人員的工作能力。辦公室檔案工作人員也應該利用業余時間提高自身的能力和素質，在離職時做好交接工作。當然，在信息時代下，事業單位也應盡快實現辦公室檔案管理工作的信息化發展。

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