公共管理視角下的檔案管理范式思考

馮衛東

摘 要：公共事業的管理是面向全體民眾的，因此，其中的檔案管理也是以為人民服務為宗旨的。對于公共組織來講，檔案管理是其工作的重要部分，并且要選擇適合于自身發展實際的管理范式才能做到科學的檔案管理。本文不僅分析了公共管理和檔案管理范式，還提出了影響檔案管理范式選擇的因素。

關鍵詞：公共管理；檔案管理；范式

在時代進步的視域下，無論是公共管理還是檔案管理，都需要進行全新地改革，因為傳統的檔案管理范式已經不能滿足新形勢下的公共組織要求。“范式”簡單講就是一種“模板”，是經過長時間的積累、調整，確定下來的規律，傳統的檔案管理有著一種統一的范式，但是必須要在社會進步的今天，與時俱進，創新檔案管理范式。檔案管理創新也是需要在公共管理的前提下進行的，需要全方位地思考，才能做好檔案管理范式的調整和創新工作，從而為我國的公共事業做出貢獻。

1 公共管理

公共管理，管理是社會公眾的事務，旨在為社會和人民服務。公共組織才有公共管理，不僅政府機關、企事業單位需要公共管理，社會團體、群眾社團等也同樣需要公共管理，因為公共管理就是把人民集中起來，為社會的發展和人民的幸福貢獻力量的一種管理職能。本文探討的主要是現代公共管理，以為社會和人民服務為宗旨的管理模式。

公共管理在長期的發展中具有自己的特點：第一，公共管理具有公共性，因為它是作用于整個社會的管理職能，這種管理面向全體人民、為了全體人民的利益、全體人民共有；第二，公共管理具有服務性，公共事務的管理旨在為人民服務，要保證全體公民的利益，所以具有一定的服務性，公共管理的核心就是“服務”；第三，公共管理具有合作性，因為公共管理的面向全體民眾的，不是某一個單位、某一個部門就可以完成公共管理的事務，而需要社會的全體公民積極參與，并形成合作關系。

2 檔案管理范式

檔案管理經過長時間的調整和使用，在不同時期、不同組織形成了與之相適應的不同范式，目前，我國的檔案管理工作主要表現為以下幾種范式：

（一）檔案管理范式之一：文檔管理式

文檔管理式是定期將文檔整理在一起，經過系統編號之后形成一個時期內的總體文檔，這種集合的形式主要要收集單位的章程、會議記錄、大事紀要、重要文件、成員檔案等，需要單位內的各個部門通力合作，將各自檔案交由檔案室保管。采用這種管理范式的檔案室，經過歸檔、編號，將檔案分類保存，這種檔案的整理和集中便于單位的統一管理，保證了文檔的完整性，便于日后查找。以政府機關的人事檔案為例，每年經過公務員考試的新員工，在正式入職前需要考試、體檢、填寫就業協議等，這些文件都不會在個人手中保管，會統一由人事部門管理，并通過官方渠道調入之前的學籍、工作檔案，工作后有新的人事變動，也需要將聘書等文件歸檔。

（二）檔案管理范式之二：電子信息管理式

電子檔案是在紙質版檔案的基礎上發展起來的，多數企業會使用這種歸檔方法。電子信息的管理主要是通過計算機，錄入文字和數據，從而形成一份電子文檔，存儲在硬盤或者網絡空間中，最大限度地利用便利的網絡條件完成檔案管理。電子信息管理的檔案范式優勢在于比較方便，而且更適用于跨地區的檔案保存，能夠保證檔案的格式、規范都是一致的。例如，騰訊公司總部設在深圳，除了北京、上海兩家比較大的分公司外，還有大遼網、大魯網等分站，員工遍布全國各地，因此，騰訊公司就比較適合使用電子信息管理模式，保證所有員工的檔案具有一致性。

3 影響檔案管理范式選擇的因素分析

公共組織可以根據自己的實際需要選擇檔案管理范式，但是無論怎樣選擇都要以符合自身發展需要為宗旨。影響著公共組織選擇合適的檔案管理范式的因素主要有以下幾種：

（一）社會發展趨勢的影響

作為公共事業管理的一種，檔案管理范式的選擇是容易受到社會發展趨勢的影響的，而且這也是最大的影響因素，因為社會的發展會影響檔案管理人員的思想，所以也就會將這種影響折射到現實的檔案管理上來。社會影響尤其是經濟利益的影響是巨大的，主要表現在對檔案管理的公正性方面。另外，公共事業強調為人民服務，而檔案管理人員如果能一直被“為人民服務”影響著，那么他的工作就會是積極健康的，能夠選擇好檔案管理的范式。例如，隨著社會發展，如果管理人員能夠受到網絡的影響，那么就可以采取紙質版檔案管理和電子版檔案管理并行的方式。

（二）政治、經濟制度的影響

不同的政治、經濟制度對于檔案管理范式的選擇是不一樣的，并且可以表現出顯著的不同。以封建社會的私有制為例，此時的經濟制度也充滿了私有的意味，整個社會都是處于少數人剝削多數人的局面中，因此檔案管理無論選擇怎樣的范式，都是在為少數人服務的；再以社會主義制度為例，尤其是社會主義初期，強調公有，那么檔案管理就是完全為人民服務的，時至今日，我國的檔案管理也是面向全體公民，為人民服務的。

4 結束語

每個公民都有屬于自己的檔案，對于檔案的管理屬于公共事業管理的一個部分，因此，要思考檔案管理的范式，需要在公共管理的視角下進行。在我國，檔案管理的范式主要有文檔管理式、電子信息管理式、公民參與式，每一種都有適合這種方式的組織在使用，但是宗旨都是為人民服務。但是，是否能夠在檔案管理范式上做出合適的選擇卻存在影響因素，主要有：社會發展趨勢的影響和政治、經濟制度的影響。

參考文獻

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