現代信息技術下的醫院文書檔案管理工作創新

龐杏才

摘 要：運用信息技術進行醫院文書檔案管理工作，對醫院整體工作將是一種極大的創新與促進，對促進醫療事業的發展具有重要作用。在分析醫院文書檔案傳統管理方式缺陷的基礎上，對比分析了現代信息技術在醫院溫宿檔案管理中的優勢，并依此提出創新醫院檔案管理工作的可行措施.

關鍵詞：現代信息技術；醫院文書檔案管理；創新

醫院文書檔案是醫院醫療工作的重要過程記載，是醫院進行科學研究、創新醫療技術、提高醫療水平的重要參考資料，對推動醫院自身及整個醫療事業的發展具有重要意義。隨著我國經濟的進一步發展以及社會醫療保險體制的改革，醫院文書檔案管理工作也必須與時俱進、跟進發展。

當前，受傳統檔案管理模式的影響，在醫院文書檔案管理中尚存在許多問題亟待解決。首先，文書檔案的建立手段與管理方式所需設施不足，裝備技術落后，無法滿足醫院規模與技術發展的需求，從而導致醫院文書檔案管理始終處于低水平運作狀態。其次，技術裝備的落后還影響到檔案管理理念的轉變，抑制檔案管理先進意識的增強，并直接束縛文書檔案管理工作人員業務能力與綜合素質的提高。第三，而從長遠目標看，醫院文書的存檔與管理還應見效于醫學利用，作用于醫療發展。醫療記錄是醫院進行科學研究、創新醫療技術、提高醫療水平的重要參考資料，有效利用醫院文書檔案對推動醫院自身及整個醫療事業的發展具均具有重要作用。但很多人對檔案管理工作的認識還不夠明確，對檔案進行利用的意識還很淡薄，甚至認為檔案工作可有可無，從而影響到醫院文書檔案的管理利用工作，導致醫院文書檔案管理工作的整體價值意義被降低。因此，在現代信息技術普及化的今天，運用信息技術進行醫院文書檔案管理工作，對醫院整體工作將是一種創新，這對促進醫療事業的發展具有重要的作用。

1 現代信息技術在醫院文書檔案管理工作中的作用

將現代信息技術應用于醫院文書檔案管理工作，不僅能夠為原有管理帶來技術創新，還能對管理理念的轉變、管理水平的提高以及人員素質的提升起到助推作用，體現出相當的科學技術優勢。

（一）有利于提高醫院文書檔案管理的效率

醫院文書檔案管理工作內容瑣屑、龐雜，工作環節多，工作過程長，操作規程細，要求程度高，稍有疏忽就會出現問題，甚至會造成更大的差錯。傳統的管理方式多采用人工操作，所面對的是大量不同的紙質文件，收集、分類及上架工作均需手工完成，這樣的工作方式不但費力而且耗時，加之工作量大，管理效率自然不高[1]。而隨著現代信息技術的引入，各種數據信息從輸入到歸類再到檢索等等，各個環節均采用智能化操作，不僅節省了大量的人力與體力，也使同一工作量的完成時間大為縮短，管理效率也就大大提高。

（二）有利于提高醫院文書檔案管理的質量

管理質量是衡量管理水平的重要指標，管理質量整體的高低涉及到諸多相關因素，針對文書檔案管理中的收集、整編、目錄、歸檔、查尋、利用、統計、鑒定等環節，數據化與智能化的操作方式不僅使管理工作的效率大大提高，也減少了人工操作中很容易出現的一些偏差與錯誤，使整個檔案管理工作水平有一個質的提升。

（三）有利于提高檔案管理人員的業務素質能力

在文書檔案管理的傳統模式中，檔案管理工作通常被認為是一份技術含量較低的工作，由此造成了專業人才數量的嚴重不足及其和專業化管理差距的進一步拉大，最終還是導致文書檔案管理工作的落后，并制約了該項工作的重要價值發揮。以現代信息技術作為醫院文書檔案管理的技術支，勢必需要一批專業的文書檔案管理人才，勢必要以先進的檔案管理理念、專業化的檔案管理意識以及高效的檔案管理模式來實現高效率、高質量、高水平的文書檔案目標，也勢必有利于檔案管理人員的業務素質能力的提高。

2 現代信息技術下醫院文書檔案管理工作的創新與發展

醫院文書檔案的管理工作必須適應現代化發展的要求，必須以現代化信息技術的運用為基礎，大膽創新檔案管理工作，使檔案管理工作的管理理念、管理體系及管理模式都有新的發展與提升，以更好服務醫療、科研及教學工作。

（一）管理理念的創新

醫院文書檔案管理工作的創新首先需要管理理念的創新，而管理理念的創新又與社會的變化與發展密切相關。

首先，隨著科技的進步，現代信息技術被運用到各種領域，促使各行各業的工作方式與工作效率發生較大改變，勢必要轉變理念、更新觀念、增強現代化檔案管理意識。

其次，醫院文書檔案作為醫療過程技術運用的記載，必將為醫院的教學、科研工作帶來幫助，醫療檔案的信息化管理無疑能夠提供全新的檢索、對比、歸納與交流方式，檔案管理人員必須將工作理念由“看守式管理”轉變為“服務式管理”。

再次，隨著我國改革的深入及經濟的進一步發展，尤其是醫療保險制度的改革與實施，使廣大民眾對醫療系統寄予了更高的期望，提出了更高的要求，同時，他們的知情權及維權意識也在增強，醫院文書檔案的存留不僅要為患者提供必須的咨詢服務，也為避免不必要的醫療糾紛預留底案。這就要求檔案管理人員必須增強現代觀念，以適應新形勢下的檔案管理工作。

（二）管理體系的創新

醫院文書檔案管理是一個系統性的工作，醫院應在建立現代信息技術網絡平臺的基礎上，加強管理人員的配備與培訓工作，建立新的檔案管理體制。

首先，應把醫院文書檔案管理建設成為服務型的現代信息技術平臺，這是創新管理體系的第一要素。其中，“服務”是檔案管理的宗旨，“服務型”是檔案管理的模式，“平臺”是檔案管理的服務窗口，“現代信息技術”則是實現檔案管理目標的技術支撐與操作方法。

其次，應提高管理人員的專業能力素質，這是創新管理體系的第三要素。現代信息技術下的醫院文書管理需要具有良好職業道德、具有深厚的專業理論知識以及較強的信息技術應用能力的專門人才，要創新管理體系，就要使管理者在這幾個方面都達到新型管理的要求。

最后，應建立適宜現代化檔案管理工作的制度機制，這是創新管理體系的第三要素。沒有相關制度機制的跟進，沒有和現代化信息技術相匹配的管理制度與運行機制，就談不上真正的管理創新。

（三）管理模式的創新

管理模式涉及具體的管理方法，創新管理模式應在原有方式的基礎上加以創新并逐步完善。首先，應在醫院檔案室引入IS09000 質量管理體系，并結合檔案管理的有關文件、制度，編寫質量體系文件，融合標準，實現管理程序文件化。其次，應有效利用網絡及現代信息技術進行檔案的收集、整編、鑒定、存檔和統計工作，構建互聯網檔案查閱服務平臺，把已存檔案數據化，以便為更多的用戶提供服務；同時應設置管理權限，在保證信息安全的前提下，提高檔案管理的現代化和資料利用的高效化。再次，要將檔案管理由以管理為主轉型為以服務為主，變被動接受為主動收集，積極為檔案利用做足準備、創設條件，以最大化發揮醫院文書檔案管理工作的價值。

3 結語

現代信息技術在醫院文書檔案管理中的運用使檔案管理工作不再局限于檔案部門本身，醫院應調動全員共同配合、齊心協力，才能使醫院檔案管理工作充滿活力，并發揮出應有的作用。

參考文獻

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