對檔案服務與利用的探討

李桂英

摘 要：檔案是一種特殊的社會資源，來源于社會實踐，最終又服務于社會實踐。檔案作為社會整體記憶的一部份，承擔著艱巨的社會責任。

關鍵詞：檔案；服務；利用

檔案事業存在的物質基礎是檔案信息及其價值，檔案事業發展的原動力是檔案信息價值的實現——檔案利用服務。檔案專業社會化服務是檔案事業的發展與社會對檔案工作需要的有機結合，是檔案工作融入社會、服務社會的動態過程。

1 拓寬收集渠道，豐富館藏資源

（一）只有從不同層面反映歷史全貌的館藏，才能滿足社會的不同需求。拓寬渠道，豐富的館藏是服務社會的前提。盡管近些年檔案館在這方面取得一些進步，但總體上離社會的需求還有很大距離。尤其是歷史照片、名人檔案、地方特色檔案等，要充分發動社會公眾參與到檔案資源建設中來。檔案館應該大膽吸納社會力量和民間資本進行合理開發，創新陳列方式，創新展示手段，豐富展出內容，拓展自身建設和發展空間。

（二）通過多種渠道與方式，將檔案信息開發和傳遞給利用者，激活檔案信息，實現檔案信息資源共享。在我國檔案事業從“纖纖弱苗”成長為“蒼勁大樹”的蓬勃發展中，檔案利用工作的不斷變革豐實了這棵大樹始終堅守的服務之魂。我們必須努力豐富館藏，注重收集檔案資料，在管好用好傳統檔案的同時，要及時收集一些新興領域的檔案，在收集紙質檔案的同時，更要注重收集特殊載體檔案。

（三）整理工作是為檔案利用和服務創新的順利開展，是集中收集、保管黨政機關、社會團體、企事業單位形成的現行政策性、法規性、公益性、服務性文件資料的機構和信息庫，是政府對外行使行政管理職能，并直接為社會公眾提供方便快捷政策法規和政務服務的窗口，是新形勢下國家綜合檔案館職能的延伸點，是促進政務公開、接受社會監督、提高辦事效率、服務經濟建設的重要舉措。

（四）為挖掘館藏檔案信息資源而搶救、整理檔案，做好檔案整理工作是發展檔案事業根基，我們應該不斷推進檔案信息資源的數字化、網絡化，為網上檔案利用創造條件。

2 努力創新，提高檔案利用和服務水平

（一）做好政府信息公開查閱。

檔案館作為依法指定的政府信息公開查閱場所之一，應抓住全社會普遍關注的時機，認真做好信息的收集、管理、利用工作，向公眾提供集中、規范、權威、系統的政務信息，切實保障公眾的知情權、參與權、監督權、為公眾提供有效服務。

（二）強化服務意識，正確認識收集與服務的關系，把工作重點轉移到提供檔案利用的服務上來，端正服務態度，熱情、主動、負責，熟悉自己的服務對象，了解廣大利用者的需求，及時有效地為利用者提供有價值的檔案信息。

（三）組織各種社會活動。

檔案館應根據活動對象和特點，組織多種形式的社會活動，發動公眾更多地參與到檔案策劃的文化活動中。例如，舉辦“檔案館開放日”活動，吸引公眾走進檔案館，擴大檔案館的影響力。

（四）現行文件公開服務面臨的問題是：政策依據與法律保障不足；公開文檔信息的來源與質量尚存在著一些問題；現行的檔案管理體制的束縛；現行文件公開服務中的法律問題?，F行文件服務中心應是“集中收集、保管黨政機關、社會團體、企事業單位形成的現行政策性、法規性、公益性、服務性文件的信息庫；在收集整理政府機構現行文件夾的基礎上，以政務信息公開為基本任務，方便社會各界，特別是普通公民查詢、了解政府在社會事務管理方面現行政策規定的機構，是新形勢下國家地方綜合檔案館的內部機構，是檔案館職能的延伸。收集、了解文件內容；調查公眾需求，勾股定理公開重點；對公開文件進行認真鑒定，列出可以公開的文件清單；履行文件公開審批程序；采取適當有效方式正式公開。

3 加強檔案人員素質教育培訓

作為檔案工作者應該能夠意識到，隨著我國《檔案法》的頒布與貫徹執行等，各級領導的檔案意識和全社會公民的檔案意識也都大大增強。但是檔案館檔案的利用卻長期處于低谷之中，社會公民對檔案和檔案館依然是缺乏足夠的認識，這就要我們的檔案工作人員加強素質教育服務能力。

（一）提高檔案管理人員的綜合服務能力，就要要求檔案人員有過硬的業務技能；既要有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案人員要樹立正確的世界觀、人生觀，熱愛檔案事業，甘于奉獻。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案，各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案人員成為一名掌握科學的先進工作方法，一專多能的檔案工作人才。

（二）要善于調動各方面的力量，積極培養檔案工作方面的專業人才。

4 檔案信息服務中隱私權的保護

（一）開發利用檔案，是發展檔案事業的需要，更是檔案工作者神圣的使命。檔案作為歷史記錄，其中許多內容涉及個人隱私。檔案信息進入普遍的數字化、網絡化，檔案信息的的獲取更加方便、快捷。保護檔案信息服務中的隱私權，并不為每個公民所了解，即使對于檔案工作者來說，在檔案信息服務中注重開放利用而忽視隱私保護的現象較為普遍。在檔案信息服務中保護隱私權意義不僅僅在于維護當事人的合法權益，而在于為檔案事業的發展營造良好的社會氛圍，推動檔案信息化進程，促進檔案社會價值的發揮。

（二）檔案工作者應注意保護他人隱私。檔案館向社會提供檔案信息服務，這就要求檔案工作者必須熟悉館藏，以方便利用，因此，檔案工作者更容易了解到檔案中所涉及個人隱私。檔案工作者不能因好奇心或別有用心地把館藏檔案中涉及個人隱私的內容泄露于眾，這是不道德的行為，也是違法的。

（三）在檔案信息服務中不僅要維護當事人的合法僅益，滿足公眾對社會信息公開化需要的同時，還要保障其隱私權。保證檔案信息服務工作沿著法制化的軌道健康發展的同時，使檔案信息能夠健康、安全地服務于社會、服務于我們的生活。

參考文獻

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