人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性和保障條件分析

曾愛武

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，畢業(yè)生每年逐漸增多，加大了社會(huì)上的就業(yè)壓力，這時(shí)對(duì)于人力資源檔案信息化的建設(shè)就顯得至關(guān)重要，它是現(xiàn)在事業(yè)單位管理的重要組成部分。本文就是針對(duì)我國(guó)人力資源檔案信息化建設(shè)的必要性以及保障條件進(jìn)行了深入的研究，其最終目標(biāo)就是為了促進(jìn)人力資源信息化的建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案管理；信息化建設(shè)；必要性；保障條件

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技的快速發(fā)展，我國(guó)各個(gè)行業(yè)都面臨著重大的挑戰(zhàn)。為了能夠滿足現(xiàn)在社會(huì)變化的需要，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)我國(guó)人力資源檔案的發(fā)展，改變傳統(tǒng)的管理模式，利用現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行人力資源檔案的信息化建設(shè)，這是我國(guó)不斷發(fā)展的社會(huì)必要。面對(duì)當(dāng)前社會(huì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的形勢(shì)，加強(qiáng)人力資源管理迫在眉睫，它也是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。

1 人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1 人力資源檔案管理的客觀需求

人力資源檔案管理受到各種因素影響，其中最主要的影響因素是檔案信息的利用環(huán)境以及保存方式。由于影響人力資源檔案管理因素的存在，使得人力資源檔案管理的建設(shè)受到了不同程度的限制，所以人力資源檔案管理通常情況下處于不受外界影響的狀態(tài)，對(duì)于檔案信息的利用受到了嚴(yán)重的限制。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在人們的需求，所以必須對(duì)人力資源檔案管理的方式進(jìn)行改革，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。加強(qiáng)人力資源檔案的信息化建設(shè)，就能夠充分檔案信息資源，從而能夠使人力資源檔案信息資料得到廣泛的應(yīng)用，推動(dòng)檔案信息化的進(jìn)程。

1.2 人力資源檔案管理發(fā)展的必然途徑

國(guó)內(nèi)各行各業(yè)的發(fā)展都離不開人才，所以這是一個(gè)人才競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代。隨著經(jīng)濟(jì)、科技、醫(yī)療等方面的發(fā)展，人才已經(jīng)成為改變這個(gè)時(shí)代最主要的因素，所以對(duì)于人力資源的關(guān)注已經(jīng)達(dá)到了一個(gè)前所未有的程度，從而體現(xiàn)了人力資源管理在整個(gè)經(jīng)營(yíng)中的作用。人才競(jìng)爭(zhēng)與人力資源的管理有著密切關(guān)系，所以人力資源管理的信息化建設(shè)將成為促進(jìn)充分利用檔案信息資源的重要途徑。檔案信息的信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工管理方式，這種巨大的進(jìn)步有效地推動(dòng)了現(xiàn)代化的進(jìn)程，人力資源信息化的管理方式是現(xiàn)在檔案信息管理的主要方式，也是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。

1.3人力資源檔案管理的重要手段

對(duì)于檔案信息的管理就是為了更好地、充分地利用檔案信息，從而推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。傳統(tǒng)的手工管理方式比較繁雜，查閱起來并不方便，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這樣的檔案管理方式并不能有效地促進(jìn)人力資源的利用。為了促進(jìn)人力資源得到充分利用，檔案信息的信息化管理方式能夠打破傳統(tǒng)的檔案信息的管理方式，它有效地提高了人力資源檔案的利用率和使用價(jià)值。將人力資源檔案信息化并儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中，以便滿足人們的閱讀需要，這種人力資源檔案信息的管理方式能夠最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)資料，也不易丟失、損壞。

2 人力資源檔案信息化建設(shè)的保障條件

對(duì)于我國(guó)人力資源檔案信息化的建設(shè)必須具有一定發(fā)展條件，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，其保障條件遇到了各種各樣的問題，這些問題是客觀存在的，必須引起重視，為了發(fā)展檔案信息化建設(shè)的保障條件必須有效地采取相應(yīng)的措施。只有滿足人力資源檔案信息化建設(shè)的一切保障條件，才能夠促進(jìn)人力資源檔案信息化的發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化。

2.1 加深管理者的高度重視

對(duì)于人力資源檔案信息化的建設(shè)，需要具有高能力的管理者進(jìn)行管理，同時(shí)管理者還要對(duì)本單位的人力資源具有全面的了解，只有這樣才能想借閱者表明檔案信息的重要性，當(dāng)向領(lǐng)導(dǎo)提供檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確檔案信息的重要性，并向領(lǐng)導(dǎo)介紹檔案信息在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中所占據(jù)的地位，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同檔案信息重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。為了證明檔案信息的重要性，應(yīng)當(dāng)利用每一次能夠應(yīng)用檔案信息解決或處理的重大問題，以此向企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)檔案信息在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中所發(fā)揮的作用，得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，并能夠給予資金上的支持，購(gòu)買相應(yīng)的設(shè)備不斷加強(qiáng)企業(yè)人力資源檔案的信息化發(fā)展，確保人力資源信息化發(fā)展的保障條件。人力資源檔案信息化的發(fā)展應(yīng)當(dāng)及時(shí)向事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)反映，使領(lǐng)導(dǎo)者能夠清楚地認(rèn)識(shí)到檔案信息化的進(jìn)程，認(rèn)同檔案信息的作用，使檔案信息作為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要因素，將檔案信息化的發(fā)展納入到企業(yè)整體發(fā)展的進(jìn)程中，從而使企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)到檔案信息的重要性。

2.2 建立實(shí)用的人力資源檔案信息化平臺(tái)

若想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位更加有效的發(fā)展，就必須根據(jù)單位的自身狀況建立相應(yīng)的人力資源管理檔案信息系統(tǒng)?，F(xiàn)在對(duì)于每個(gè)企業(yè)而言，人力資源檔案都是企業(yè)能夠正常運(yùn)行的決定因素，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)保證企業(yè)人力資源檔案信息化建設(shè)能夠得到領(lǐng)導(dǎo)者的支持，所以無論如何建立人力資源管理檔案信息系統(tǒng)，都必須考慮該系統(tǒng)必須能夠在實(shí)際的應(yīng)用中解決出現(xiàn)的問題。在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中，無論自身的合作者是具有經(jīng)驗(yàn)的人力資源檔案信息管理商還是具有經(jīng)驗(yàn)的人力資源檔案管理者，企業(yè)都必須建立屬于自身的人力資源檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，從而促進(jìn)自身的發(fā)展。建設(shè)人力資源檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)時(shí)，可以應(yīng)用各種有關(guān)的、先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地加強(qiáng)和完善該系統(tǒng)平臺(tái)，使它成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要支柱。

2.3 提高檔案管理人員的工作技能

人力資源檔案信息化的建設(shè)對(duì)管理者的要求較高，因?yàn)檫@屬于一種對(duì)于工作技能要求較高的工作，該項(xiàng)技術(shù)能夠優(yōu)化企業(yè)人力資源檔案信息系統(tǒng)，所以就要求檔案的管理者必須具有各方面的技術(shù)能力，作為檔案的管理者，其自身應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感，這有這樣才能真正提高自身的積極性和主動(dòng)性，提高管理者的工作效率。為了促進(jìn)事業(yè)單位人力資源檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程，要求管理者必須熟練掌握與檔案信息管理有關(guān)的各種技術(shù)能力，同時(shí)管理者還必須熟練掌握計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)功能，并能應(yīng)用這些功能實(shí)施檔案管理，最后還要求管理者清楚地知道人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行原理，并能熟練地應(yīng)用，這也是最基本的要求，只有這樣才能使該管理系統(tǒng)正常地、安全地運(yùn)行。

2.4 有效保證檔案數(shù)據(jù)庫的安全運(yùn)行

人力資源檔案信息的安全受到各種因素的影響，與此有密切關(guān)系的有網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、管理等方面。人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性主要是指與計(jì)算機(jī)有關(guān)的各種因素的影響，但其安全性不受到這些因素的干擾。網(wǎng)絡(luò)安全就是指網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)受到外界因素的影響，但是其安全性不受到影，不會(huì)因此而發(fā)生損壞、泄露等現(xiàn)象。應(yīng)用安全則是指對(duì)于檔案信息的電子傳送能夠保證其安全性，不因其他因素的影響，使得電子信息受到破壞、泄露等現(xiàn)象。管理安全則是指檔案信息的管理者一定要按照相應(yīng)的規(guī)章制度對(duì)檔案信息實(shí)施管理，以保證檔案信息的安全性。為了保證人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)能夠正常、安全的運(yùn)行，就必須應(yīng)用高技術(shù)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，保證硬件、軟件的正常運(yùn)行，保證檔案信息的安全性。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在人力資源檔案管理信息化建設(shè)中起到重要作用。若要加強(qiáng)人力資源檔案信息化的進(jìn)程就必須引起事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，并重視信息化平臺(tái)的建立，提高管理人員各方面的技能等，只有這些保障條件得到滿足，才能保證人力資源檔案信息在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]單繼芳. 人力資源管理信息化的效能分析[J]. 商業(yè)時(shí)代，2010，01：60-61.

[2]賈志勇. 加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察案卷檔案管理[J]. 現(xiàn)代交際，2011，08：31.

[3]盧艷. 基于人力資源管理信息化平臺(tái)的人事檔案管理信息化構(gòu)建[J]. 現(xiàn)代商業(yè)，2011，29：270-271.