試論新時期如何提高辦公室檔案管理的有效性

楊穎

摘 要：在事業單位的辦公室業務中，規范化管理檔案是一項重要任務。當下我國正走在深化體制改革的深水區，辦公室檔案的有效規范管理能夠加快單位發展，減輕改革阻力，充分發揮人的能動性。本文以辦公室檔案管理的規范化和信息化為突破口，探討“互聯網+”新時期如何提高辦公室檔案管理的有效性。

關鍵詞：辦公室檔案管理；信息化；規范化

辦公室檔案管理對事業單位或國有企業的日常工作進行跟蹤記錄，對日常工作中的各項事業進行規范化的整理，是單位發展的一項重要日常工作。新時期以來，事業單位逐步進行深化體制改革，企業員工與事業編制員工混雜，對檔案管理的規范化和有效性提出了挑戰。在復雜的工作環境中，檔案工作內容不明晰，檔案前期文書不規范，檔案管理信息化程度低等問題制約了辦公室檔案管理的有效性。本文以相關文獻為理論指導，并結合自身工作經驗，從完善辦公室管理機制、提高檔案管理人員專業素質、建立檔案數據庫等方面著手，探討新時期辦公室檔案管理的規范化和信息化。

1 規范辦公室檔案管理的必要性

辦公室檔案是隱藏在事業單位的一筆隱形財富，具有重要的經濟價值和社會價值，要提高辦公室檔案管理的有效性前提是完成檔案管理的規范化。檔案管理規范化能夠為提高檔案管理有效性披荊斬棘，并從側面反映單位人事管理的專業化水準。首先，辦公室檔案是單位經濟業務和人事變遷的信息載體，檔案管理工作就是系統化整理這些資料以方便查閱，因而檔案管理的準確性和規范化是提升單位管理能力的重要支撐。其次，檔案管理作為單位管理職能的“無形的手”，通過信息化建設可以實現各級管理部門的無縫對接和溝通，摒棄部門間溝通藩籬，剔除了浩繁的數據整理工作，簡化并明晰了檔案工作的任務。最后，規范化檔案管理倒逼檔案管理工作者提高自身專業素質，建立檔案電子數據庫、掌握電子檔案系統的操作方法等要求檔案人員進行更多的在職培訓和學術探討，從而營造了新時期檔案管理信息化的討論氛圍，助推檔案管理的有效性。

2 制約辦公室檔案管理有效性的問題

辦公室檔案是事業單位發展的寶貴資料和珍貴歷史憑證，然而當前檔案管理存在著一些長期積攢的問題。首先，單位管理層面缺乏統一認識，沒有制定科學合理的檔案管理長遠規劃，老舊的檔案沒有整理入檔或銷毀，檔案信息化沒有提上日程。其次，基本沒有形成完善的辦公室檔案管理制度，檔案前期的文書處理草率，沒有嚴格規范的填寫標準，給后期的檔案查閱造成麻煩，喪失了檔案管理的意義。最后，檔案管理信息化程度較低，單位計算機配備比例達不到建設數據庫的要求，檔案管理人員專業素養匱乏，在技術性強的管理工作上造成崗位空檔，嚴重制約了檔案管理的現代化發展。

3 提高辦公室檔案管理的有效性的策略

3.1 完善辦公室檔案管理機制

辦公室檔案工作的標準化和規范化需要嚴格的監管和約束，這就需要建立完善的檔案管理制度，明確分工檔案人員職責，各司其職，相互監管約束。首先，檔案管理工作要有章可循，確立明確的綜合檔案檔案管理制度，檔案人員熟記工作手冊要求，在工作中嚴格執行檔案收編檢索、使用等流程。其次，上層管理人員應聽取檔案人員的工作經驗，共同商榷檔案管理方法，制定出適時、科學、合理的管理制度并堅決執行。最后，要建立檔案工作突發事件的預警機制，一旦發生非人力因素而造成檔案損壞、遺失，能夠在較短時間內實現檔案恢復和再建。這就需要建立檔案數據庫和實現檔案信息化管理。在發生人為損害檔案保存工作時，要嚴格追責，比如檔案的分類存放、檔案信息的準確性以及檔案的到期銷毀等，一旦出現問題就要明確責任，方可進行后續工作。

3.2 建設高素質檔案管理隊伍

辦公室檔案管理具有很強的專業性，隨著電子檔案管理的興起、數據庫建設和高新設備的引入，檔案管理人員面臨了新的挑戰，建設高素質的專業檔案管理隊伍也就應運而生。專業檔案管理人員需要不斷提升自身專業水平，與時俱進積極學習信息化檔案管理方法，熟練掌握信息化檔案管理技巧，并且具備較強的責任意識和保密品格。首先，單位領導要重視檔案管理隊伍的培養，面向社會公開招聘專業檔案管理人才，對接高校檔案專業高材生，提供學習交流機會，促進單位檔案員工與外界的學習溝通。此外，單位還要緊跟檔案管理的時代步伐，定期開展在職培訓，通過多種方式提高檔案工作者的專業技能，擴充知識儲備。其次，端正檔案工作者的工作意識和責任意識，轉變事業單位檔案管理工作的功利主義思想，明確個人的職責所在，以提高單位管理水平為中心，與相關部門協同創新，構建信息合作平臺，積極發掘檔案管理的信息價值。

3.3 開啟信息化檔案管理新常態

“新常態”是深化體制改革和復雜環境下事業單位發展的要求。辦公室檔案管理要實現信息化，需要建立檔案管理數據庫，并加大單位辦公室檔案管理的現代化投入。信息化的新型技術要求檔案管理人員具備獨立思考能力，能夠及時發現檔案管理中存在的問題，并通過有效的分析加以解決。擁有自身的獨立思考，既能提高檔案管理人員的工作積極性，又能使其在突破傳統管理模式的前提下，對新發現的問題進行創新解答，從而拓寬檔案管理的新型管理模式。對辦公室檔案管理工作進行創新性建設，是檔案實現信息化管理的基礎，對檔案信息的有效保管起著核心作用。辦公室檔案數據庫的建設能夠讓信息技術對檔案資源發揮科學而系統的管理作用，進而使得檔案管理工作與計算機信息技術緊密結合并良性運作，進一步促進數據庫和檔案目錄庫的有效結合，形成網絡化開放式的數據庫，真正地提高辦公室檔案管理工作的效率。

此外，保障檔案管理工作是一項耗資巨大的工程，涉及到檔案的收編、整理、檢索、查閱、維護、搶救等多個環節，因此必須要對辦公室檔案管理經費進行預算，保障經費的合理支出。

參考文獻

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