檔案的信息化管理改革創(chuàng)新途徑

安冰冰

摘 要：檔案作為一個信息的載體，它的管理工作對于各個大型機構來說也是至關重要的。就如今而言，在檔案管理工作上依然存在一些問題，工作人員必須清楚地認識到它的重要性才可以更好的改進管理工作的不足。本篇文章主要針對當前國內檔案管理工作向信息化管理轉變的過程中存在的諸多問題作為了深入的探究，并為其指出了一條明路。

關鍵詞：檔案；信息化管理；改革

如今，時代的發(fā)展，科技的進步，網(wǎng)絡和新型檔案管理軟件也在此背景下誕生并不斷發(fā)展，極大地影響了我國傳統(tǒng)的檔案管理模式，很大程度上促進了其朝著信息化和技術的道路前進。而在此背景下，科技發(fā)展速度加快，對檔案管理工作來說也是一個大挑戰(zhàn)，此外，也對檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展帶來了契機。所以，在當前狀況下，加快檔案信息建設的腳步才是首要問題。

1 檔案信息化管理

實現(xiàn)檔案信息化意味著和傳統(tǒng)的檔案管理模式告別，計算機技術自然也是在其中得到運用。因此，要科學有效的管理檔案的話就要必不可缺的就是信息化技術，因為它不會因為時間而發(fā)生任何變化，可以有效地檔案進行分類，排序，查詢等，無需耗費多余的人力和物力去查閱檔案。此外，傳統(tǒng)的檔案資料都是用是紙張來記錄的，時間一久容易發(fā)黃褪色，字跡模糊不清，腐爛，蟲蛀等狀況，最終導致檔案無法正常使用。但是使用信息化方式來進行管理的話，就可以讓檔案變得更加安全，不會受到上述的危害。使用信息化方式來管理，對于檔案管理發(fā)展是一個重要的飛躍，在實現(xiàn)的過程中，工作人員獲得的經驗和技術都是獨一無二而且寶貴的。當今時代，管理技術多樣化，要選擇一條正確的發(fā)展方向也是困難的，而且我們無法預料到結果究竟如何。路途漫漫，不僅僅只是用行動表明就可以了，傳統(tǒng)的紙質記載到信息化記載都是需要一個過程。所以，要實現(xiàn)的話應該把制度改革，方式創(chuàng)新等作為前提條件，再加快檔案管理信息化管理的腳步。僅憑一張紙而言，平鋪的時候占據(jù)的面積大，但是對折再對折之后就會變得渺小。而如今，在推進各個層面的發(fā)展過程中都是有這樣的規(guī)律，都是希望用低消耗獲取高效益。

2 當前我國檔案信息化管理中存在的問題

2.1 信息化管理意識薄弱

檔案管理在傳統(tǒng)管理模式的影響下，使得在引入新型的現(xiàn)代化管理模式之后還無法及時的認識到提升信息化管理水平的迫在眉睫性，一小部分的領導也沒有以身作則推進信息化管理進程，使得該過程缺乏了科學管理和指導，不利于檔案開發(fā)和使用，阻礙了我國檔案管理現(xiàn)代化管理的進程。

2.2 檔案管理信息化程度不足

即使在如今，信息化已經得到大范圍的運用，可是依然有諸多單位在檔案管理工作上還沒有實現(xiàn)信息化管理，仍然是采用傳統(tǒng)的紙質記錄和收藏，遇到惡劣天氣極易毀壞，使得檔案無法正常使用，失去其利用價值，且紙質的檔案不好翻閱。可見，各個單位畢竟加快全面你建設信息化檔案管理的腳步，以確保檔案可以發(fā)揮其真正的效用。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理工作的主體是管理人員，他們的專業(yè)水平對檔案管理工作水平的高低與否起著決定性的作用。就如今，我國諸多單位中都缺乏專業(yè)素質水平高的高端管理人才，在職管理人員的年齡呈現(xiàn)出高齡化的趨勢，多數(shù)沒有經過專業(yè)的培訓，在網(wǎng)絡信息時代也很難相適應，此外，一些工作人員未充分履行自己的責任，檔案管理工作不夠認真，也沒有及時完善更新檔案信息，這些都是造成我國檔案管理效用低的原因。

3 檔案管理信息化改革創(chuàng)新途徑

要實現(xiàn)檔案信息化管理這一目標就需要把握系統(tǒng)性原則，從以下幾個方面出發(fā)。

3.1 增強檔案管理信息化的管理意識

如今，信息化檔案管理在信息化時代背景下已經充分的顯現(xiàn)出了自己的先進一面，所以強化檔案信息化管理意識是提升檔案管理信息化水平的重要途徑。第一，作為單位領導，要對信息化管理有充分的了解和認識，認識到它的先進性，從而提供資金和政策的扶持。此外，要對檔案管理做科學規(guī)范化管理，就必須嚴抓檔案歸檔工作。第二，樹立堅持信息化管理的理念，推進檔案管理信息化進程。第三，利用“開放式”的檔案管理方法來轉移發(fā)展重心即最優(yōu)服務。

3.2 加強檔案管理信息化整體規(guī)劃

檔案管理信息化為單位經濟發(fā)展服務，所以要實現(xiàn)檔案管理信息化就要對整體規(guī)劃引起足夠的重視。根據(jù)實際情況出發(fā)，通過民主科學討論來制定信息化檔案管理的發(fā)展規(guī)劃，帶動檔案管理工作整體發(fā)展。在制定整體規(guī)劃的過程中需要明確好目的，注重計劃的可行性，靈活性等。與此同時還要建設一個檔案信息網(wǎng)站，利用網(wǎng)頁的形式為來大家提供信息資源服務，讓大家更好的使用檔案資源。建設檔案信息網(wǎng)站要注意操作系統(tǒng)的升級和不斷完善更新的能力，畢竟此過程中包含了搜索，歸檔，下載等多環(huán)節(jié)。此外，還要引入先進的標準設備來為檔案管理提供有力的支持。

3.3 加強檔案管理信息化的技術保證

通過加快推動信息資源數(shù)字化發(fā)展的腳步，可以實現(xiàn)強化檔案管理信息化的技術保證目標。從檔案管理信息化的核心點來說，信息資源數(shù)字化就是其核心。它是利用電子檔案的形式來對檔案做保存和保護。加快實現(xiàn)檔案管理電子化的目標，以此來構建一個可以充分發(fā)揮效用、系統(tǒng)完善、操作合理、查閱便捷的檔案全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，再從實際出發(fā)，在檔案網(wǎng)站上發(fā)布有關的消息，以便為用戶提供更加的全面，便捷的高效服務。

3.4 加強檔案管理信息化的人員保障

要實現(xiàn)檔案管理信息化工作者保證就要從提升工作人員的專業(yè)素質水平出發(fā)，強化對他們的信息化管理技術的培訓，引入新人的時候也要提高招收的條件確保管理人員整體素質的提高。檔案管理工作開展水平的高低受到管理人員的直接影響，因此傳統(tǒng)的紙質檔案向電子檔案的轉變就需要從提高管理人員的專業(yè)素質水平，思想覺悟等方面出發(fā)，以此實現(xiàn)為檔案管理信息化做出強有力的管理人員的保障目標。

4 結語

總而言之，要充分的提高檔案管理信息化水平的根本途徑就是實現(xiàn)檔案管理信息化的目標，此外還可以充分的減少對檔案管理的資金投入。在筆者看來，我國必須意識到檔案管理信息化的重要性，強化檔案管理信息化的意識，加快檔案管理信息化建設的腳步，以此來為檔案管理科學規(guī)范健康發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻

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