基于就業背景的高職院校學生檔案管理研究

宋東梅

摘 要：高職院校就是為國家培養工作在生產一線的高技術人才，主要包括生產和管理等方面的人才，所以高職院校培養學生最終的目的就是就業。所以應當如何合理地利用學生的檔案為就業服務是現階段學生檔案管理所面臨的最新問題。本文就是通過對學生檔案信息資源共享、提高全社會檔案意識等方面的研究，促進檔案更好地為畢業生就業服務。

關鍵詞：高職院校；就業工作；學生檔案管理；就業服務

高職院校學生檔案就是學生在校期間學習、生活等方面的真實記錄，這也是學生在高職院校三年的經歷，所以這部分內容是高職院校檔案管理的重要組成部分。在檔案中能夠反映畢業生在校期間的整體素質，企業用人單位可以根據檔案中所記錄的內容對應聘者進行一定程度上的評價。所以，高職院校的檔案管理對學生的就業具有重要作用，應當予以重視。

1 高職院校學生檔案對學生就業的重要作用

1.1 搭橋作用

高職學校的學生檔案就是社會上企業單位篩選人才的重要依據，它是學校與社會的之間的橋梁。高職院校的辦學宗旨就是為了培養現階段社會最需要的人才，所以高職院校與企業單位之間具有一定的共性，兩者都是雙向選擇，這是當代畢業大學生必須面臨的問題。企業單位如何對一個畢業生進行初評，就是根據檔案中的內容進行判斷，高職院校可以直接將學生推薦給企業用人單位，學生也可以自我推薦，不論以何種方式進入企業用人單位，用人單位都會對學生進行各方面的考察，這時畢業生的檔案就起到重要作用。

1.2 宣傳作用

高職院校的檔案對于高職院校的辦學而言也起到了重要作用。學生學籍表是學生檔案的主要內容，學籍表中紀錄學生在校期間每門功課的成績以及學分，并且還記錄學生的畢業設計和畢業答辯的成績，它幾乎涵蓋了大學生在校期間的所有事項。這能夠體現高職院校對于學生管理的合理性、科學性，對于學生的管理已經形成一個有機的系統，反映了高職院校的綜合能力，這對于高職院校的辦學是一種最有效的宣傳。企業用人單位可以通過學生檔案看出高職院校辦學的成績，體現了高職院校的綜合實力，對于高職院校的社會聲譽起到廣泛的宣傳作用。

1.3 憑證作用

高職院校的檔案中包含學生在校期間所獲的各種獎懲，同時也包含了學生所取得的各種發明成果、國家、省、市級證書以及一些高級工證書等，這些都是學生獲得獎勵的憑證。企業用人單位如何通過檔案中的內容判斷應聘者的能力，單純地依靠學生學籍表上的紀錄不具有強有力的說服力，但是國家、省、市級的證書足以使企業用人單位信服，這也是畢業生證明自身能力的一種最直接的憑證，這也凸顯高職院校對于大學生檔案管理的合理性、科學性，同時也體現了高職院校的辦學實力，這同樣是一種強有力的憑證。

2 高職院校學生檔案管理的現狀

2.1 學生檔案造假現象嚴重

但是在高職院校中也存在這樣一類人，他們對于檔案的意識淺薄，為了能夠順利從高職院校畢業，從而制造假的學生檔案，并在《畢業生推薦表》中填寫與學生自身實際情況不符的內容，這樣就會使企業用人單位產生誤解，但當企業用人單位發現這一現象時，企業用人單位勢必會對高職院校畢業生檔案中的內容產生懷疑，從而影響畢業生的就業，這樣不利于高職院校的可持續發展。

2.2 學生檔案內容單一

目前，隨著就業壓力的不斷增加，嚴峻的就業壓力使企業用人單位對畢業生的要求更加嚴格，而作為主要衡量畢業生信息的檔案呈現出諸多問題，如檔案材料千篇一律、材料模式化、材料中口號過多等問題，檔案材料的內容單一性使得材料的參考價值較低，并且材料中缺乏學生綜合素質等具有重要參考價值的東西，這些是學生檔案中的明顯缺陷。企業用人單位面對這些參考價值較低的材料，對于畢業生的篩選更加謹慎，更加嚴格。由此可以看出檔案材料的單一性使得檔案不能有效地為學生的就業服務。

2.3 學生檔案遺失屢見不鮮

在最近幾年的就業中不難發現，學生檔案遺失的現象常有發生，其原因主要有兩方面：一是最近幾年的生源各種各樣，不同地區對于檔案的管理各不相同，這樣就對檔案的管理造成了困難，也增加了檔案遺失的風險；另一方面畢業生離校時隨便與一些小型企業簽訂就業協議或者尋找一些區級的人才代理，這樣給檔案的管理也帶來了困難，同時也增加了檔案遺失的風險。可以想象一下，新生剛剛入學檔案就已經遺失，這勢必會給畢業后的就業帶了嚴重的影響，所以我們一定要重視檔案的管理，以免檔案遺失或者出現其他狀況，從而影響畢業生的就業。

3 就業背景下高職院校學生檔案管理工作的有效途徑

3.1 實現學生檔案數字信息資源共享

開發學生檔案管理系統資源其主要目的就是為了實現學生檔案信息的共享。對于學生檔案信息的管理一般是由多個部分共同管理，針對學生檔案的管理涉及到多方面的內容，如計算機技術、辦公一體化等，這些技術的應用就是為了保證檔案信息的共享性，不僅能夠使用人單位理解畢業生的具體情況，同時也能夠使學生更好地了解企業用人單位的用人標準，這樣不僅能夠提高用人單位的工作效率，也能夠降低學生盲目就業的風險。

3.2 充實學生檔案內容

現在企業用人單位之所以不重視高職院校的檔案信息，是因為畢業生的檔案信息較少。為了提高用人單位對畢業生的錄用率，應當保證檔案信息的豐富性，應當能夠滿足社會就業的要求，更好地為畢業生服務，成為用人單位真正需要的人才。只有加強學生檔案的管理，才能實現有人單位與學校兩者對檔案的關注。隨著人員的不斷流動，個人檔案資料的信用情況越來越高，推動了高職院校檔案管理的發展，同時也能為企業用人單位提高可靠的檔案資料，為社會的誠信建設提高有效力量。

3.3 提高全社會檔案意識

高職院校檔案管理從表面上看只有學生、學校以及企業用人單位有關，實則不然，檔案的管理涉及到各個方面。首先一定要做好檔案管理的宣傳工作，同時也要明確遵守《檔案法》，提高人們對于檔案的重視性，更重要的是通過實例向人們宣傳檔案的重要性，使人們意識到檔案管理與自身的利益息息相關，并且也涉及到每個人的合法權益。管理檔案的單位也應當出具一些據有說服力的單位證明，以此來說明檔案對于每一位公民的重要性，這在一定程度上也能提高人們對檔案資料的重視性。其次，目前國內大部分學校都是實行新生自己帶著檔案到大學報到，這是學校可以通過一定的方式使得學生了解檔案的用途和作用，以此來提高學生對檔案的重視性，同時也能減少檔案遺失的可能性。

4 結語

綜上所述，隨著我國教育事業的不斷發展，高職院校對于人才的培養也在不斷增強，所以對于大學生檔案的管理工作更加重要，這直接關系到學生畢業后的就業問題，應當對檔案實施科學的、有效的管理，從而為畢業生的就業提供可靠的保障。

參考文獻

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