淺談WPS郵件（合并）功能在檔案管理中的實用性

李玉華

摘 要：檔案管理中，一些基礎而又不可或缺的工作會占用大量的時間，在辦公軟件功能高度強大的今天，我們要善于運用其提高工作效率。WPS郵件（合并）功能能準確高效地幫我們一次性完成生成文件目錄和在文檔中批處理相關數據的雙重工作，在檔案基礎工作中實用性極強。

關鍵詞：WPS郵件（合并）功能；固定格式的文檔批處理；合并（域）

浩如煙海的檔案管理量大繁瑣，在整理和編研中，一些基礎而又不可或缺的工作具有一共性，即大量的數據經常需要在同一格式的文檔中編輯。這些業務包括：卷（盒）面、脊背、備考表的書寫、固定格式的編研等。

很多檔案工作者是通過機械的復制粘貼來完成這些工作的，不僅效率低下，容易出現信息重填或漏填，且錯誤不易察覺。這種業務的實質就是大量數據需要在某種固定格式的文檔中批處理，而WPS文字中一項強大的數據管理功能“郵件（合并）”（下文簡稱郵件）可以幫我們便捷地完成類似工作，效率極高。

本文將從郵件的定義、必要條件及運用三方面來闡述郵件功能給檔案管理基礎工作帶來的試用和便捷。

1 郵件的定義

“郵件”是WPS文字中的一項高級功能，是將WPS表格（下文稱數據源表格）字段內容合并到WPS文檔（下文稱任務文檔）的對應固定內容中，從而建立文檔與表格相關數據的連接，輕松地幫我們批量制作文檔。

我們簡單地將文檔單頁連接表格中單行數據定義為信函式文檔，將文檔單頁連接表格中多行數據定義為標簽式文檔。本文將闡述數據源表格分別與信函式文檔、標簽式文檔的合并。

2 運用郵件功能的必要條件

1.要有明確的任務文檔

我們以工程項目檔案為例，將通用編研“工程項目簡介.doc”（為信函式文檔）和盒脊編制“工程檔案盒脊.xls”（為標簽式文檔）作為任務文檔。

在制作圖二這種標簽式文檔時，務必采用分欄形式，插入的表格為1列N行（N=1個頁面所需要行的總數）。具體操作為：打開空白文檔（根據需要定義頁邊距）→點擊頁面布局→分欄（根據實際需要分成N欄）→插入表格→利用表格屬性調整行高列寬→填寫文檔固定字段。

2.建立任務文檔與對應的數據源表格并完善數據

在郵件運用中，對數據源表格有特別要求：其一，表格的首行即為所需字段名稱，而非表名稱。其二，表中不能有合并單元格。

我們依據上述要求和任務文檔中的固定字段來確定字段、建立并完善數據源表格內容，表格文件名稱可任意確定。我們將與任務文檔“工程項目簡介.doc”對應的數據源表格文件命名為“工程基本信息.xls”。

在實際工作中，也會有現成可用的數據源表格，比如我們從檔案管理系統中導出的“工程案卷目錄”，就可直接作為項目檔案盒脊、封面內容的數據源。如表文件是現成的，可允許表格中存在任務文檔固定字段以外的字段，無需刪除。我們將與任務文檔“工程檔案盒脊.doc”對應的數據源表格文件名為“工程案卷目錄.xls”

3 運用WPS郵件功能實現數據源表格與任務文檔的合并，輕松完成任務批量數據的文檔編輯。

1、我們先以數據源表格“工程基本信息.xls”與任務文檔“工程簡介.doc”的合并為例，闡述信函式文檔的批量制作是怎樣操作的。

第1步：打開任務文檔、數據源表格并選取相應工作表。

打開文檔“工程簡介.doc”→點擊引用→點擊郵件→點擊打開數據源→查找出相應的數據源表格文件“工程基本信息.xls”→點擊打開-在窗口中選擇工程基本信息（工作表名）→點擊確定

光標置于任務文檔工程名稱后的空白單元格處→點擊插入合并域→在提示框中選取對應的字段→點擊插入、關閉即形成了工程名稱數據的合并→依次將光標置于其它空白單元格循環此操作，即完成表格與文檔的完整合并。如下圖（注意紅色標注中的概念“合并域”）。

第3步：查看數據并生成新文檔

點擊查看合并數據，即可查看數據源表格中的第一行數據連接到了任務文檔中 →根據需要調整字體大小和格式→點擊合并到新文檔，即生成一個新文檔，數據源表格中所有數據都按順序連接到了新文檔中。表中一行數據對應文檔中的一份文件。如下圖（限于幅面，4個項目的工程簡介僅截取2個做示例）。

掌握了信函式文檔的批量制作，完成標簽式文檔批量制作就有了基礎。以任務文檔“工程檔案盒脊.doc”與數據源表格文件“工程案卷目錄.xls”的合并為例來闡述。

第1步 ：任務文檔中有4條相同標簽，用信函式文檔的操作方式完成第1條標簽的合并→將除保管期限以外的其他字段的合并域分別復制粘貼到對應字段的空白處→光標置于第2條標簽保管期限下的空白處→點擊插入NEXT域、接著點擊插入合并域（用上述插入合并域的操作完成保管期限的合并）→將此合并域復制并分別粘貼至第3、4條標簽相同字段下空白處。

第2步：點擊查看合并數據→調整字體、格式→合并到新文檔，即按表格中的順序完成標簽式文檔的批量制作。形成的文件份數=表格文件數據總行數/任務文檔中標簽的總條數。

由上可見，在數據源表格與標簽式任務文檔的合并中，自第2條標簽起首個字段數據的合并務必同時使用“插入NEXT插入合并域“。在確保該原則基礎上，相同字段下的合并域具有可復制性。

合并后，表與文檔數據的一致性恰好與文件目錄的重要性高度吻合。我們通過建立表格完善數據，既形成了該工作準確完整的電子目錄，便于檢索。同時又能通過各字段數據的一鍵合并高效完成數據在文檔中的批量處理，可謂一舉兩得。WPS郵件功能可廣泛用于各類檔案管理的同類業務中，提升檔案基礎工作的實效性和準確性。endprint