淺析檔案管理的社會化問題

盛文清

摘 要：檔案管理在企業發展中具有至關重要的作用，并且檔案管理工作也屬于企業知識資產和信息資產管理工作的主要構成部分之一，對企業日后的生產經營的正常開展具有十分重要的作用。本文就針對檔案管理的社會化問題進行簡單分析，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；社會化；形式

目前，市場經濟的發展推動了企業管理現代化發展，這不僅節約了企業的運營成本，也提升了企業的整體工作效率，使其在激烈的市場競爭中博得一席之地。一些企業為提升檔案管理質量，將檔案管理工作委托給社會管理機構處理，逐漸形成了檔案管理社會化趨勢。

1 檔案管理的社會化的可行性分析

1.1 提升技術性

從當前時代發展情況來看，社會化的本質即為信息化，且信息技術在社會各個角落中都有所體現，為企業檔案管理工作的社會化提供了技術保障。企業可先將檔案管理任務交付給社會機構，通過信息技術實現交流及傳播，滿足企業對檔案管理的各方面需求。將檔案管理交托給專業社會機構進行管理，可提升管理效率與管理質量，將先進的科學技術和信息技術融入到檔案管理工作中，使其更符合社會發展需求。這種托付式檔案管理可以讓企業在使用最少資金的情況下，掌握最先進的檔案管理內容及檔案動態，提升企業整體運行效率及經濟效益。

1.2 企業外包的發展

內部工作業務外包是社會發展的一種體現形式，同時也提升了社會分工的精細化程度。企業要在激烈的市場競爭中不斷發展，就必須要提升內部體系的科學性，保證經濟效益。但近年來，我國企業在各方面的需求有了明顯增長，工作任務量明顯提升，檔案管理工作作為一項比較繁瑣的必要工作項目，需要企業投入大量的資金、人力才能保證檔案管理工作質量，但這種“勞民傷財”的管理模式，和當前時代背景下的企業發展目標相違背，必須通過一些方式對其進行改革，業務外包應運而生。業務外包的出現，為企業解決檔案管理工作難點提供了可能，企業可將檔案管理工作通過外包的形式承包給專業的管理團隊，讓管理團隊對其進行科學化及規范化的管理，這不僅可以滿足企業在檔案管理方面的日常需求，還可以將企業的日常運營成本降到最低，有效提升企業運轉效率，促使企業更好更快發展。

1.3 健全機構與中介服務

我國已出臺專項法律法規，對檔案管理機構進行管制，法律法規中對中介機構所擁有的權利和義務都有著明確的標記，以保證其正常運轉。企業檔案管理工作的社會化是有法律法規作依靠的，這也為企業檔案管理社會化提供了條件。市場經濟的不斷發展，使檔案管理中介服務市場也不斷改革，在服務內容以及服務方式上都有了明顯改變，與之前的工作方式相比，更加科學化與規范化，通過這些方式保證企業檔案管理滿足社會發展的需求，更好的為企業與社會發展服務。

2 檔案管理社會化的表現形式

2.1 集中統一的管理形式

集中統一管理是目前我國企業檔案社會化的主要表現形式，因為企業檔案社會化管理和之前使用的檔案管理模式相比，優勢比較明顯。可通過集中統一管理的方式來控制企業不必要的資金輸出，讓企業管理工作趨于科學化，提升其便捷性。在傳統企業內部管理工作過程中，企業需按工作級別以及文化程度來劃分管理模式，但這種管理模式使企業的人才雙向選擇明顯不適用，如果繼續沿用傳統的工作方式進行檔案管理，不僅會影響企業檔案管理工作的實效性，同時還會影響企業的未來發展。集中統一社會化企業檔案管理工作模式需將企業檔案管理相關部件交予專業管理部門集中管理，通過集中式管理提升工作效率，改變傳統情況下工作混亂的情況，讓檔案管理工作走向集約化和專業化。

2.2 檔案管理的集約化

將檔案管理工作轉向社會化，可全面提升檔案管理工作的安全性及準確性，提升檔案管理工作的科學性，為企業日常工作的正常開展保駕護航。近年來，我國科學技術不斷發展，許多新興的科學技術都被應用到社會化檔案管理工作中，從實際發展情況來看，可將社會化管理的便捷性與全面性納入檔案管理中，簡化檔案管理流程，提升檔案管理效率。自帶檔案是導致檔案遺失的主要原因之一，如果企業出現大量自帶檔案的情況，必然會提升檔案管理工作的難度，可通過檔案管理集約化的方式來解決該問題，通過強制性的方式，將所有員工檔案集中到社會管理機構中進行管理，沒有特殊情況嚴禁外帶。

3 檔案管理的社會化發展策略

3.1 企業領導要轉換觀念，加大資金投入

如果企業領導還認為只要一臺電腦、一份數據庫就足夠了，那么這種膚淺的認識是不可能實現檔案管理的社會化。要想實現這一項工作，企業領導必須切切實實轉變傳統的觀念，重新認識檔案管理工作的重要性，向國際國內發達的企業學習，重視檔案管理工作，在管理上和資金上為檔案管理社會化提供充足的投入。具體而言，企業領導在管理層面上要加強檔案管理人員隊伍的建設，配備檔案管理工作的專業人士，開會傳達檔案管理工作的重要性，使企業員工也高度重視這一問題。另一方面就是資金的投入，比如檔案管理系統的開發，這些都需要企業領導的支持，如果沒有資金的投入，實現檔案管理社會化只是一句空話。

3.2 建立統一的企業檔案管理社會化標準

由于傳統的檔案管理方法比較混亂，標準不一，造成了檔案管理工作缺乏一個參考的準繩，如何衡量一個企業的檔案管理水平就成為一項比較困難的工作。還有就是不同企業之間奉行不同的檔案管理標準，這樣的話如果兩個企業之間要進行檔案信息的交流共享就很困難，因為彼此都是遵守不同的標準，很難理解對方的檔案管理標準是什么，這樣就在實現企業之間的交流制造不必要的障礙。所以，建立統一化的檔案管理標準，不僅有利于自身的檔案管理工作的發展，而且有助于企業之間的檔案信息交流，為加強企業之間的合作構筑一個平臺。

4 結語

總而言之，檔案是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。隨著社會的不斷進步，隨著各項工作的改革發展，檔案越來越多地在人們的政治、經濟、文化諸多方面發揮著它不可替代的愈來愈重要的作用，因此，企業在實際的經營發展過程中，必須要對檔案管理工作有一個充分的重視，全面促進檔案管理的社會化。

參考文獻

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