淺談發揮學校檔案管理人員的積極性

王麗雯

建立了檔案室，配備了相應的設備，為學校檔案管理工作提供了物質基礎。學校檔案能否發揮應有的作用，關鍵在人，管理學校檔案的人。一個素質優良、工作積極性高的檔案管理人員，可以推動學校檔案工作的順利開展。雖然說三百六十行，行行要人干，行行出狀元，但由于目前實際存在著的一些世俗偏見、工作繁雜、待遇不公平等原因，造成一些學校檔案管理人員不安心工作，存在心理壓抑，產生工作阻力，制約著積極性的發揮。如何提升檔案管理人員的積極性，讓他們化解心理障礙，各盡其責并開發潛能，努力管好用好學校各類檔案，主動做好檔案管理工作，也是學校及相關職能部門應重視的問題。筆者通過自身的經歷以及對我市一些檔案管理人員的了解和交往，談談如何發揮不同層次的檔案管理人員的積極性。

一、工作有困難的，應鼓勁

這些檔案管理人員大多是剛參加工作或因一些原因剛由別的工作轉行從事檔案管理工作的，其中部分人員是經驗不足，部分是經驗和專業知識都缺乏。他們對檔案管理工作感到生疏，不敢放手工作，缺乏科學管理方面的知識，檔案歸類整理要他人協助，這些人員中尤其農村學校居多。對待這些檔案管理人員，應鼓勁。將他們扶上馬，送一程，了解他們的困難和需要，利用他們對檔案管理的新鮮感、好奇心，激發他們的求知欲和責任心，多給予一些學習的機會，讓他們能借鑒別人的經驗，并融入自身的工作中去。可組織他們參加一些培訓班，向一些經驗豐富的檔案管理員請教，拜師結對，參觀一些檔案管理工作做得有特色的學校，樹立一些榜樣，鼓勵自學，學會一些管理方面的知識，盡快熟悉和獨立開展檔案管理工作，提升自己的業務能力。然后循序漸進，由把著手做到放手自己做，逐漸從單一的收集檔案材料向檔案歸類、整理裝訂，電子存檔工作過渡。老師的認可和幫助、領導的鼓勵和支持，是激起這些檔案管理人員積極性的重要因素。

二、思想有情緒的，應提勁

這些檔案管理人員有一定的專業素質和管理能力，有些是因工作需要由專業教師轉行從事檔案管理工作的，與以前自己當教師比較以及和現在一些與自己相當的科任教師比較，工作環境、地位、待遇等相對反差較大，從而不安心工作，得過且過，不求上進，有失落感，認為大材小用。對這些檔案管理人員，要和他們交朋友，聽他們傾訴，找到思想情緒的根本所在，對癥下藥，有時領導和同事的幾句問候語、鼓勵話，就能解開他們的心結。同時注意解決他們的一些實際問題，如在不影響檔案管理工作質量的前提下，采用專業教師輪崗或兼課制，縮小檔案管理人員與相似教師之間待遇的相對差距，學校評優、職稱評定與任課教師一視同仁，使他們感到一個好的檔案管理人員同樣是學校的人才，同樣受人尊敬，通過這些來提升他們的工作干勁。也有個別檔案管理人員因受過挫折，產生消極情緒而影響工作，如有一位檔案管理員，以前不重視學校檔案管理，加上檔案管理工作量大任務重，在一次檢查評比中，因檔案室衛生問題受到批評。這位老師就產生一些想法，工作提不起勁，有關領導知道后就找他談心，肯定他千方百計收集補充舊檔案的成績，指出他需要加強的方面，并根據實際情況，減輕了他的一些其他的工作量，讓他專心從事檔案室工作，從而重新提起這位檔案管理員的積極性，努力去發揚自己的長處，克服不足之處，使檔案室工作上了一個新臺階。檔案管理人員思想素質的提高，科任教師的換位思考和理解，領導的關心和協調，是喚起檔案管理人員積極性的重要因素。

三、事業型的，要助勁

這類是檔案管理人員的多數，他們熱愛本職工作，甘當教仆，積極進取，兢兢業業，工作負擔重，有的是數十年如一日，將檔案室工作視為終身事業，耕耘不止。對這些檔案管理骨干，學校更要關心他們，為他們排憂解難，提供展示才華的平臺，如，組織他們參加相關培訓學習，參與學校教育教學方面的課題研究，在評先、聘用、晉級等問題上主動給予關注和幫助，將檔案室工作進行量化，超工作量部分按科任教師的超課時一樣對待，落實勞保津貼等來發揮這些檔案管理人員的主體作用。如我市一位原來在中學工作的檔案管理員，工作一直扎扎實實，任勞任怨，很受師生歡迎，多次評為市優秀檔案管理員，但開始由于學歷較低，職稱上不去，本人一度產生到低一級的學校去任教的想法。學校領導看在眼里，急在心里，一方面通過事業留人，情感留人，鼓勵他在干好本職工作的同時努力自學；一方面努力為他爭取職稱指標，使這位老師破格評上職稱。后來這位老師通過自學獲大學文憑，學校在職稱指標少的情況下，又爭取教育局給予專項指標讓他評上中級職稱，并調入我市的一所省示范性中學繼續任檔案員。由于工作主動積極和注意全面發展，幾年后，這位老師和其他科任教師一樣，通過量化計分、公平競爭，評上了中學高級職稱，成為我縣完全由實驗員晉升中學高級教師的范例之一。“士為知己者死”，學校和職能部門對實驗室人員的關心，必能引起實驗室人員的感恩而產生豐厚的回報。職能部門還可以通過檢查評比、樹立典型、獎勵等方式來推動學校檔案室工作，促進學校檔案管理工作的正常開展。榜樣的力量，教師的幫助，領導的關心，成績的肯定，政策的落實，一些實際問題的解決，是幫助檔案管理人員積極性發揮的重要因素。

四、功成名就的，要發勁

這里包括兩種情況的檔案管理人員，一種是工作經驗豐富、專業素質較高、檔案管理工作取得一些成績的檔案員，他們認為功成名就，感到自我滿足而產生松勁情緒；另一種是從事檔案管理工作多年、年齡較大的檔案員，他們認為自己將要退休，沒有功勞有苦勞，產生船到碼頭車到站的想法。對這些檔案人員，我們一方面肯定他們過去的成績，尊重他們，關心他們；另一方面要求他們不要松懈，科技的進步，導致教育方法、教學設備和教育管理不斷更新，學無止境，干無止境，要有更高的目標追求。讓他們做好電子檔案的示范帶頭作用，總結經驗，做到一專多能，知識既精又博，做好年青檔案管理員的傳、幫、帶工作，在做好檔案室日常工作之余，充分利用機會，提供平臺來發掘這些檔案管理人員的潛能，讓他們創造性地開展工作，多與其他單位交流，多種活動的開展，更加發揮了檔案管理人員的干勁，既推動了學校檔案管理工作，又促進了檔案管理人員自身綜合素質的進一步提高。目標的追求，師生的尊重，領導的器重，榮譽的激勵，也是發掘實驗室人員積極性的重要因素。

在倡導建立創新型社會、全面推行素質教育的今天，隨著新課改的深入，教師學分認定的進行，教師業務電子檔案的建立，學校檔案室工作顯得更加重要。擁有一支素質優良、工作熱情高漲、穩定的學校檔案管理人員隊伍，是搞好學校管理和提高學校知名度的保證。我們通過鼓勁、提勁、助勁、發勁來提升學校檔案管理人員的積極性，認真做好學校的檔案管理工作，全面提高學校的辦學效率和管理水平。

編輯 王團蘭