如何加強醫院的檔案管理

文／新津縣中醫院　張燕

如何加強醫院的檔案管理

文／新津縣中醫院張燕

檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，近年來，隨著醫療改革的不斷發展，檔案管理也需要與時俱進，將傳統的管理觀念轉變為現代化的管理理論。本文主要探討了檔案管理的基本概念和現狀，并對如何加強檔案管理做出了詳細的對策闡述。

醫院；加強；檔案管理

醫院的檔案記錄了醫院的發展歷程，體現著醫院的管理理念和時代精髓，對于總結醫院的時段工作有著重要的意義。隨著醫院檔案的不斷積累，涵蓋于其中的經典經驗是推動醫院不斷進步與發展的巨大動力，其有效性可見一斑。因而，加強醫院的檔案管理工作是十分必要的。

一、醫院檔案管理簡述

醫院檔案是醫院各職能部門和臨床、醫技等輔佐科室在日常工作中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案。這些檔案積累了醫院發展歷史中的優秀成果，滲透于醫院管理的方方面面，對醫院管理有著重要的利用價值。

二、醫院檔案管理現狀

（一）檔案管理的重要性意識不佳。醫院關注的重點往往在于醫院專業技術的宣揚和專業論文的發表，這些表面上的公眾可見的聲譽對于醫院來說是很需要的，而檔案管理作為醫院內部工作的一個分支，在公眾視野里沒有一定的可見性，對于醫院來說這種不直接產生經濟效益的工作不需要醫院花費大量的人力物力去整理。雖然醫院檔案管理的重要性被不斷宣揚，但醫院對檔案管理的具體效用不甚清楚，所以檔案管理容易被忽略甚至于被缺失。

（二）檔案管理缺乏現代化管理的規范。在以前醫院的檔案管理主要是針對一些文書檔案、科技檔案及音像檔案的管理，這些檔案會存放于醫院的綜合檔案管理室中進行匯總管理。隨著科技的發展，醫療技術不斷進步，一些病理切片檔案、科研檔案、病例等檔案不斷增加，這部分檔案會存放于各個科室中，由各科室人員進行自主管理。醫院檔案沒有使用現代化管理的規范進行良好制約，容易造成檔案的缺失和連貫性的中斷，長期發展下去必有弊端。

（三）檔案管理人員缺乏一定的專業性。醫院在人才培養中更加注重醫療技術人才的引進和培養，相對的對于管理人員的要求和重視度都不高，即便一開始引進了一些管理人員，但并不注重對其的后期培訓也沒用嚴格的工作要求，因而許多檔案管理人員的職業水平和思想觀念跟不上不斷發展的時代進程，專業性逐漸缺失，造成了一定的人才損失。

三、加強醫院檔案管理的具體對策

（一）提高全員關于檔案管理的重要性和必要性認識。檔案管理是醫院管理的重要部分，也是一項基礎性的工作，醫院有必要樹立對其重要性的認識，制定關于本醫院的檔案管理的規章制度，將其加入職工手冊中進行宣傳和教育，增強每個員工的檔案管理意識。這部分工作需要倚仗醫院的高層決策人員，只有他們予以檔案管理一定的重視，才能使檔案管理的重要性和必要性被其他人員充分認識。

（二）使用現代化的管理方式進行檔案管理。醫院可以使用現代化的管理方式加強對醫院檔案的管理，充分實現其規范化和標準化。建立科學的醫院檔案管理體系，將存放于各個科室的一些病理切片檔案、科研檔案、病例等檔案收集起來存檔，并匯集原有的存放于綜合檔案管理室的資料，重新進行一個大類的框架構建，形成一套完成的資料體系。將以前的檔案整理完畢后還要注重新的檔案的管理，規定每個科室在指定的時間段內移交這段時間的檔案進行匯總存檔，這項工作需要嚴格的規章制度予以支持以保證其連貫有序的進行下去。

（三）提高檔案管理人員的專業性和管理水平。醫院要建立起完善的檔案管理制度還需要提高檔案管理人員的專業性，從成本角度考慮，醫院可以根據實際情況選擇引進專業人才還是開設檔案管理人員培訓班進行能力考核，以確保檔案管理的專業性。當確保檔案管理人員的知識技能可以有效地進行檔案管理后，醫院還要從其他方面加強檔案管理的水平，比如電腦檔案管理可以和人工工作相結合，并逐漸提高其在管理中的占比，減少人力資源的投入降低成本。

（四）擴大醫院檔案管理的基礎設施建設和利用率。許多檔案資料是原始的紙質文獻資料，這些資料不易于保存，所以需要建立一些基礎設施進行保護。醫院可以設立專門的檔案管理室，配備專業的檔案管理設備和管理人員，管理人員需要定期檢查檔案資料，防止一些紙質資料發生老化變質等反應，還可以起著安全保管的作用。擴大的醫院檔案管理基礎設施并不是一項無回報的投資，其建立的終極目的不是為了充充場面證明醫院的悠久歷史，而是要將其作用發揮到醫院的實際運轉中，所以這些資料需要被充分利用。相關科室的工作人員可以獲得充分的資料查閱權，并設立反饋機制，提供信息交流的平臺，使得資料的內容不斷獲得補充。

四、結束語

醫院的檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分，對于醫院整個醫療系統的發展具有重要的意義。檔案文獻反饋出醫院發展的歷史，對于醫院醫療水平和整體運營的不斷改進有著一定的借鑒意義。檔案管理是適應現代化發展的總要管理工作，醫院需要堅定不移地將其實施下去，隨著時間的推移，其深遠意義也會逐漸顯現出來。

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