淺議如何做好醫院檔案管理工作

文／山東省濰坊市益都中心醫院　張慶玲　方芳

淺議如何做好醫院檔案管理工作

文／山東省濰坊市益都中心醫院張慶玲方芳

醫院檔案能客觀、真實地反映和記錄醫院改革和發展的歷史進程，并為其它工作的開展提供可資借鑒和利用的信息。加強醫院檔案管理，提高對醫院檔案管理工作的認識，積極做好檔案信息的開發和利用，確保案卷質量不斷更新觀念，全面掌握科學管理檔案的綜合技能，最大限度地滿足醫院各項工作的需要。

醫院；檔案管理工作；思想認識

醫院檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，也是醫院綜合實力和成就的集中反映，同時又是醫院管理必備的硬件建設和取得優異成績的重要體現。我院前身是1882年由英國基督教傳教士武成獻開設的青州廣德醫院，現為濰坊市益都中心醫院、濰坊醫學院青州臨床學院。2013年11月年被衛生部評審為三級甲等綜合醫院。作為一所集醫療、教學、科研、保健、康復于一體的三級地市級綜合性醫院，現開放床位1300張，設62個臨床、醫技科室，腎臟內科為山東省醫學重點學科和醫療質量示范科室，骨科為山東省地市級中心醫院臨床重點專科。年門診量80余萬人次，年出院病人5.3萬人次。醫院在職職工1573人，擁有博士、碩士研究生248名，中高級以上人員655名。2012年10月，由中國工程院院士、山東省醫學科學院名譽院長、山東省腫瘤醫院院長于金明教授領銜的“院士專家工作站”正式落戶醫院。2005年11月25日，通過了中國方圓認證公司山東分公司組織的ISO9001∶2000質量體系認證。醫院綜合檔案室自成立以來，嚴格按照檔案管理的有關標準將醫院各科室的文件材料進行了整理、歸檔，現綜合檔案室主要保存有文書檔案、會計檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案、人事檔案、實物檔案等。實踐證明，加強醫院檔案規范化管理對醫院各項工作的發展具有非常重要的現實意義。

一、提高思想認識，增強法制觀念

醫院檔案是醫院各項工作的原始記錄，它能客觀、真實地反映和記錄醫院改革和發展的歷史進程，并為其它工作的開展提供可資借鑒和利用的信息。因此，做好檔案管理工作，對于維護醫院歷史真實面貌，為各項工作的開展和醫學科學研究均具有十分重要的現實意義。我院對檔案管理工作十分重視，把它列入醫院管理工作的重要議事日程，成立了以院長為組長的檔案管理工作領導小組，把檔案管理工作列入全院崗位目標管理責任制和醫院發展規劃，定期進行考核，切實解決檔案工作中存在的問題。針對部分職工檔案法制觀念淡薄的情況，組織全院職工學習《檔案法》《山東省檔案管理條例》等法律法規，強化職工的檔案法制觀念，提高廣大干部職工對醫院檔案管理工作重要性的認識，增強遵守檔案法律、法規的意識。

二、建立健全制度，確保措施到位

為更好地做好檔案管理工作，完善了檔案管理組織，建立健全了檔案管理的各項規章制度和切實可行的檢查措施，配備了專職和兼職檔案管理員。在醫院用房非常緊張的情況下，對檔案庫房進行合理布局，做到了三室分開，九防（防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲、防污染）一到位（各種措施制度到位）。選擇責任心強、政治素質高、工作認真負責的同志擔任有關科室的兼職檔案員，從而保證了各類檔案資料的收集、保管和予立卷工作的順利進行。此外，在資金非常緊張的情況下，投資近三十萬元購置了密集架、微機、照相機、復印機、去濕機等設備，為搞好檔案管理工作提供了有利的條件。因措施得力，從而使我院各類檔案的查全率、查準率達到98%以上；檔案的完整率、歸檔率及合格率均達到99%以上。此外，我院還將綜合檔案室從院長辦公室分離出來，列入職能科室建制，檔案室主任系中層正職，由院長直接領導，這樣就加大了醫院檔案管理工作的力度。

三、加強綜合管理，保證案卷質量

根據工作需要，檔案管理人員按照標準將有關科室的文件材料整理歸檔，實行了綜合管理。2001年11月，我院綜合檔案室順利通過了省二級目標管理認定，為向著更高的目標—省一級目標化管理邁進提供了一個新的平臺。針對檢查情況及上級領導要求，工作人員對照省一級目標化管理標準，重點做了幾項工作：第一，根據標準要求，整理年度文書檔案220余卷，分別按永久、長期、短期裝盒保管，并編印了全引目錄、案卷目錄，并將全部索引輸入微機，實現了辦公自動化，提高了工作效率。第二，會計檔案接收至2013年，整理報表、賬簿、憑證等共計2100余卷，分別編制了案卷目錄，方便了檢索利用。第三，人事檔案利用率較高，由于使用頻繁，裝具盒損壞比較嚴重，再加上科室人員經常變動，查找資料非常困難。院領導實地考察研究后，投資三千多元更換新裝具盒。以科室為單位重新編號，編制了科學的代號，并將全院專業技術人員的檔案輸入了微機，編印了卷內目錄、案卷目錄。此項工作完成后，人事檔案排列整齊、規范，達到了標準要求，方便了查找利用。第四，收集、整理特殊載體檔案，分別編號、編制目錄，填補了這項工作的空白。檔案室現保存著七大類檔案，分別是文書檔案、會計檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案、人事檔案、特殊載體，共有案卷3900余卷。

四、積極開發信息，重視利用服務

在醫療市場競爭日益激烈的今天，信息資料顯得尤為重要。因此，醫院檔案管理必須適應市場經濟日益增長的需要，不斷開發和積累檔案信息資料。在檔案的開發利用上尤其突出為院領導決策提供信息服務和技術咨詢，同時側重于檔案在醫院改革、經濟管理、人事制度改革、科研教學等方面的利用。堅持以臨床工作為重點，以病人為中心，以質量為核心的原則，努力拓寬檔案開發利用及服務的范圍，提高服務效率。為了挖掘檔案信息資料，給醫院各項工作提供有效的信息服務，始終把檔案編研工作做為檔案管理的重中之重，有針對性地進行檔案信息的開發。結合醫院工作實際，編寫了多種編研資料和檢索工具。從方便患者就醫角度出發，檔案室及時提供資料，與有關職能科室一起編研了《醫院簡介》《用藥指南》《知名專家簡介》《特色專科》《醫譚》等資料，免費發放給就診患者，使患者來院就醫時一目了然，及時解決患者所需。目前，我院綜合檔案室已成為醫院有關科室重要資料的保管基地和各類資料的查找中心。近幾年，提供利用檔案1080余人次，2650余卷次，較好地發揮了檔案的信息提供作用，為全院各項工作的開展提供了良好的服務。

五、不斷更新觀念，發揮檔案優勢

在醫院管理工作中，搞好檔案的開發利用至關重要。因此檔案管理人員必須不斷更新觀念，學習新知識、新業務、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能。要從醫院的實際出發，積極創造條件，努力實現檔案管理的自動化、現代化、科學化，這樣既方便利用者查找、借閱，又節省時間、人力、物力和財力，提高工作效率，同時又增加了檔案的保密性。目前我院正逐步實現檔案信息的微機化管理，這樣更能發揮信息的充分優勢，最大限度地滿足醫院各項工作的需要，在醫院的兩個文明建設中發揮重要作用。

六、總結

總之，醫院檔案管理必須建立和完善以《檔案法》為依據的醫院檔案管理模式，工作人員要不斷學習法律知識，依法進行檔案管理。收集資料要齊全，統計分析、分類編目要完整準確，使用者獲取的信息資料必須真實、準確、客觀、嚴密和完整。對一些在檔案管理過程中遇到的違法亂紀行為應予以監督、制止，并堅決予以打擊，這樣，才能確保醫院檔案管理在醫院各項工作中的利用價值和質量效益。

[1]遲晶瑩.新時期做好機關檔案工作的思考[J].工會論壇：山東省工會管理干部學院學報,2010(6).

[2]王瑤.加強醫院檔案管理工作之我見[J].中國新技術新產品,2011(14).