新時(shí)期電力部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)方案探究

文／廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局　李霞

新時(shí)期電力部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)方案探究

文／廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局李霞

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，所以必須著力于可持續(xù)發(fā)展，積極建設(shè)、科學(xué)規(guī)劃。因此，在新時(shí)期，檔案的信息化管理受到廣泛重視，而我國(guó)電力部門(mén)在檔案管理信息化建設(shè)方面仍然存在著一些問(wèn)題。電力部門(mén)應(yīng)以新時(shí)期的檔案信息建設(shè)作為必然工作及任務(wù)。那么在發(fā)展迅速的電力企業(yè)中怎樣對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)呢？本文通過(guò)調(diào)研探討對(duì)電力企業(yè)的檔案的信息化建設(shè)提出了見(jiàn)解。

電力部門(mén)；檔案管理；信息化建設(shè)

一、引言

我國(guó)的電力企業(yè)在經(jīng)歷了20余年的發(fā)展之后，在電網(wǎng)的控制系統(tǒng)中有許多的設(shè)備已經(jīng)位列世界前茅，多項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)趕超發(fā)達(dá)國(guó)家的水準(zhǔn)，但是在電力部門(mén)的檔案管理信息化建設(shè)方面卻與發(fā)達(dá)國(guó)家有著不小的差距。近幾年，檔案信息化受到廣泛的重視，其中對(duì)于檔案信息化的管理重點(diǎn)是對(duì)檔案信息資源的相關(guān)關(guān)聯(lián)應(yīng)用，因?yàn)檫@可以為電力企業(yè)的轉(zhuǎn)型和實(shí)現(xiàn)精確化管理方面提供信息以及支撐。所以在新時(shí)期對(duì)于電力部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)有價(jià)值，值得探索的命題。下面就從以下幾個(gè)方面對(duì)該命題進(jìn)行探索，希望可以給讀者一些有價(jià)值的參考信息。

二、我國(guó)電力部門(mén)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）電力企業(yè)的檔案管理模式的介紹。現(xiàn)階段，我國(guó)電力部門(mén)主要采用管理的模式為手工檔案管理和電子檔案管理兩種，主要包括對(duì)已有檔案的整理、保管以及利用等。檔案的管理包括保存檔案和整理檔案，當(dāng)一份檔案生成，首先是保存好該檔案的電子檔案，再按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)實(shí)檔進(jìn)行歸檔整理。我國(guó)電力企業(yè)目前主要使用的是OA信息管理系統(tǒng)，使用這個(gè)系統(tǒng)可以確保文檔在相關(guān)部門(mén)間進(jìn)行正常的流轉(zhuǎn)和歸檔，而其他形式的檔案再移交給檔案管理部門(mén)之前，需要盡可能將其轉(zhuǎn)化為電子檔，這可以促進(jìn)檔案電子化建設(shè)的進(jìn)程。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，原有的OA信息管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的需要，系統(tǒng)存在一些問(wèn)題會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的后果。主要存在的問(wèn)題有：系統(tǒng)的兼容性不是很好，導(dǎo)入不同平臺(tái)的數(shù)據(jù)可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失等現(xiàn)象；在日常的管理過(guò)程中，也經(jīng)常出現(xiàn)原有數(shù)據(jù)丟失的情況；此外OA信息管理系統(tǒng)沒(méi)有數(shù)據(jù)備份功能，使得存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)存在著較大的安全隱患；對(duì)于不同的分類(lèi)方式會(huì)出現(xiàn)分類(lèi)沖突等問(wèn)題。

（二）檔案存儲(chǔ)形式。現(xiàn)在，我國(guó)多數(shù)檔案存儲(chǔ)仍舊以紙質(zhì)存儲(chǔ)為主要的存儲(chǔ)方式，這種方式嚴(yán)重的阻礙著我國(guó)企業(yè)檔案信息化管理的發(fā)展。紙質(zhì)式的管理雖然有一定的優(yōu)勢(shì)，但是面對(duì)大量的數(shù)據(jù)時(shí)，就無(wú)法突顯出其優(yōu)勢(shì)所在。而進(jìn)行電子信息化的檔案管理不意味著需要徹底的放棄紙質(zhì)式的檔案存儲(chǔ)方式，相應(yīng)的企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，可以對(duì)其中紙質(zhì)檔案進(jìn)行相關(guān)的數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)化，此外對(duì)于一些無(wú)法轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的檔案信息。如視頻信息、音頻信息檔案進(jìn)行合理的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。

（三）檔案查詢(xún)形式。手工檢索檔案信息時(shí)，檢索流程十分繁瑣，紙質(zhì)檔案和手工檢索的形式會(huì)相對(duì)的給查閱需要的檔案帶來(lái)一定的困難，會(huì)相應(yīng)的增加其查找信息的復(fù)雜性；而且在檢索過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題，常見(jiàn)的有查找途徑不完全，查找的資料不全，查找的信息準(zhǔn)確度較低，同時(shí)存在紙質(zhì)檔案文件容易出現(xiàn)丟失、損壞或找不到的情況。基于以上這些問(wèn)題的存在，以紙質(zhì)存檔方式很難充分的為企業(yè)各個(gè)部門(mén)提供相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。因?yàn)镺A信息管理系統(tǒng)嚴(yán)格來(lái)說(shuō)并不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，所以系統(tǒng)只是提供了簡(jiǎn)單的查詢(xún)功能，同時(shí)也存在查全率、查準(zhǔn)率都較低，查找到所需信息花費(fèi)大量時(shí)間的現(xiàn)象，這不僅會(huì)影響檔案的查詢(xún)工作，也會(huì)使檔案管理上出現(xiàn)問(wèn)題。對(duì)于一些大型企業(yè)而言，所歸屬的企業(yè)較多，而檔案的儲(chǔ)存相對(duì)獨(dú)立，這會(huì)在檔案資源整理、整合上帶來(lái)很大的問(wèn)題，同時(shí)也不利于企業(yè)間的資源共享。

（四）總結(jié)電力企業(yè)的信息化建設(shè)失敗的原因。總的來(lái)說(shuō)，我國(guó)的電力企業(yè)體制改革仍處于探索階段。1.缺乏整體規(guī)劃所起的指導(dǎo)作用，信息部門(mén)和具體的業(yè)務(wù)部門(mén)之間缺乏聯(lián)系和交流，導(dǎo)致了電力企業(yè)信息化檔案管理的建設(shè)成為了一個(gè)無(wú)用的系統(tǒng)，因此企業(yè)所建設(shè)的信息系統(tǒng)就不能很好地發(fā)揮它應(yīng)有的作用。2.缺乏整體規(guī)劃的布局，對(duì)于我國(guó)的電力企業(yè)的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，最主要的不足是缺少對(duì)信息化建設(shè)的規(guī)劃和布局，這樣的信息化建設(shè)不具有確定性，導(dǎo)致了我國(guó)信息化建設(shè)的水平低、管理不夠集中等問(wèn)題。3.缺乏整體實(shí)施的框架，在進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)前，必須做好充分的準(zhǔn)備工作，調(diào)查好企業(yè)的實(shí)際需求并進(jìn)行分析，否則不但會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)的功能并不能完全地滿(mǎn)足企業(yè)的要求，還可能導(dǎo)致企業(yè)部門(mén)之間的系統(tǒng)的建設(shè)不具備完整的結(jié)構(gòu)。4.不重視信息收集和規(guī)范管理，系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)不明確。只有逐一改進(jìn)這些不足之處，才可以更好地建設(shè)起電力企業(yè)檔案的信息化管理系統(tǒng)。

三、電力企業(yè)信息化建設(shè)的難點(diǎn)分析

在我國(guó)電力企業(yè)屬?lài)?guó)家獨(dú)立經(jīng)營(yíng)的企業(yè)，沒(méi)有有力的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這對(duì)企業(yè)的管理和企業(yè)的發(fā)展都造成了一定的影響。前面提到過(guò)電力企業(yè)有獨(dú)特的特殊性公共服務(wù)性質(zhì)是電力企業(yè)不同于其他的企業(yè)的；電力企業(yè)的獨(dú)立資產(chǎn)沒(méi)有流動(dòng)資產(chǎn)，這樣封閉的資產(chǎn)不同于其他企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的應(yīng)用，所以其他企業(yè)的信息系統(tǒng)不適合于電力企業(yè)應(yīng)用。

電力工作人員思維不能做到一樣。信息化系統(tǒng)為企業(yè)的工作效率做出了巨大貢獻(xiàn)，更加合理的管理企業(yè)內(nèi)部，電力企業(yè)傳統(tǒng)的處理工作的方法不適合現(xiàn)代化信息化電力企業(yè)的方式，這樣從企業(yè)的內(nèi)部就會(huì)出現(xiàn)權(quán)力的第二次分配，當(dāng)然就有一些企業(yè)內(nèi)部的員工對(duì)信息化系統(tǒng)的建設(shè)產(chǎn)生了疑問(wèn)。

我國(guó)電力企業(yè)一般都是通過(guò)分級(jí)管理來(lái)管理的，要做好電廠(chǎng)的管理就必須先管理好電力生產(chǎn)，并且在電力公司的集約化管理下進(jìn)行管理。所以在我國(guó)電力企業(yè)的信息化建設(shè)的前提下，保證電力資產(chǎn)的保持和增長(zhǎng)；企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)的管控同樣影響信息化建設(shè)的因素。電力企業(yè)管理基礎(chǔ)的落后，是導(dǎo)致電力企業(yè)的管控過(guò)程中遇到空難的原因。

四、電力企業(yè)數(shù)字檔案館設(shè)想及建設(shè)方案

對(duì)于電力企業(yè)這樣集團(tuán)式的企業(yè)，其線(xiàn)下的公司較多，層次相對(duì)較為復(fù)雜，同時(shí)涉及的地域較廣，不易集中管理。對(duì)于電力企業(yè)旗下的機(jī)構(gòu)，會(huì)根據(jù)各自的重點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理建設(shè)，同時(shí)這些機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的管理和建設(shè)具有各自的獨(dú)立性。

（一）檔案信息化管理系統(tǒng)的功能。檔案信息化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全部處理過(guò)程，其中包括：生出檔案、保存檔案、歸檔、以至最后的銷(xiāo)毀檔案。對(duì)文件的超前控制，主要有對(duì)文件的鑒定，歸檔等。這種系統(tǒng)應(yīng)該符合現(xiàn)在國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)定的一切要求，其中不僅包括對(duì)檔案的各種要求，還包括相關(guān)科研資料、圖書(shū)、規(guī)程等資料的相關(guān)管理功能。此外還應(yīng)該包含對(duì)聲音信息、視頻信息、圖片信息等多種信息的管理。對(duì)于這種管理可以借助于計(jì)算機(jī)來(lái)記錄檔案信息的相關(guān)物理地址，可以有效的降低企業(yè)員工對(duì)檔案或科研資料的查詢(xún)等操作產(chǎn)生的錯(cuò)誤，提高查詢(xún)信息的準(zhǔn)確性、結(jié)果的查全率等。

（二）加強(qiáng)檔案管理與部門(mén)間的交流，建立統(tǒng)一化的檔案管理系統(tǒng)。在電力企業(yè)中加強(qiáng)檔案建設(shè)與其他各部門(mén)之間的交流，可以有效的促進(jìn)集成部門(mén)之間了解，在檔案管理的建設(shè)中可以進(jìn)行更多合理化、人性化的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，從而為建立檔案統(tǒng)一化的管理打好基礎(chǔ)。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，對(duì)電子檔案的形式應(yīng)該進(jìn)行更加人性化的設(shè)置，使不同類(lèi)型的文檔可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的歸檔。對(duì)于信息管理系統(tǒng)的建立，還應(yīng)該注意系統(tǒng)對(duì)不同層次檔案管理系統(tǒng)的連接問(wèn)題，為集團(tuán)企業(yè)間檔案信息的共享、使用提供更多的便利。

（三）檔案信息管理系統(tǒng)檔案館的建設(shè)。將總部及各下屬機(jī)構(gòu)的信息化檔案管理系統(tǒng)的總和建立成一個(gè)檔案館，這個(gè)檔案館包含著所有下屬結(jié)構(gòu)的檔案信息，同時(shí)各分級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)有權(quán)限對(duì)該機(jī)構(gòu)所述的檔案信息進(jìn)行管理和維護(hù)，而系統(tǒng)用戶(hù)則可以在相應(yīng)的局域網(wǎng)中對(duì)檔案館中的信息進(jìn)行相應(yīng)的查詢(xún)。這種做法還可以進(jìn)一步將集團(tuán)企業(yè)的檔案資源進(jìn)行共享，可以方便企業(yè)員工更好的使用。

（四）建立信息資源庫(kù)。建成各個(gè)類(lèi)別的數(shù)字信息的資源庫(kù)，并對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)行有效的組織或挖掘，為整個(gè)集團(tuán)的生產(chǎn)管理和決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。建成后的數(shù)字化檔案館的信息資源庫(kù)的內(nèi)容不只是涵蓋原來(lái)所需的檔案信息資源，而且應(yīng)進(jìn)一步地?cái)U(kuò)大到文件、語(yǔ)音、視頻、圖形圖像等等更加廣闊的領(lǐng)域，因此是檔案的信息資源庫(kù)通過(guò)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的連接，形成一個(gè)超大的資源庫(kù)。通過(guò)有效地組織和挖掘數(shù)據(jù)，可以向公司的生產(chǎn)管理及決策提供必要的依據(jù)和高質(zhì)的服務(wù)。

五、建立檔案的信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施方案

1.應(yīng)將電力企業(yè)所有的檔案資料進(jìn)行合理的集中管理，對(duì)這些檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔⒒幚恚蛊洳粌H可以實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史文檔的處理，也可以對(duì)當(dāng)前文檔進(jìn)行有效的管理，從而實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有各分級(jí)檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。

2.應(yīng)建立一種統(tǒng)一的界面進(jìn)行電力企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的查詢(xún)，這有利于員工在使用中容易掌握操作的方式，便于各機(jī)構(gòu)員工的使用。

3.應(yīng)實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)總部和各下屬機(jī)構(gòu)的檔案資源的互聯(lián)和互通。

4.應(yīng)以電力企業(yè)總部和各下屬機(jī)構(gòu)的數(shù)字化的檔案資源為基礎(chǔ)，開(kāi)發(fā)超大規(guī)模和分布式的虛擬化數(shù)字檔案館，并建立企業(yè)的數(shù)字檔案館。通過(guò)建成的數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，做到業(yè)務(wù)的規(guī)范化、機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)的電子化，并進(jìn)一步地促進(jìn)企業(yè)和集團(tuán)邁向國(guó)際化。

六、結(jié)論

總之，企業(yè)也在發(fā)展中要與時(shí)俱進(jìn)就必須加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)，是提高檔案管理工作效率的最好的辦法，也是改變當(dāng)前的檔案部門(mén)現(xiàn)狀的重要措施。加快檔案的信息化建設(shè)對(duì)促進(jìn)國(guó)家電力資源總量的增長(zhǎng)和優(yōu)化電力企業(yè)電子政務(wù)工作有效的進(jìn)行都有著重要作用。電力部門(mén)應(yīng)以新時(shí)期的檔案信息建設(shè)作為必然工作及任務(wù)，并根據(jù)適合的檔案信息化建設(shè)方案實(shí)施信息化建設(shè)。

[1]和夢(mèng)吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策研究[D].山東大學(xué),2012-04-15.

[2]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].檔案學(xué)通訊,2011(01).

[3]張秀華.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].科技資訊,2013(10).

[4]丁洪瓊,企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐與思考——以中航工業(yè)成都所為例[J],辦公室業(yè)務(wù),2014-06-05.

[5]張靜元,試論企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀前景及對(duì)策[J],商,2013(20).