檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

劉瑛

摘 要：社會趨于信息化發(fā)展，檔案的用途也越來越大，且應(yīng)用也越來越廣泛。但隨著檔案的應(yīng)用發(fā)展，檔案管理問題也就隨之而來，現(xiàn)階段社會要求檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，而檔案管理基礎(chǔ)工作作為現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)與實(shí)現(xiàn)前提，有著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理基礎(chǔ)工作 內(nèi)容介紹 現(xiàn)代檔案管理 存在的問題 提出要求

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）7（b）-0187-01

社會趨于信息化發(fā)展，檔案的用途也越來越大，且應(yīng)用也越來越廣泛。但隨著檔案的應(yīng)用發(fā)展，檔案管理問題也就隨之而來，現(xiàn)階段社會要求檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，而檔案管理基礎(chǔ)工作作為現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)與實(shí)現(xiàn)前提，有著至關(guān)重要的作用。盡管管理基礎(chǔ)工作內(nèi)容較為詳細(xì)但還是存在著各種各樣的因素，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)工作中存在著許多的問題。該文以檔案管理基礎(chǔ)工作為切入點(diǎn)，通過介紹其工作內(nèi)容，分析其在在現(xiàn)代檔案管理中的作用，討論其工作中的存在的問題，從檔案管理基礎(chǔ)工作出發(fā)，切實(shí)提出可以推動現(xiàn)代檔案管理的相關(guān)要求。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作內(nèi)容的相關(guān)介紹

所謂的檔案管理基礎(chǔ)工作就是對檔案進(jìn)行基礎(chǔ)管理，從管理內(nèi)容上看，其主要包括檔案的統(tǒng)計(jì)、歸類、編號、裝訂、登記等以便于查詢與注銷。

就檔案的統(tǒng)計(jì)而言，其主要是對檔案的收進(jìn)、移出和案卷利用數(shù)量等情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)。不僅如此，還要按照上級檔案部門的要求，及時(shí)報(bào)送該單位檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。

就檔案的歸類而言，其主要是按照相關(guān)的準(zhǔn)則規(guī)定，將檔案進(jìn)行分類。且不同的分類方式，就會有不同的分類結(jié)果，例如：按照檔案形成的時(shí)期分類與按照檔案歸屬地分類有著天壤之別。

就檔案的編號而言，一般在每卷基本檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號?；緳n案的檔號由分類號、項(xiàng)目代號、案卷號和件、頁號組成，即“類別號-項(xiàng)目號-案卷號-件號”。

就檔案的裝訂與登記而言，一般采用三點(diǎn)一線的方式進(jìn)行裝訂。在檔案的登記過程中，采用冊、表和單等多種形式對檔案的進(jìn)出、整理、保存以及利用等情況進(jìn)行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的安全性以及完整性。

2 檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮的作用分析

在信息科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作也逐漸趨于信息化發(fā)展，即在現(xiàn)代檔案管理中，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用給現(xiàn)代化檔案管理帶來了極大的便利，海量信息資源輕松儲存，且高效處理這些信息，提高了檔案管理的工作效率。盡管現(xiàn)代檔案管理便捷高效，但如果沒有檔案管理的基礎(chǔ)工作作為鋪墊，其也是不能發(fā)揮其作用的，故而作為現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理基礎(chǔ)工作有著不可替代的作用。

現(xiàn)階段，大多數(shù)的檔案都是各個企業(yè)、單位的重要體現(xiàn)，故而檔案的管理十分重要。而檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性就體現(xiàn)在可以為用戶提供價(jià)值方面上。檔案的統(tǒng)計(jì)、歸類、編號、裝訂、登記等都是確保檔案的正常使用的必要條件，完善檔案管理的基礎(chǔ)工作，可以保證在檔案的使用過程中有條不紊的進(jìn)行，更便捷，更節(jié)約時(shí)間，也節(jié)約了人力資源，在一定的程度上反映出現(xiàn)代檔案管理水平。所以，檔案管理基礎(chǔ)工作不僅是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的先決條件更在一定程度上反映著現(xiàn)代化檔案的管理水平。故而檔案管理基礎(chǔ)工作十分重要。

3 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題分析

盡管檔案管理基礎(chǔ)工作已然十分明確，但實(shí)際的管理過程中仍有許多的問題存在。我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時(shí)間跨度長的檔案，且要保證檔案的不丟失，加之，每個歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格也不統(tǒng)一等，就形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。具體表現(xiàn)如以下幾點(diǎn)。

（1）檔號標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。

檔號的標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，就會造成比較亂套的現(xiàn)象，一卷多冊、沒有目錄、標(biāo)號重復(fù)等，這些問題的出現(xiàn)，都會給檔案的管理造成極大的不便。

（2）案卷題名不規(guī)范。

一般來講，案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本卷文書材料的責(zé)任者、主要內(nèi)容和文種。可以簡潔明確的反映出主題內(nèi)容，文字應(yīng)力求簡練、明確，既不能簡單羅列，也不要過于籠統(tǒng)。如果案卷題名不規(guī)范，個別題名不全或沒有題名，不僅反映出檔案管理水平較差，更不利于檔案的查找。

（3）編頁號與裝訂不善。

編頁號也是檔案管理基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一，理論上，卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果檔案沒有標(biāo)明頁碼，如果在使用過程中發(fā)生掉頁現(xiàn)象會難于察覺。對于檔案裝訂，要根據(jù)立檔單位實(shí)際情況，可單份裝訂或整卷裝訂。裝訂方法和使用的裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)和利用要求。如果裝訂不到位，不僅給檔案管理工作造成困擾還會造成檔案丟失的情況。

事實(shí)上，檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題不僅以上幾項(xiàng)因素，還有許多的細(xì)節(jié)問題，這些問題都會給檔案管理基礎(chǔ)帶來不便，也在一定程度上反映出檔案管理水平。為了提高現(xiàn)代檔案管理水平，在檔案管理基礎(chǔ)工作方面就要把握好各項(xiàng)內(nèi)容，切實(shí)做好各項(xiàng)管理工作。

4 現(xiàn)代檔案管理對檔案管理基礎(chǔ)工作要求

前文已述，檔案基礎(chǔ)管理不僅是現(xiàn)代檔案管理的前提，更是現(xiàn)代檔案管理的水平的體現(xiàn)，故而為了更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，對檔案管理基礎(chǔ)工作提出了諸多要求。以下是具體分析。

（1）檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

為了提高現(xiàn)代檔案管理水平，要從檔案管理基礎(chǔ)工作抓起，檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是提高現(xiàn)代檔案管理水平的有效途徑。為了切實(shí)做到檔案管理基礎(chǔ)工作趨于標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，就要引起相關(guān)工作人員的高度重視，提高工作人員的專業(yè)管理素質(zhì)，在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的時(shí)定期檢查檔案的編號、裝訂等相關(guān)問題，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象及時(shí)解決。

（2）全面檢查檔案，清除無效檔案與重復(fù)檔案。

上文已述，檔案過多，信息相對雜亂，不可避免的會出現(xiàn)對有些無效檔案的剔除與重復(fù)檔案的去重處理等工作的疏忽。對于重份或無查考價(jià)值的檔案要及時(shí)的處理掉，對檔案資料信息進(jìn)行再次組合，從而提高檔案管理的工作效率。

（3）查缺補(bǔ)漏，完善相關(guān)信息的填寫。

對于那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范，不但能夠保持適當(dāng)?shù)倪f增容量，確保檔案的可擴(kuò)展性，并且能使得館藏更加科學(xué)化、規(guī)范化，進(jìn)一步完善檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（4）統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。

在分類的過程中要加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯誤，并且要經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致、同一類文件標(biāo)引一致、從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5 結(jié)語

檔案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)、也是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的必要條件，在一定的程度上反映著現(xiàn)代檔案管理水平。在實(shí)際的管理基礎(chǔ)工作中存在著較多的問題，急待解決。切實(shí)解決好這些問題才能進(jìn)一步的推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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