淺談如何提高企業(yè)秘書的寫作能力

劉海廷

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理能力的不斷提升，對(duì)企業(yè)的秘書工作也提出了很高的要求，秘書承擔(dān)著綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、辦文辦會(huì)、起草材料等工作任務(wù)，而秘書的寫作能力是最核心的能力之一。因此，如何提高企業(yè)秘書寫作能力對(duì)一個(gè)從事秘書工作的人員來講顯得特別重要。本文對(duì)提高秘書寫作能力提出“勤學(xué)、苦練、實(shí)踐”“三步走”方法，對(duì)于提高秘書寫作能力有一定的指導(dǎo)意義。

1 勤學(xué)是提高寫作能力專業(yè)及理論知識(shí)的基礎(chǔ)

不管你從事什么工作，勤學(xué)是我們干好工作的首要前提，對(duì)于企業(yè)秘書來說，更是如此。隨著時(shí)代的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，知識(shí)更新飛速發(fā)展，信息技術(shù)日新月異，行業(yè)發(fā)展一日千里，如果不能緊跟時(shí)代步伐，不能快速學(xué)習(xí)、掌握新知識(shí)，將會(huì)給自己從事的職業(yè)和個(gè)人發(fā)展帶來很大的挑戰(zhàn)，甚至被時(shí)代所淘汰。對(duì)于企業(yè)秘書來說，要時(shí)刻更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，豐富知識(shí)面，最大限度的學(xué)習(xí)、涉獵各方面的知識(shí)，開闊自己的視野，積累專業(yè)知識(shí)，為順利完成各項(xiàng)工作奠定基礎(chǔ)。首先，要通過網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等渠道了解國、內(nèi)外發(fā)生的重大事件，學(xué)習(xí)國家的大政方針，特別是要學(xué)習(xí)我國在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，目前正在進(jìn)行的促轉(zhuǎn)型、調(diào)結(jié)構(gòu)、重民生的偉大變革。學(xué)習(xí)這些國家大政方針，不但能開闊自己的知識(shí)視野，而且能夠培養(yǎng)愛黨、愛國的情懷。其次，學(xué)習(xí)了解行業(yè)、產(chǎn)業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。作為企業(yè)秘書學(xué)習(xí)了解與本企業(yè)密切相關(guān)的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)動(dòng)態(tài)信息是非常必要的，這樣，不但能夠提升自己的專業(yè)知識(shí)技能，而且可以給領(lǐng)導(dǎo)層提供最前沿、最可靠、最快捷的行業(yè)資訊，對(duì)于企業(yè)和個(gè)人的發(fā)展都有益處。第三，學(xué)習(xí)企業(yè)秘書應(yīng)該具備的專業(yè)技能。具體講，要學(xué)習(xí)各種公文的基本寫作要領(lǐng)、公文的寫作格式、行文辦文流程，學(xué)習(xí)與文秘工作相關(guān)的各種制度。如：《保密制度》、《印章使用制度》、《文件借閱制度》等。這些都是作為一名企業(yè)秘書必須具備的一般知識(shí)，也是干好秘書工作的基本常識(shí)。第四，學(xué)習(xí)本企業(yè)生產(chǎn)流程、產(chǎn)品特點(diǎn)、銷售過程、經(jīng)營業(yè)績(jī)以及客服情況等。不同的企業(yè)情況不同，但作為一個(gè)企業(yè)秘書，必須學(xué)習(xí)這些企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基本常識(shí)，如此，才能夠?qū)Ρ酒髽I(yè)有深入的了解，工作才能夠抓住核心，切中要害，有的放矢。學(xué)習(xí)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，也是一個(gè)合格秘書不斷超載自我，不斷完美自我的過程。

2 苦練是對(duì)所學(xué)知識(shí)的運(yùn)用、檢驗(yàn)，并積累寫作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

任何知識(shí)只有在實(shí)踐中不斷運(yùn)用，才能檢驗(yàn)知識(shí)的真?zhèn)危拍馨l(fā)現(xiàn)自身知識(shí)的短板，才能使知識(shí)服務(wù)工作，才能發(fā)現(xiàn)不足，樹立目標(biāo)，補(bǔ)足營養(yǎng)，不斷完善，而進(jìn)行艱苦的寫作鍛煉是檢驗(yàn)知識(shí)的最佳、最有效途徑，也是我們提高寫作能力的必由之路。寫作是一種極其復(fù)雜的腦力勞動(dòng)，對(duì)于對(duì)寫作一點(diǎn)兒興趣都沒有的人來說，寫作無疑于對(duì)人身心的折磨，那種冥思苦想、絞盡腦汁、搜索枯腸的寫作情景是非常折磨人的。但既然從事了秘書工作，并且熱愛秘書工作，所有的折磨、艱辛、痛苦都變得無足輕重。所謂的苦練也成為一種對(duì)職業(yè)敬重和喜愛的樂趣、享受。所謂的苦練也就是為了提高寫作能力所下的苦功夫，就是在寫作態(tài)度上對(duì)自己下狠心，在寫作提高上對(duì)自己下狠勁。首先，要制定寫作計(jì)劃。包括年度計(jì)劃、月度計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃，按照計(jì)劃，日復(fù)一日，年復(fù)一年，長(zhǎng)年累月，保證寫作成為一種常態(tài)和習(xí)慣。其次，要不拘一格，靈活制定寫作內(nèi)容。寫作計(jì)劃確定以后，對(duì)寫作內(nèi)容有一個(gè)大體規(guī)劃，但不宜設(shè)立過多的條條框框。除完成一些大型寫作計(jì)劃以外，可以寫自己的所思所想，所聞所見；可以以小見大，可以由此及彼，可以針砭時(shí)弊，可以激濁揚(yáng)清，可以縱論國家大事，可以暢談家長(zhǎng)里短，可以洋洋灑灑幾千字，也可以篇幅短小幾百字。總之，寫作體裁可以豐富多彩，寫作內(nèi)容可以包羅萬象，寫作地點(diǎn)可以隨機(jī)隨便。但所有的寫作過程要確保長(zhǎng)久和持續(xù)，絕不可以三天打魚，兩天曬網(wǎng)，否則，一切努力終將會(huì)前功盡棄，付諸東流。第三，要學(xué)會(huì)階段總結(jié)工作，也就是對(duì)自己在“苦練”過程中積累的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)存在的問題進(jìn)行反思，對(duì)形成發(fā)現(xiàn)的知識(shí)空缺進(jìn)行彌補(bǔ)、充實(shí)，與“勤學(xué)”形成一種相互促進(jìn)的互動(dòng)局面。

3 實(shí)踐是苦練成果的實(shí)戰(zhàn)和實(shí)踐，也是自身寫作能力的充分展現(xiàn)

勤學(xué)、苦練的最終目的就是為了把我們的寫作經(jīng)驗(yàn)和寫作能力，通過具體寫作實(shí)踐得以順利實(shí)現(xiàn)，以便服務(wù)于我們的工作，實(shí)現(xiàn)秘書的價(jià)值。也就是說不管此前的過程你多么的艱辛和艱苦，都要在實(shí)踐中檢驗(yàn)，撰寫出領(lǐng)導(dǎo)滿意、自己稱心、充分表情達(dá)意的材料，這才是我們的終極目標(biāo)。厚積薄發(fā)、養(yǎng)兵千日，用兵一時(shí)，我們積累了寫作經(jīng)驗(yàn)，提升了寫作能力，就要充分的展示和運(yùn)用，因此樂于實(shí)踐非常重要。首先，要樹立信心。通過勤學(xué)與苦練，我們掌握了寫作的基本理論，積累了豐富的寫作經(jīng)驗(yàn)，我們一定能夠完成領(lǐng)導(dǎo)和單位交辦的任務(wù)，即使完成的不盡人意，也不能就此氣餒，要以更加謙虛的態(tài)度和不服輸?shù)膭蓬^去勇敢的再實(shí)踐和再鍛煉，功夫不負(fù)有心人，只要你保持一顆上進(jìn)心和謙虛的態(tài)度，一定能夠度過難關(guān)，憑自己所學(xué)知識(shí)和積累的能力一定能夠順利完成各項(xiàng)工作。其次，面對(duì)寫作任務(wù)要勇敢面對(duì)，主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)，直面困難，勇于實(shí)踐。寫作是慢慢鍛煉出來的，經(jīng)驗(yàn)是不斷積累起來的。不管你的寫作能力多強(qiáng)，只有勇于實(shí)踐，樂于實(shí)踐，面對(duì)任務(wù)不推脫，不找借口，不拈輕怕重，主動(dòng)接手高難度的材料，主動(dòng)啃硬骨頭，隨著時(shí)間的推移，你一定能夠成為寫材料的行家里手。

秘書的寫作能力是衡量一個(gè)秘書是否稱職的重要指標(biāo)之一，秘書撰寫材料的質(zhì)量也是一個(gè)企業(yè)形象的重要體現(xiàn)。提高秘書寫作的途徑可能有很多種，因?yàn)樾袠I(yè)不同、企業(yè)與企業(yè)的情況不同，對(duì)秘書職業(yè)的要求也不同。但筆者認(rèn)為，作為一個(gè)企業(yè)秘書，除了應(yīng)具備秘書應(yīng)該具備的基本專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)以外，寫作能力是最重要的一項(xiàng)技能，而提高寫作能力的最佳途徑就是勤學(xué)、苦練、樂于實(shí)踐。只有這樣，秘書的寫作才能迅速提高，也只有如此，秘書才能為我們企業(yè)更好的服務(wù)。