淺談電子照片檔案的管理

任琰

摘 要：電子照片文檔的存儲，可以擺脫傳統紙質照片容易丟失、容易失真和難以儲存等問題，繼而可以增加照片管理的效率，方便人們對照片的管理和查詢。本文主要對電子照片檔案的優點、管理中存在的問題和解決的措施進行探討。以期電子照片檔案管理人員可以提高自身的覺悟，提升對電子照片檔案的重視程度，進而可以制定合理的措施來管理電子照片檔案。

關鍵詞：電子照片檔案；電子數據庫；檔案存儲

隨著科技的不斷發展，電子照片在一定程度上取代了紙質照片。電子照片具有存放簡單、像素較高和拍攝方式簡單等優點。但是隨著電子照片的拍攝，會產生大量的電子檔案。由于電子檔案存在易丟失和容易被篡改等問題，增加了電子照片檔案的管理難度。因此，制定合理的措施，加強對電子照片檔案的管理具有十分重要的意義。

1 電子照片檔案管理的優點

電子照片檔案的存儲可以保證檔案的完整性和長久性。紙質照片不宜保存，而且部分照片缺乏底片，一旦照片出現損壞，將會永久性的丟失資料。電子照片檔案容易復制和保存，并且電子文檔可以恢復原樣，進而可以保證電子檔案存儲的長久性和完整性。同時，電子照片檔案對于破損的照片，可以利用電腦進行掃描和處理，可以達到照片的最佳效果。另外，電子照片檔案的存儲，方便用戶在網上進行傳輸、查找和儲存，并且多次查看照片的情況下，不會損壞照片的質量。

2 電子照片檔案管理存在的問題

2.1 容易遺失原件

在電子照片檔案的存儲中，經常容易出現電子檔案丟失的現象，人們往往找不到以前拍攝的電子照片。主要是由于在電腦的正常運行中，容易感染病毒，導致電子文件的損壞，另外，用戶由于使用不當造成的U盤損壞和光盤損壞也會造成電子檔案的流失。諸多因素影響著電子照片檔案的管理質量[1]。

2.2 檔案容易被修改

在電子照片檔案的存儲中，容易出現電子檔案被篡改或者刪除的現象。主要是由于電子照片具有電子文檔的屬性，容易被修改或者刪除，給電子照片檔案的長期管理帶來一定的難度。另外，部分用戶會將電子照片存在光盤上，但是電子光盤可能由于硬件、編碼方式和軟件等問題的影響而發生變化，從而難以讀出電子文檔的內容[2]。

2.3 缺乏管理意識

在電子照片檔案的管理中，部分管理人員缺乏管理意識，未采取合理的措施來保護電子照片文檔。還有部分人員認為紙質文檔才屬于檔案的范疇，而電子文檔只能夠用作為資料使用。同時，在電子檔案的管理中，如果管理人員過分依賴于計算機，一旦計算機出現故障，會造成電子照片檔案的遺失，不利于電子照片檔案的管理[3]。

2.4 保管形式單一

在電子照片檔案的管理中，管理人員通常將照片存在一個文件中，一旦電腦發生故障或者文件被刪除，將會遺失電子照片，不利于電子照片的管理。另外，部分管理人員存儲照片時，會選擇較大的分辨率，雖然會增加電子照片的分辨率率，但是會占據較大的內存，不利于大量電子照片的管理。

3 加強電子照片檔案管理的措施

3.1 利用數據庫進行保存

在電子照片檔案的管理中，可以建立電腦數據庫進行管理。一條數據庫可以對應一張電子照片，數據庫的信息可以包含照片號、時間、地點、人物和參見號等信息。底片號是對照片底片編號的記錄，照片檔號是對檔案編號的記錄，時間、地點和人物是對照片信息的記錄，指針字段是對電子照片的存儲路徑和文件名的記錄。通過電子數據庫可以對電子照片檔案進行查詢和管理，當管理人員需要調用某張照片時，只需要根據指針字段記錄的內容來打開相應的文件，照片的圖像就會顯現在計算機屏幕中。

3.2 加強對電子照片檔案的管理

在電子照片檔案的存儲中，電子文件容易被修改或者刪除，不利于電子照片文檔的管理。針對這種現象，管理人員應該采取各種措施來防范電子照片檔案被篡改。首先，管理人員在將傳統照片制作成為電子照片檔案時，應該注意分辨率、圖片處理和數據壓縮對電子文檔的影響。圖像的分辨率越高，其保真性能越好，但是分辨率過高會增加照片的內存，不利于電子照片的大量存儲。因此，管理人員在照片的存儲中，應該根據實際情況，選擇合理的分辨率。其次，對于已經歸檔的電子照片檔案，應該及時制作成光盤來進行保存。最后，對收集保存的電子照片檔案要確定其真實性。

3.3 提升管理意識

在電子照片檔案的管理中，由于部分管理人員缺乏對電子照片文檔的重視，導致其未能對電子照片文檔進行合理的管理。針對這種現象，相關部門應該制定合理的措施，提升管理人員的意識，以便提升電子照片檔案的管理效率。管理人員首先應該嚴格遵守照片檔案管理規范，明確照片的定義和收集范圍。電子照片檔案是指組織或個人在活動中以靜止影像的形式進行保存的記錄。電子照片分為底片、照片和說明，管理人員應該根據實際情況加強對電子照片的分類管理。對于同一年度的電子照片，應該將其刻錄在同一光盤中進行保存。在電子檔案管理的過程中，只有提升管理人員的管理意識，才可以保證電子照片檔案管理的嚴謹性，進而可以提升電子照片檔案管理的效率。

3.4 多樣化的電子照片管理

在電子照片檔案的管理中，單一的管理形式不利于電子照片的妥善保存，管理人員可以根據照片的不同類別將照片放在多個相冊中進行管理。用相關的軟件打開相冊時，窗口會列出相片的全部存儲位置。當點擊某個縮微圖時，電子照片的原件會顯示在屏幕中。另外，可以將電子照片按照不同的分類制作成不同的光盤或者將電子照片制作成幻燈片。電子照片檔案的多樣化管理形式會提升電子照片檔案的管理效率。

4 結語

在電子照片文檔的管理中，存在電子照片容易丟失、容易被篡改，管理人員缺乏管理意識和保管形式單一等問題，嚴重影響電子照片檔案管理的效率。希望通過本文的介紹，管理人員可以提升自身的管理意識，建立網絡數據庫，并且加強對電子照片檔案的管理力度，進而可以保證電子照片檔案管理的科學性。

參考文獻

[1]宋小杰.淺談電子檔案的整理與保護[J].才智，2014，06（30）：387-388.

[2]韓健.淺談電子照片檔案的保管與利用[J].蘭臺世界，2013，03（15）：128-129.

[3]張旭.如何做好照片檔案管理之我見[J].科技創新導報，2013，08（26）：238-239.