淺談檔案管理現代化建設

吳剛等

摘 要：檔案管理的現代化是社會發展的必然要求，也是自身發展的必然趨勢，本文就檔案管理現代化建設的現實意義，以及檔案管理現代化建設的實現路徑提出一些看法，以實事求是的精神，有計劃、有目的、有階段的完成檔案的信息化建設，進一步提高檔案信息資源傳播、利用效率，為地方經濟社會發展發揮重大作用。

關鍵詞：檔案管理；現實意義；實現路徑

1 檔案管理現代化建設的現實意義

檔案管理的現代化是社會發展的必然要求，也是自身發展的必然趨勢，只有采用現代化管理，才能解決檔案收集、管理、利用等方面面臨的種種難題，從而帶來顯而意見的效果和收益。

（一）提高管理效率。現代化建設使得檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。檔案信息資源數據只需一次錄入，就可以多次利用，并可在內部進行數據共享。數據檢索可實現即時查詢，檔案查借工作實現電腦管理，能夠極大地減輕工作人員負擔。而且電腦管理方便、快捷，只要傳輸程序和數據庫設置合理，就不需要過多的人參與工作，大大解決了機關冗員問題。管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

（二）便于開發利用。檔案管理歸根結底是信息資源的管理，信息資源的社會價值在于開發利用，開發利用的效果取決于開發的時效性和利用的廣泛性。相比較而言，現代化手段儲存的各種信息更便于利用和開發。紙質文件只能記錄文字、圖表等信息，而電子文件利用很小的空間卻可以同時記錄文字、圖表、聲音、影像等各種媒體信息，且具有直觀性、選擇性、易操作性，開發利用的速度快。

（三）提高服務效率。現代化建設直接利用現代通訊設備傳遞、查找信息，大大縮短了檔案信息資源的處理時間，提高檔案信息利用的時效性。數據庫的管理能夠調取相同或類似內容的文件，為解決問題提供更多參考，無形中節約了大量的查閱時間。還可提供遠程服務，實現資源共享，科技人員可在自己的電腦上就可查閱檔案資料，便于二次利用和開發，從而縮短了編著時間。

2 檔案管理現代化建設的實現路徑

檔案現代化化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設和人才隊伍建設等五個方面內容。

（一）基礎設施建設。包括硬件和軟件兩個方面。硬件條件主要包括計算機、掃描儀等圖文輸入、輸出設備及存儲設備。軟件系統主要包括操作系統、數據管理系統、信息安全系統等。其核心是計算機網絡和先進的管理應用軟件。這是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建立先進的計算機網絡，開發先進的管理應用軟件，才能充分發揮檔案現代化的整體效益。其關鍵是舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件設施，加快設備更新改造的步伐。

（二）信息資源建設。建設完備充實的檔案信息資源數據庫是檔案管理現代化建設的核心。主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。要運用現代手段，將各種載體的檔案信息資源進行數字化技術的轉換處理，利用網絡技術將數字化信息加以匯集、編輯、整合，建立檔案信息數據庫，便于用戶進行檢索、傳輸、摘錄和分析處理。檔案部門在接收電子檔案時，必須要向文件處理部門提出相應要求；文件處理部門提供檔案信息資源時，也應考慮檔案管理部門對歸檔的要求。

（三）標準規范建設。檔案信息的收集、傳遞、儲存、檢索、利用，必須要用統一的標準規范，這是檔案管理現代化快速、有序、健康發展的保障。主要包括管理規范、業務規范和技術規范。在這方面，國家已頒布了一些相關標準。如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》是CAD電子文件收集、歸檔與利用的統一規范；《電子文件歸檔及管理規范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規范。應當嚴格執行國家統一標準，不要自行執行，避免交叉打架，便于文件共享。

（四）人才隊伍建設。人是管理活動中最活躍的因素。現代科技無法取代人的因素，現代技術要靠人來掌握，精密設備要靠人來操作，管理的職責也要由人完成。檔案管理現代化，對檔案工作者提出更高要求。首先，要有扎實的傳統檔案工作的基礎，對檔案的分類、鑒定標準和維護、管理成竹在胸。其次，要熟練掌握計算機軟件的應用，注意電子介質的保存和維護。還要更加重視檔案和文件的保密工作。最后，要根據本單位實際，把傳統檔案管理和計算機管理有機地結合起來，真正使兩種方式發揮各自的優點，提高工作效率和服務效率。在人才隊伍建設上，要堅持培養和引進并舉，通過繼續教育和崗位培訓，提高檔案人員的專業知識、管理意識和操作技能，同時積極引進高校計算機、信息處理以及相關專業的高層次畢業生，打造一支具有現代科技知識和業務知識的檔案干部隊伍。

3 總結

綜上所述，檔案管理現代化是檔案工作發展的必然趨勢，也是社會發展的必然結果，也是一個逐步推進和實施的過程。我們必須以科學的態度，以實事求是的精神，有計劃、有目的、有階段的完成檔案的信息化建設，進一步提高檔案信息資源傳播、利用效率，為地方經濟社會發展發揮重大作用。