醫院綜合檔案管理的現狀與對策分析

王俊平

摘 要：作為重要的信息資源，綜合檔案在醫院管理工作發揮著重要的基礎性作用。在當前的醫藥衛生體制改革以及醫療衛生資源調整的發展背景下，醫院綜合檔案資源的作用更是不可或缺。本文針對醫院綜合檔案管理工作的現狀進行分析，并針對問題提出對策，以促進醫院綜合檔案的科學管理，更好地發揮檔案資源的作用。

關鍵詞：醫院綜合檔案；衛生行業；檔案工作

隨著經濟社會的進步、檔案資源作用的逐步顯現等客觀因素的推動，醫院綜合檔案管理工作作為一項基礎的綜合管理工作，已經引起了檔案界和醫療衛生機構的關注，現狀在逐步改善。但是從整體來看，在以提供醫療技術服務為主的醫院管理工作中，綜合檔案管理的仍然存在一些問題。

1 存在問題

醫院綜合檔案管理工作中存在的問題既涉及檔案庫房、設備等硬件設施，也存在于管理人員隊伍建設、制度建設、檔案資源的開發利用等方面。綜合來看，具體主要有以下幾點。

1.1 機構設置不健全，人員配備不到位

目前，醫院的綜合檔案管理以醫院辦公室管理的模式為主，辦公室下設綜合檔案室為二級科室或由辦公室人員兼管綜合檔案工作。同時，由于受到編制控制等多種因素的影響，公立醫院檔案管理人員缺編，導致綜合檔案管理人員通常身兼多職，檔案管理在諸多工作任務中，只能往后排的現象屢見不鮮。在一些三甲醫院中，還存在著沒有綜合檔案室，檔案人員的配備與單位規模不匹配等現象，導致基礎的檔案管理工作都難以完成，更是嚴重影響了檔案資源的開發利用。這些基礎工作的不到位都一定程度上影響了國家醫療衛生體制改革和衛生資源的調整

1.2 硬件設施不完善

按照《檔案法》等相關管理規定，對檔案管理環境提出了明確的要求。但是現實條件中，許多醫院的綜合檔案室并未實現“三分開”、具備“八防”措施等基本要求，許多珍貴的檔案得不到合理的保存，甚至造成嚴重損失。由于空間不足等原因，醫院的綜合檔案較多的仍采用鐵皮柜存放檔案，使用密集架這類的存放載體也受到限制，一定程度上阻礙對檔案資源的有效管理和利用。此外，計算機等現代化的配套設施不完善，影響了檔案的數字化管理，以及檔案資源的共享利用。

1.3 管理制度不健全

當前國家提出了全面依法治國的戰略部署，檔案管理制度是檔案管理的依據，也是綜合檔案管理工作的基礎保障。但就目前醫院綜合檔案管理的現狀來看，許多醫院并未參照國家標準和規范制定相應的管理制度。例如，在綜合檔案歸檔范圍、鑒定標準、歸檔時間等方面沒有設定明確標準，在檔案借閱方面未能與檔案保密工作等相結合，導致在實際的檔案管理工作缺乏規范性和科學性，檔案資料得不到統一管理，甚至重要的科研檔案、財務檔案等專業檔案散放丟失，得不到應有的保護，甚至管理責任上出現推諉等現象。

1.4 開發利用不充分

“備以查考性”是檔案的基本屬性之一。但是，在醫院的綜合檔案管理工作中，相關人員對檔案資源的利用意識不強，往往由于借閱流程復雜等原因忽視了對原始資料的利用。同時，在檔案管理工作人員中，也存在著重保管輕利用的觀念，缺乏開發檔案資源的主動意識，以及檔案編研、參考咨詢服務等專業素養，導致醫院的綜合檔案資源未能充分地發揮價值，服務于醫院的各項管理工作。

2 對策分析

醫院綜合檔案管理中存在的問題受到社會檔案意識、衛生行業政策等多方面影響，例如在醫院等級評審標準中，尚未從宏觀管理考核層面對醫院的綜合檔案管理工作進行督查推動，將醫院綜合檔案室建設列為考核標準。但是目前的各個醫院參差不齊的管理現狀也反映出，單位的管理部署以及人員隊伍的管理水平，對醫院的綜合檔案管理工作影響才是決定性的。針對醫院綜合檔案管理工作中普遍存在的問題，提出以下對策。

2.1 全方位強化檔案工作，全面提高檔案意識

首先，作為醫院各項管理工作的決策和督促者，醫院領導要提高對綜合檔案管理工作的重視程度，明確綜合檔案管理工作分管領導，從管理體制上健全和重視，將檔案管理工作納入醫院的日常管理、績效考核工作等工作中，改變醫院綜合檔案管理工作“邊緣化”的狀態。其次，提高全院人員的檔案意識，在全院開展檔案展覽、檔案主題日等宣傳教育活動，使各部門人員意識到檔案資源的重要價值，將對檔案的收集等各方面具有推動作用。第三，綜合檔案管理人員要提高自身的檔案意識，摒棄“守攤兒”等落后思想，從歷史的角度、用發展的眼光，增強對檔案管理工作的榮譽感和責任心，起到良好的帶動作用。

2.2 完善制度標準，強化對綜合檔案管理的考核監督

在全面推進依法治國的形勢下，建立和完善檔案管理的制度法規、管理標準，實現“依法治檔”勢在必行，要讓檔案管理工作有章可循，有法可依。在全面推進醫藥衛生體制改革的背景下，醫院的綜合檔案管理工作迎來了新的發展契機，以《檔案法》和國家《衛生檔案管理暫行規定》等檔案行業的法律法規為基礎，結合衛生檔案的特點，建立衛生行業的檔案管理標準，將全面推進衛生檔案資源的管理和開發利用水平，為醫院綜合檔案的信息化建設以及資源共享奠定基礎。同時，醫院要根據發展規模、管理體制等具體情況，制定具體的檔案管理制度，避免形成制度漏洞。

在完善制度的前提下，要將制度的執行與落實列入考核。在醫院等級評審、績效考核等工作中，將醫院的綜合檔案管理工作列入考核指標，對制度的落實和開展工作形成硬約束。在醫院的各類績效考核工作中，將各部門的歸檔情況等列入考核指標，與各項業務工作同部署、同檢查、同考核，強化全院對檔案的重視程度，為綜合檔案管理工作的開展形成良好的氛圍。

2.3 加強教育培訓，提高檔案管理人員隊伍的整體水平

醫院綜合檔案管理人員隊伍普遍存在專業知識、專業素養參差不齊的現象，直接影響綜合檔案的管理水平。提高檔案管理人員隊伍的整體水平，一方面要加強檔案行業管理，強化對檔案管理人員繼續教育和崗位培訓要求，將繼續教育等列入職稱晉升、年度考核等工作中；豐富繼續教育的內容，從檔案管理基礎知識、專業知識、新技術新應用、科學研究、職業道德等各方面設計繼續教育課程內容，拓展檔案管理人員的視野，拓寬思路，也為檔案管理人員提升自身素質提供途徑。

另一方面，提高對檔案專業人員的重視程度，嚴格執行檔案管理人員準入制度和資質審核，將有專業知識、熱衷檔案事業的檔案學專業人員吸收到檔案人員管理隊伍，重視醫院對檔案學等通用專業技術崗位的人員引進工作，鼓勵檔案管理人員參加檔案及相關專業的學歷教育，整體上提升檔案管理人員的專業化水平。同時，對檔案管理人員職稱晉升、相關待遇、職業發展等提供保障，調動檔案管理人員的積極性。

2.4 強化檔案信息化建設，充分發揮檔案資源的作用

在大數據時代，信息資源的作用日益明顯，醫院的綜合檔案記載了大量的原始信息，對于醫院的傳承、文化、醫療服務等各方面都具有重要借鑒和指導作用，同時，加強檔案信息化建設，推進文檔一體化、歸檔雙軌制，也將促進醫院的辦公自動化和整體信息化水平。實現檔案的信息化管理，要推進檔案信息的數字化、網絡化，促進檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，最終實現檔案信息高度共享。需要注意的是，在檔案信息化的過程中，要推進某一區域的衛生行業內的統一醫院綜合檔案管理信息化平臺建設，制定行業內的統一標準，避免各自為政，影響檔案信息資源的共享；要注意網絡安全和計算機系統運行安全，及時備份檔案信息，采取安全加密、安裝防火墻和殺毒軟件等措施，保障檔案信息的安全。