探討檔案庫房管理中存在的問題及解決思路

摘 要：檔案作為一種重要的記錄文件，屬于保密性較強且不可再生的文件，因此做好檔案庫房管理工作對于避免檔案泄露、遺失、損壞而言有著重要的意義。一般來說在開展檔案庫房管理工作時，需要注意管理工作重心，尤其是根據檔案的性質進行分類。庫房管理作為檔案管理工作中最重要的一環，在日常管理工作中往往存在各種問題，針對這一現狀，探尋切實有效的解決措施對于保證檔案管理的有效性有著重要的意義。

關鍵詞：檔案管理；庫房管理；問題；解決思路

檔案作為記錄個人或者集體在過去一段時間內活動行程的固定信息的媒介，對于企事業管理工作以及宏觀戰略的實施而言都有著極為重要的價值。但是檔案與其他信息媒介不同，檔案具有極強的保密性與不可再生性，這意味著檔案的保存于管理工作重點應該放在保存與養護方面。庫房作為檔案存儲的主要場所，發現庫房管理工作中存在的漏洞并及時做好完善措施對于保證檔案存儲于管理工作質量有著重要的意義。本文就對目前檔案庫房管理工作中常見的問題進行簡單分析，著重探討這些問題的解決措施，希望能夠對廣大同行起到借鑒與參考的作用。

1 檔案庫房管理中存在的主要問題分析

庫房作為檔案存儲的主要場所，發現庫房管理工作中存在的漏洞并及時做好完善措施對于保證檔案存儲于管理工作質量有著重要的意義。

1.1 檔案庫房管理安全性問題

檔案庫房管理的安全性問題主要體現在以下幾個方面：①檔案庫房的選址。在檔案庫房的選址上，需要注意的是避免將其設置在災害多發區域，因為檔案大多為紙質文件，極易因潮濕、火災、蟲蛀等問題導致破損；②檔案庫房的設計。在進行檔案庫房的設計時，需要嚴格參照國內檔案庫房相關設計標準進行，確保檔案庫房設計的合理性；③檔案庫房的施工。在進行檔案庫房施工時，切不可因為任何原因人為的影響施工質量，在施工材料的選擇方面，不允許因為資金原因而選擇質量不可靠的材料，需要徹底杜絕偷工減料的情況。④基礎設施配置。檔案庫房基礎設施的配置方面需要優先選擇具備較強抗裝機能力的柜子，其次根據區域的不同也需要對基礎設施的選擇進行有針對性的區分，例如潮濕多雨的地區，基礎設施需要具備良好的防潮性能，例如在火災易發地區，則需要考慮具備較強防火性能的設施。

1.2 檔案庫房管理制度缺失問題

就目前情況來看，檔案庫房管理制度存在嚴重的缺失，主要體現在兩個方面：①管理制度體系缺失。許多企業缺乏對于檔案庫房管理工作的重視，沒有結合自身實際情況制定切實有效的檔案庫房管理制度，有的企業甚至沒有設置專門的庫房管理與清理工作人員而是由其他部門人員兼任，致使檔案管理工作流于形式；部分企業雖然制定了一系列的檔案庫房管理制度，但是卻未能嚴格按照制度開展日常管理工作，導致檔案庫房管理工作存在較大的漏洞。②管理工作存在盲區。檔案管理人員每天在進行巡查的時候，沒有徹底清查電源電路的使用情況，不能及時發現老化電路，致使電路老化引起的電火花引發火災的風險較大。除此之外，檔案管理工作仍未能充分應用現代化管理技術，致使管理工作較為繁雜，極易出現紕漏。

1.3 檔案庫房管理人員流動問題

目前許多企業檔案庫房管理工作中，存在較大的人員流動問題，主要也體現在兩個方面：①檔案管理人員流失。由于檔案管理工作較為龐雜，涉及的內容與范圍較廣，這無疑在很大程度上加大了檔案管理人員的工作量與工作壓力，使得許多檔案管理工作人員長期處于過度勞累的情況，致使人員流失情況較為嚴重。②檔案管理室閑雜人員自由出入。由于檔案管理工作不夠嚴謹，致使閑雜人員可以隨意進出檔案管理室查閱檔案，這樣導致檔案的保密性受到了較大的影響。

總得來說，檔案管理工作是一項具有較強綜合性而且較為復雜的工作，包括檔案庫房的設計、施工、基礎設施建設、檔案入庫前消毒、每日巡查、防火防潮處理等，否則極易導致檔案的遺失與損壞。

2 檔案庫房管理工作中存在問題的解決措施

2.1 檔案管理庫房安全性問題的解決措施

檔案庫房管理中安全問題是管理工作的重中之重，因此，探尋切實有效提升檔案庫房安全性的措施有著重要的意義。首先從檔案庫房的選址上考慮，需要優先選擇安全性較高的場所，即不易發生火災、地震影響最小的區域，同時該區域環境不會過于潮濕，能夠滿足檔案存貯各方面的基本需求。在檔案庫房的設計上，需要嚴格按照我國現行的檔案管理室設計規范進行設計，在施工方面也需要徹底杜絕偷工減料情況的出現，如果資金環節存在問題需要立即向上級部門申請資金調撥，切不可因為資金短缺導致檔案庫房施工質量不過關。在檔案庫房基礎設施建設過程中，需要根據庫房實際情況有針對性的選擇存儲柜。另外，值得一提的是在進行檔案存儲是，需要做好檔案的分類工作然后依次放入存儲柜，存儲柜外需要做好目錄，便于后期查閱與提取。同時，檔案管理人員還需要定期進行全面的設施檢查，包括電氣、設備防護情況，滲水情況以及任何可能導致火災的隱患，如果出現設施破損或老化的情況，需要及時通知相關技術人員進行更換，杜絕任何可能存在的安全隱患。

2.2 構建檔案庫房管理制度與體系

良好的管理體系與管理制度是確保檔案庫房管理工作質量的重要理論基礎，因此，結合檔案管理工作的現狀，構建切實有效的檔案庫房管理制度能夠在最大限度上提升庫房管理工作效果。首先，檔案管理庫房需要由專門的管理人員負責，包括配電系統是否完備、門窗是否鎖好等，然后嚴格記錄每日來訪人員以及查閱檔案明細，最后對庫房溫度、濕度進行記錄。第二步是做好庫房檔案的擺放工作，切不可隨意堆放，需要做好分類，值得一提的是嚴禁在檔案庫房存放其他物品。第三步是做好來訪人員的審核工作，缺乏上級部門下達的通行證是不允許進入檔案室查閱檔案。第四步是做好檔案室的防火、防潮、防盜以及每日除塵工作，保證檔案保存的完整性，避免出現檔案損壞的情況。部分有條件的企業還可以充分引進現代化管理技術，將每一份檔案都錄入計算機系統，這樣能夠在對大限度上提升檔案的存儲于檢索效率。

2.3 檔案庫房人員培訓

在檔案庫房人員上崗前需要做好全面的崗前培訓工作，提高檔案管理工作人員的個人職業素養以及工作能力，這樣才能夠從根本上做好檔案庫房的管理工作。另外在檔案庫房人員的選擇方面，需要優先選擇具有較高責任心、認真負責的員工，同時上級領導部門也需要做好指導與關懷工作，積極地了解庫房管理人員的心聲，盡可能的滿足他們的要求，這樣才能夠調動管理人員的工作積極性，做好檔案庫房的管理工作。

3 結束語

總的來說，檔案庫房管理是一項周期性較長、內容較為繁雜的工作，需要相關工作人員具有高度的責任心以及認真負責的工作態度，才能夠切實保證檔案庫房管理工作的質量。本文就對目前檔案庫房管理工作中常見的問題進行簡單分析，著重探討這些問題的解決措施，希望能夠對廣大同行起到借鑒與參考的作用。

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作者簡介

何彥（1964-），女，土家，貴州省貴陽，大專，館員，研究方向：檔案管理。