談如何加快數字化檔案交流平臺的建設

高秋月

近幾年來，隨著辦公自動化及數字化信息管理的進一步普及與完善，信息化、數字化、網絡化成為世紀科技發展的主流，數字化檔案管理技術將促進檔案事業新的發展，對檔案的現代化管理具有十分重要的意義。如何加快數字化檔案平臺的建設一時成為各級檔案部門普遍關注的熱門話題。筆者根據本地區近幾年的建設數字檔案平臺的特點及工作情況談一點粗淺的看法，與各級檔案同行商榷。

1 加快檔案工作信息自動化進程，必須選準工作定位，明確主攻方向

近幾年來，各級檔案部門都十分注重抓業務建設，也創造了許多適合本地特點的檔案工作思路和方法，各項業務工作已走向正規，對當地經濟和社會發展起到了積極作用。在這種情況下，僅僅圍繞傳統檔案管理模式做文章，難以有大的作為，而要實現抓特色、抓亮點的要求，就必須打破老圈子束縛。近年來，我們通過進行深入調查研究認為，加快檔案事業的發展，必須在實現信息化上有所突破。為此，我們確立了進行檔案信息化建設的思路：

一是堅持長遠規劃與近期目標相結合。我們認為，作為縣級檔案部門，由于受人才、財力制約，實現數字化檔案平臺不可能一蹴而就，必須制定長遠規劃，分步實施。為此，我們制定了建設數字檔案平臺的遠景規劃與近期目標，確定分三步走。第一步是擴大電子文檔的接收范圍，編制相應檢索工具，提高檢索速度，為利用者提供了方便、快捷的服務；第二步是籌建檔案平臺內部局域網絡，開通館內局域網，實現網內檔案信息資源共享。第三步是建檔案信息網站，實現檔案工作面向社會。

二是堅持全面推進與重點突破相結合。建設數字檔案平臺需要做的工作很多。我們覺得，各項工作不可能齊頭并進，必須抓住一點，集中突破，以此帶動各項工作整體推進。館藏案卷目錄錄入是基礎性工作，也是需要近期攻克的難點。為此，我們把錄入作為首要任務，采取分階段集中錄入的辦法，將錄入任務層層分解到個人，限定時間完成，營造了扎實、積極、高效的工作氛圍。

三是堅持硬件投入與軟件開發相結合。近兩年，我們先后購買了10臺計算機和掃描儀、復印機、照相機、刻錄機等設備，并對檔案平臺舍進行了大規模的修繕改造，硬環境有了較大突破，促進了檔案信息化工作的開展。在此基礎上，我們把加強軟件開發作為推動檔案信息化建設上檔次、上水平的關鍵環節，根據館藏特色檔案資料的的價值和基層利用情況，不斷研究先進的檢索方式，將利用價值較高、利用頻率較高的工商企業信息、房產存根信息、革命歷史檔案、征用土地檔案信息等檔案資料輸入計算機，并編制相應的計算機檢索程序，先后開發了“蓬萊市工商注銷企業檔案管理系統”、“蓬萊市房產存根檔案檢索系統”等5套計算機軟件，使檔案管理人員從繁瑣的手工檢索工作中解脫出來，大大提高了查詢速度，方便了基層和群眾的利用，取得了較好的經濟效益和社會效益。

2 建設數字檔案平臺，必須突破資金瓶頸，完善基礎設施

建設數字檔案平臺，資金不足成為制約瓶頸。我館每年財政撥款連日常辦公經費都難以保證，為此，我們把全方位、多渠道籌集資金作為建設數字檔案平臺的首要任務。采取了多條腿齊步走的方法，取得了一定的成效。

一是爭取財政撥一塊。多與市級分管領導溝通、匯報，積極提出意見建議，引起領導的關心和重視，獲取認可和支持，并在資金上給予傾斜。近幾年來，我們通過努力，積極爭取財政多次撥款，基本滿足了辦公需要。

二是拓寬服務領域創一塊。我們通過與物價部門協商，先后舉辦檔案專業技術干部培訓班、歸檔文件整理培訓班、企業檔案管理人員培訓班等，以收取培訓費的形式創收，補貼經費不足。同時我們擴大有償服務的范圍，在文書立卷工作中聘請退休的老同志對立卷單位進行立卷、完善封面、打印目錄等一條龍服務，每卷按照一定的標準收取服務費用，既加快了立卷進度，又提高了案卷質量。另外，我們還在搞好各項服務的同時，尋求援助，取得了市直部門和鄉鎮的無償資金援助，緩解了建設資金不足的壓力。

三是壓縮開支擠一塊。我們本著勤儉持家、節約開支辦事業的原則，對館內的各項開支進行把關，嚴格審批程序，確保收支平衡。比如，我館過去電話費居高不下，擠占了很大一塊經費，今年以來，將原有電話改為磁卡電話，使電話費由過去每月六七百元下降到二百元左右。

3 建設數字檔案平臺，必須講究工作方法，引起社會關注

建設數字檔案平臺，僅靠我們自身能力是難以做到的，尤其是需要市委、市政府和業務上級的支持。為此，我們注意改進工作方法，確立有為才能有位的思想觀念，積極穩妥的開展各項工作，引起上級領導和社會各界對檔案工作的關注。

一是注意加強與市委分管領導的溝通。近年來，我們反復向市領導匯報建設數字檔案平臺的設想和檔案信息化建設的工作打算及合理化建議，使其進一步了解檔案工作，明確檔案信息化建設的難度與主要任務，成為我們開展工作的堅強后盾。

二是注意爭取上級業務部門的支持。在數字檔案平臺建設過程中，我們遇到很多困難，為此，我們及時向市局請教，市局對我們的檔案信息化建設工作給予了大力幫助，多次提出指導性建議，有效促進了工作的進展。

三是注重提高檔案部門的地位，我們檔案平臺歸口市委辦公室領導。我們充分利用這一優勢，不斷擴大檔案工作的影響，開會，發文，主要以市委辦行文為主。對各級各部門的檔案檢查，也以市委辦的名義進行通報，例如，2002、2005年我們分別以市委辦、政府辦名義下發了加強檔案管理現代化和配置檔案管理計算機軟件的通知，這樣一來，既方便了我們開展工作，又使檔案工作越來越引起重視。四是注重排憂解難，增強親和力。我們十分注重為同志們解決后顧之憂，在職工及親屬生病時，館里所有領導都去看望；另外我們還在組織人事調動、畢業生分配、職稱、工資待遇、職務晉升、福利分房等方面，都靠上去竭盡全力的做工作，力求盡善盡美，使全員能夠以飽滿的熱情投入到工作中，促進了檔案信息化建設的跨越發展。