計算機在檔案信息化管理中的應用策略

李家迎

摘 要：隨著企業檔案管理模式的深入變革，檔案作為一項資源，在管理 方式上已經發生了質的飛躍。過去的的檔案管理把精力放在員工個人信息檔案的保存工作上，已經無法適應信息時代要求了。面對市場競爭和人才競爭的挑戰，越來越多的檔案管理模式必須朝向資源信息化的方向發展。本文分析了檔案部門應用計算機技術完成檔案管理的重要性，闡述了應用計算機技術完成檔案管理的具體措施。

關鍵詞：檔案管理；計算機；技術

隨著計算機技術的快速發展，計算機信息技術在企業檔案資源管理中的應用需進一步加強，中小型企業的計算機信息技術在檔案資源管理中的應用越來越重大，但大部分企業把注意力投入到與生產緊密相關的模塊上，在建設檔案資源管理模塊的方式上相對滯后。隨著人們對計算機系統在檔案信息化管理中應用效果的越來越高，給檔案管理工作帶來了很大的挑戰與機遇，加強對計算機系統在檔案信息化管理中應用的研究，利用網絡系統將檔案的收集、整理，保障檔案資料的準確度與完整性。計算機信息技術的發展為檔案的管理提供了條件和機會，推動著檔案管理工作的日益完善。

1 檔案部門應用計算機技術完成檔案管理的重要性

1.1 計算機技術是新時期檔案管理的必然要求

在項目負責制的大背景下，所有資源作為原生信息項目檔案， 要真正發揮檔案在科學研究工作中的重要性，就必須緊緊圍繞項目需要開展信息化工作。項目檔案信息化將直接將收集、整理與編目、加工、庫房管理等工作環節逐漸規范化，建立所有檔案的信息全文管理系統，真正實現檔案管理信息化，推進信息時代項目檔案管理工作的系統化。

1.2 計算機技術拓展了檔案資源的應用系統

過去的檔案資源管理主要針對企業已經擁有的資源或者小范罔內的資源，如今，在引進計算機技術的基礎上，加入信息化管理系統，有利于檔案管理突破時間與空間的限制，可以隨時隨地可開展檔案資源的提供服務。一方面是計算機技術使檔案資源管理系統化，計算機技術增加了數據存儲的容量和 可靠性，使檔案資源管理更加系統化，完整的計算機系統能夠覆蓋現代檔案資源管理的所有范疇，而且與生產等系統高度地集成在 一起，確保了檔案數據的統一性；另一方面是計算機技術促進企業管理精細化，在檔案資源中引入計算機技術，能夠滿足檔案管理精細化的要求，采用電子數據的形式把各類檔案資源 信息以保存起來，實現了企業檔案資源管理從“服務性質”轉為“戰略性質”的轉變。

2 應用計算機技術完成檔案管理的具體措施

2.1 利用信息技術強化檔案管理質量

開發和開放檔案信息資源，是適應新時代發展和社會信息化建設的必然勢趨，首先我們要認識到檔案信息資料的重要性，摒棄過去檔案被束之高擱、無人問津的管理模式資料，要充分發揮檔案在企業建設進程中的時效性，主要方法就是將所有庫存資料和以后發生的檔案資料，通過現代化計算機和相應的軟件程序分別錄入，達到檔案資源共享的動態化，利用計算機等現代化設備建立局域網絡服務平臺，采取有效保密措施實現多方享用的目標，在檔案信息資料的基礎上，把文書檔案利用計算機磁盤、數據等形式整理成電子檔案。

2.2 信息化檔案管理確保數據的真實性、完整性

為保證檔案備份數據的安全，可以采用打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式，將檔案按照規定的保管期限和管理辦法管理，采取措施將輸入計算機的檔案資料進行維護，充分發揮檔案管理工作人員的主觀能動性與創造性，并適時更新計算機系統中的檔案信息，進行實時，確保計算機系統中檔案信息的時效性、準確性與真實性。同時要按照計算機配置而來的操作系統和核算系統軟件進行備份，對備份磁盤的操作可使用復制件進行操作，同時要加強會計檔案的保密工作，使用檔案時應辦理登記手續，避免調用者越權使用或改動數據。利用計算機將形成紙質材料與電子材料的獨特性，實現檔案邏輯結構關系的復雜性與載體的相分離性，首先是由檔案機構對其進行規范整理然后存儲到光盤或者是硬盤中，設置防火墻，安裝安全路由器進行信息加密，其次是做好安全監測預警系統的實時監控，利用網絡的數據備份確保會計數據不會丟失，增強檔案信息的安全性，要增強人事檔案信息的安全性，需要

根據計算機系統的運用狀況，制定嚴格的檔案信息化管理制度，獎勵那些對于工作態度認真、工作效率高的工作人員，處罰那些工作態度懶散、工作效率低下的工作人員，對于檔案檢索信息的范圍與內容嚴禁外網絡與其余單位的計算機進行連接，并采取措施對進行網絡信息安全與保護，有效提升檔案信息化管理的安全防護水平。

2.3 加強電子文件的收集

在當前企業自動化迅猛發展的情況下，檔案的原始記錄將更多地以電子文件的形式出現，針對 原文管理的檔案電子文件的收集開展工作，首先是仿照手工管理模式開展電子文件的收集， 其次是形成研究領域的規范 化的信息應用系統。在文件的采集中采用獨立的管理系統，按系統操作歸檔模塊，就可以實現檔案信息的歸檔保存 ，完善的檔案信息按使用者權限在網上實時共享。

2.4 要加強檔案基礎設施建設

計算機的管理格式縮短了科技檔案的整理和編研的周期，通過整理和編研使科技檔案信息內容進一步系統化和優化，信息密度和傳遞速度滿足了利用者對科技 檔案信息的需求，在局域網上建立查詢子系統， 為用戶方便地索取檔案信息提供技術保證，以數字化的形式為各 業務部門提供必要、可靠、大量的基礎性信息。要優化檔案管理系統，就要充分利用網絡通訊技術與計算機技術推動以多媒體與檔案全文為核心的數據庫建設，不斷推進檔案數字化與信息化的發展進程，通過宣傳媒介強化對符合檔案信息化管理軟件的宣傳力度，為檔案信息的資源共享與信息交換搭建平臺。

總之，檔案管理在提升企事業單位的人力管理水平與人力資源等多個方面發揮著至關重要的促進作用。過去的檔案管理已經不再適應當前市場經濟的發展。因此，采用計算機系統對檔案管理進行信息化改革，有助于提升檔案管理的質量與水平。要做好檔案管理，計算機的應用成了推動檔案資源管理和開發水平的主要渠道，推進檔案資源管理的信息化，有利于企業在未來的市場競爭中立于不敗之地。

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