構建企業檔案信息數字化的舉措

全陽

摘 要：企業的現代化管理不僅體現在企業的機器設備上，還有就是是否實現現代化的管理。根據現在社會發展現狀，企業在檔案管理上也應該實現現代化的管理，建立數字化的檔案，這樣才能夠更好、更方便的為企業服務。

關鍵詞：企業檔案；信息；數字化

數字化的檔案建立也要看企業的實際情況，如果在條件允許的情況下，應該把企業的檔案按照一定的分類進行建檔處理，這樣的話，在需要查找檔案的時候，方便在計算機上搜索檔案內容，快捷定位到所需檔案資料。

1 企業檔案信息數字化建設的目標

對于企業來說，檔案的數字化是發展的必然趨勢，不僅能夠為企業帶來便捷、節約空間，對整個企業現代化的提升也起到非常大的作用。

第一、企業在建立紙質檔案的基礎上重新建立數字化的檔案，把紙質檔案按照一定的劃分標準和類型進行重新的分類和歸檔。在歸檔的過程中要注意，應該把檔案進行很好的分類，并且設計好一個檢索的系統，從檔案的建立、搜索、歸檔等方面都建立起來，然后再進行內容的填充，在以后相關方面的檔案進行填充時也按照已有的分類進行。這樣的話不僅能夠節省空間，還能夠避免紙質檔案因為時間關系丟失或者是其他狀況的產生。在電子檔案建立的同時，還要注意到的是最好把紙質檔案進行掃描然后保存，因為這樣的話會避免在錄入電子檔案的過程中發生錯誤的情況，保證電子檔案的真實性。并且保存的時候把每個文件按照建檔時間、內容關鍵字等進行保存，會在以后搜索的時候更快的找到想要搜索的內容。企業可以安排專業的檔案管理人員進行對檔案的管理，這樣能夠使企業的檔案管理更加的專業化。

第二、數據檔案的保存方式比較靈活，可以以視頻、圖片、語音等等的形式進行保存，并且可以按照企業自己的需要進行對文件的命名，所占的空間比較小，在實用上，企業可以建立自己公司的檢索系統，在數據建立、保存、調取的過程中實現一體化的管理方式，對于以后的檔案管理工作不僅能夠節省找尋檔案的時間，也能讓檔案保管人員的工作效率有所提升，并且提升檔案的真實性。

第三、數據化檔案的建成，不再受到從前企業中調取檔案還需要走一大堆手續的約束，不僅解決了檔案保管人員搜索檔案的痛苦，還為公司的其他人員帶來了方便的服務，提高整個公司的辦事效率。

2 企業檔案信息數字化建設的必要性

（1）一般在企業中往往會出現這樣的情況，就是企業沒有注重對于相關信息的檔案保存及整理，或者建立檔案的話也是簡單的基礎信息，沒有專門的人進行保管，這樣很容易做到信息不準確或者是重要信息的遺失，并且沒有辦法第一時間把最準確、最全面的信息提供出來，如果出現什么問題的話，那么很可能會給企業造成一定的麻煩。所以，企業應該找到自己適合的方式進行對檔案的系統保存，然后由專門的技術人員進行管理，。

（2）在企業中，如果檔案較多的情況下，往往就會到專門的檔案管理庫進行尋找，由于檔案往往要保存很長時間，所以要在大量的文件中找到相應的文件是一個非常大的工程，并且檔案會越來越多，就要有專門的地方進行妥善的管理，還占用了大量的空間，根本就與建立檔案的根本背道而行。

（3）根據現在的發展趨勢和環境保護意識的提高，越來越多的企業開始實行無紙化辦公，如果檔案管理再進行紙質化存檔的話，就與企業秉承的無紙化辦公相背馳，大多數的辦公工作都能實現通過計算機進行，通過互聯網相傳，而單單只有檔案的管理還要占用企業大量的辦公空間，還有就是尋找上還需要大量的人力資源，這樣的方式已經完全背離了辦公現代化的內容，慢慢也會被社會發展所淘汰。

3 加強企業檔案信息數字化的有效途徑

3.1 加強企業檔案信息數字化人才培養

對于企業現代化的數字檔案的建立來說，對于檔案管理員的基本素質和專業知識都應該有很高的要求，不僅能夠對數字檔案建設的知識了如指掌，還應該了解如何把檔案從建立到搜索都一體化的進行管理，不能是單單的會某一方面的知識就可以的。所以，企業首先要挑選出比較信任的人來進行對企業檔案的管理，因為企業的檔案可能會涉及到一些企業機密，為了防止機密的流失，必須是企業能信得過的員工進行管理。并且管理人員一定要細心，不能因為個人原因而把信息少錄入等。再就是企業可以加強對檔案管理人員的相關知識的培訓，讓管理人員的技術水平能夠與社會發展的需求相匹配。企業可以讓檔案管理人員參加一些社會上的關于檔案管理的專題培訓，以提高他們的專業知識，并且隨著社會的進步還要不斷的加深自身的管理水平。還有就是在員工正式的上崗之前，可以對候選的檔案管理人員進行一次統一的考核，看一下他們掌握知識的程度及計算機應用水平等，這樣選擇出一名最優秀的進行管理。還可以引進競爭上崗的機制，讓他們能夠更好提升自己。

3.2 提高認識，科學規劃

企業必須加強對數字化檔案建設的重要性的認識，數字檔案的建立不僅能夠減少工作人員的工作時間，還能夠為企業信息的保密和以后信息調取時的全面提供保障。并且數字化檔案庫的建立還能夠把企業逐漸推向信息化的時代，能夠為企業的現代化數字管理提供便利。所以，國家應該帶頭興起對數字化檔案庫的建立，并且能夠培養出大量的優秀人才進行對企業改革時的培訓工作，這樣的話對于企業推行數字化檔案庫的建立提供便利條件。還有就是要將所有的檔案信息進行分類，例如，所有的人員信息，不管是新入職的、在職的、已經離職的人員的信息登錄在人員信息檔案系統中；如果是企業的客戶信息或者是潛在的客戶信息可以歸檔到客戶信息當中；如果是企業需要用到的新技術等等的使用說明或者是廠家信息等應該錄入到設備信息等等，通過這樣明確的信息分類，不僅能夠使信息更加的明確，還能管理人員在使用的時候更加清晰。

3.3 加強企業檔案信息的數據庫建設

在檔案管理的過程中，應該把文件按照一定的順序進行排列，比如一個有很多頁的文件，應該把每一頁按照頁數編號進行排列，并且在進行標記的時候最好是能夠把頁數和所在頁數的內容關鍵字進行標注，這樣在檢索的時候可以更加迅速的檢索出來相關的信息。再就是現在的信息比較發達，如果內容比較精確的話可以利用人工檢索或者語音的形式進行，方便快捷。

在檔案歸檔的時候，應該按照檔案的類型進行歸檔，最好是能夠在類型中添加建檔的時間、文件所在的部門等，在整個檔案前面添加一個大的目錄，這樣的情況下能夠方便建立檔案庫的搜索類型和保管類型，在找尋內容的時候能夠有的放矢的進行檢索，查看到具體的內容有什么樣類型的結果，這樣的話也能夠在最短的時間內得到最全的信息。

3.4 加強企業檔案信息的收集歸檔工作

由于企業對數字化檔案建立一直沒有重視，這樣的話就會堆積很多的文件需要進行整理歸檔并且按照要求錄入成數據化的檔案，這一過程需要花費大量的時間，對檔案管理員來說是一個不小的壓力。對于這樣的情況，把之前的檔案進行重新的整理和錄入是非常必要的，還有就是在重新整理的過程中，按照企業的要求和標準進行一步到位的規劃，在以后的檔案增加的時候也按照這樣的要求進行，這樣的話能夠讓以后的檔案管理工作更加的規范化。

總之，企業數字檔案的建立還要根據企業發展的實際要求，并且還與企業的發展程度相關，如果有可能的話，應該把數據檔案的建立在企業中普及。

參考文獻

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