當今企業檔案管理存在的問題及對策

劉美英

摘 要：企業檔案管理工作對于企業發展具有重要的意義，但企業在實際執行中還存在思想不重視、人員素質不適應信息化發展、管理不規范、利用率低等諸多問題。基于此，本文針對企業檔案管理存在的問題，從五個方面給出了解決的對策，以期幫助企業更好地做好檔案管理工作。

關鍵詞：企業檔案；檔案管理；存在的問題；解決對策

檔案是對職工成長和企業發展過程中有效信息的真實記錄，是用人單位獲得職工基本信息和了解企業歷史的最便捷途徑。在信息化發展的當今，檔案無論對個人的成長還是企業的發展都具有十分重要的作用。但在企業中，檔案管理還存在很多的問題，從重視程度到具體管理操作都有欠缺，更不要說檔案的有效利用了。而加強對檔案的管理和科學利用，是促進企業發展的重要助推力。

1 企業檔案管理的重要性

企業檔案主要是指以文字、圖像、聲音等形式表現出來的，記錄企業生產經營活動中具有保存價值的信息材料，其對企業、個人的發展具有重要的借鑒參考作用。做好檔案管理，可以有效促進企業發展。企業檔案是企業歷史沿革的記載，更是一些核心技術、重要管理經驗、成功之道的有效載體。在企業之間競爭加劇的今天，這些信息都是企業成長發展的關鍵要素，一旦泄露對企業的打擊將是毀滅性的。另外，本企業也可以從歷史的檔案中總結經驗、吸取教訓，也可以從企業文化、企業精神的傳承中汲取智慧和力量。如今，企業競爭更多表現為對人才的競爭，管理好檔案也是發現企業內部人才，保護企業人才不流失的重要手段。

2 企業檔案管理存在的主要問題

1.對檔案的定位不準確

很多企業的領導和檔案管理者對企業檔案的定位不準確，思想上對檔案不重視，認為檔案就是搜集一些資料，把發過的文件、出臺的規章制度之類的東西保留下來，把職工的信息登記一下，以備政府相關部門檢查，應付差事、完成任務而已。這種錯誤思想的存在直接導致檔案管理工作的滯后與不規范，不利于企業的持續發展和競爭力的提升。

2.檔案管理人員素質與時代發展不相適應

由于檔案管理工作在企業不受重視，直接導致檔案管理人員在配備上不能滿足檔案工作發展的需求。很多企業要么把沒有工作能力，要么把即將退休的老同志安排在這“可有可無”的崗位上，不但沒有崗前培訓，職業道德也很難保證。尤其是后期缺少在職檔案管理業務培訓，缺少技術能力的再提升，使檔案管理人員素質與時代發展不相適應，與檔案管理現代化相脫節。

3.檔案管理缺少規范化

企業檔案管理工作由于思想的不重視、人員素質的低下，直接導致管理中缺少規范化。在很多企業里，并沒有針對檔案工作的專門制度，對于可以入檔案的內容沒有明確規定，入檔工作具有很大的隨意性。同時，對于檔案的借用也沒有規定，幾乎什么人提出要求，都可以隨意查看檔案，借用的隨意性也非常大，且保密意識嚴重缺乏。

4.檔案利用價值不高

企業檔案在很大程度上只是成為了企業的“博物館”，一旦收藏到里面，就成為過時的、沒用的“文物”。在這些檔案管理者的眼中，檔案就是查找某人、某歷史事件的東西，從中汲取靈感和能量，真正幫助企業發展，幾乎是不可能的。檔案的利用率低下，使檔案管理直接失去了其意義。

3 提高企業檔案管理實效的途徑

1.提高檔案管理工作的意識

要提高企業檔案管理的效率，使這項工作能夠得到科學發展，必須提高思想意識，充分認識到檔案管理工作的重要性。要提高思想認識：一是企業領導干部要提高認識，充分意識到檔案管理對現代企業發展，對提高企業的競爭力的作用，把企業的檔案管理工作作為一項重要工作來抓。企業要發展，要在市場中贏得競爭的勝利，靠的是綜合實力，檔案管理工作恰恰是企業軟實力的重要內容，是綜合競爭力的組成部分。二是檔案管理人員要提高職業道德，做好檔案管理的本職工作。要充分意識到檔案里的每一點內容都是企業發展不可或缺的，都有可能成為企業發展的助推器。

2.加強檔案管理人員隊伍建設

企業要想發揮檔案的作用，從檔案中尋找企業發展的動力，就必須加強對檔案管理工作的重視，加強檔案管理人員隊伍的建設。在此，要做好三方面的工作：一是要補充檔案管理人員，從人數上滿足企業檔案管理的要求。企業檔案內容豐富、工作量大，若人員過少，勢必會影響工作效率。二是要提高檔案管理人員的專業化水平。要加強對現有管理人員的技能培訓，不斷豐富其專業知識，提高其管理、服務的效率和水平。三是提高檔案管理人員的職業道德，在此崗位上就要按照相關法律法規行事，就要遵守保密原則，不做違法職業道德的事。對于違反職業道德的行為要嚴肅處理。

3.加強檔案管理的規范性

檔案管理不但是一項十分重要的工作，而且是需要一定紀律約束的工作，要做到檔案管理的科學化，必須加強檔案工作的規范化。規范化需要企業把檔案管理工作納入到日常工作中，使其能夠正常運轉，同時還需要做到：首先，要建立企業檔案規章制度。把檔案管理的性質、作用、目標等落實到制度上，對于入檔的內容要有明確的規定，對于檔案的使用、保密等有完整、科學的程序；其次，要嚴格執行企業檔案管理制度。有了制度后落實是關鍵，檔案管理涉及到企業的很多商業機密，無論企業的任何人都必須嚴格執行檔案的借用程序，遵守檔案保密原則，使檔案管理有效進行。

4.利用現代科學技術管理檔案

檔案管理在經歷了人工手寫的落后技術后，實現了現代科學技術帶來的、先進的電子檔案。在二者并用的過程中，對其管理也要利用科學技術，以此提高企業檔案管理的效率。檔案管理人員要主動深入企業各部門，了解其對檔案工作的需求，哪些材料內容需要歸入到檔案庫，工作中又需要哪方面的檔案信息，然后有針對性地把檔案做成電子信息錄入信息庫，進行科學編碼，做到隨時入庫、隨時取用，提高檔案的使用價值。當然，利用科學手段管理檔案并不意味著拋棄傳統的紙質檔案，紙質檔案也有其優越性，把二者結合起來，達到最優化，才是檔案管理的科學之道。

5.提高檔案的利用率

企業檔案管理的最終目的就是要發揮檔案的作用，使其能夠為企業的發展提供信息和技術等方面的幫助。因此，企業檔案管理就不能把檔案塵封在檔案管理室，而應成為活的“化石”，為企業發展提供有效信息。企業對于檔案的利用，一是要增加檔案意識，充分意識到檔案里面蘊含的巨大信息資源，從中不斷提煉有效信息。二是各部門人員要不斷深入檔案中，從中研究與本部門相關的資源，尤其是檔案管理人員不但要做好管理工作，更要做好檔案信息的分類，把對企業發展有幫助的信息及時反饋給相關部門，以提高檔案的利用率。

4 結語

總之，檔案對于企業的發展有著重要意義。企業的檔案管理工作雖然目前還存在很多的問題，但只要企業能夠提高對檔案工作的認識，不斷加以重視，規范檔案程序，壯大檔案管理人員隊伍，運用科學技術進行信息的整合，檔案就能為現代企業的發展提供有效的信息支撐。

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