規范檔案管理確保食品藥品安全

董乃榛

摘 要：食品藥品檔案管理是保證食品藥品安全的重要條件。對此，本文分析了當下食品藥品檔案管理在管理制度、管理方法等方面所存在的問題，并針對這些問題提出了一些建議，以服務于食品藥品檔案管理。

關鍵詞：食品藥品；檔案管理；食品藥品安全

食品藥品安全關系到民生國計，但受多重因素的影響，在經濟社會轉型的今天，食品藥品安全受到沖擊，尤其是食品藥品中違禁物質的添加引發了多起食品藥品安全事故。而食品藥品檔案可以為食品藥品管理提供可靠、真實、準確的信息，是提高食品藥品安全預警、減少相關事故的重要條件。因此，必須以多元化手段強化食品藥品檔案管理，以規范、科學、嚴謹的檔案管理來保證食品藥品安全。

1 食品藥品檔案管理現狀

1.法律法規松弛

一方面，食品藥品檔案管理存在管理分散、統一化管理不強的現象。另一方面，一些部門僅僅參照《檔案法》和國家現行檔案管理條例進行管理，并未根據實際情況制定符合實際的內部制度，缺少對文件材料歸檔、檔案保管、檔案保密等相關工作的規定與監管，嚴重影響了食品藥品檔案管理工作的開展。

2.管理方法不科學

在社會經濟轉型的今天，食品藥品檔案管理內容增多、管理形式發生變化，這就要求管理者改變傳統手寫、筆記、簡單整理的管理方法，以新的管理方法，及時、有效地對食品藥品進行歸檔、整理等。但是，當下食品藥品檔案管理人員仍然采用傳統筆錄、調檔等管理方法，沒有全面采用信息化的管理方式對食品藥品檔案進行管理。

3.保管條件落后

食品藥品檔案關系到食品藥品的安全生產，而檔案保管作為檔案管理的關鍵環節，其安全責任就顯得尤為重大。然而，當下很多檔案管理部門的檔案保管條件較差，存在檔案用房小，庫房、辦公、閱讀合用，空調、去濕器、電腦等相關設施配置不全，數碼攝像機、掃描儀等信息化設備缺失的情況，這嚴重影響了食品藥品檔案的保管工作。

4.管理人員素質不高

少數食品藥品檔案管理人員存在專業知識結構落后、專業操作技能低、信息化掌握程度低、職業道德素質較差、個人修養較低等問題，而這些問題的存在，也同樣影響了食品藥品檔案管理工作的持續化發展。

5.檔案安全受威脅

由于食品藥品安全關系重大，其檔案管理則應遵循保密性原則。但是隨著現代信息網絡化的發展，一些黑客、病毒等網絡信息安全問題的出現，加之食品藥品檔案管理所用系統存在一定漏洞、技術長期得不到更新等，使得食品藥品檔案安全受到威脅。

2 規范食品藥品檔案管理的措施

1.健全法律法規，提供法制保障

健全的法律法規是食品藥品檔案管理的重要保障，也是推動檔案管理的重要條件。以筆者所見，應在現行相關法律法規基礎上，根據地方性食品藥品檔案管理實際情況，制定更加細化的食品藥品檔案管理制度，要求相關部門對食品藥品檔案進行統一化管理，促使食品藥品檔案的采集信息、檔案鑒定、檔案管理、檔案銷毀等環節實現集中化的管理。同時，相關部門應根據食品藥品檔案管理的各環節，制定食品藥品檔案采集整理制度、保管制度、保密制度等，以確保食品藥品檔案管理各環節的真實性、透明性、保密性。

2.優化管理方法，實施科學管理

為了滿足現代食品藥品生產信息多元化、呈現形式多樣化的要求，其檔案管理應優化管理方法，以更為科學、信息化的管理手段進行管理。具體地說，首先，應進行過程化管理。與傳統檔案管理偏重于檔案保存管理相比，現代檔案管理中應從檔案采集環節入手，收集食品藥品需求、利用等信息，并及時存檔，存檔后對其進行保密性監管，并對檔案進行定期清理。其次，應進行集中化管理。受食品藥品管理權限不統一、部門間協作性不強的影響，食品藥品檔案管理難以實現集中化管理。針對此問題，管理中應建立權責明確的管理機構，并加強相關部門間的合作，通過責任管理制度、部門考核制度等實現食品藥品檔案的集中化管理。再者，應進行信息化管理。繁雜多樣的食品藥品信息需要檔案管理人員采用現代信息技術手段，比如掃描、縮微等技術將所藏檔案長期保存，利用數據庫對檔案進行目錄化、存庫處理。

3.加強管理投入，改善保管條件

食品藥品檔案管理應重視檔案保管的作用，積極給予資金、技術、設備、軟件等各方面的支持。首先，應加強資金、制度支持。管理部門應制定保管管理制度、電子文檔歸檔制度、管理者崗位制度等，保證檔案保管工作依照相關規定展開。并給予資金方面的支持，通過資金投入推動檔案管理工作，實現庫房、辦公與閱檔分區處理，購置密集架、電腦、溫濕度計等硬件設備，優化檔案保管條件。其次，應選用高技能人員，加強軟件投入。在配置先進設備如計算機、掃描儀等的同時，選用高素質、高技能的檔案管理人員。同時，在原有檔案管理軟件基礎上，重新購買檔案綜合查詢網絡管理系統，更新軟件，提升保管效能。

4.構建管理體系，規范檔案管理

食品藥品安全無小事，要保證食品藥品安全，必須規范其檔案管理的每一環節。對此，相關部門應根據自身實際，積極創建一支由領導帶頭、技術人員指導、高素質工作人員參與的管理體系，實行由上而下、層層管理、層層監督的管理體制，進而促使檔案管理者在掌握先進操作技術的同時，規范自身行為，確保歸檔、定期存檔、檔案保密等每一項工作落到實處，實現檔案的規范化、嚴謹化管理。

5.實行激勵政策，提升人員素質

食品藥品檔案管理應重視檔案管理人員力量的發揮，推行“制度+激勵”的措施促使檔案管理人員發揮其作用。其一，軟硬兼施，提升檔案管理人員效能。食品藥品檔案管理中應充分發揮制度管理的作用，通過人員管理制度、崗位制度、考核機制、責任制度等，規范檔案管理人員行為，落實檔案管理人員職責。采用績效管理的方法，從檔案管理人員的工作表現、崗位態度、人際關系、工作效果等方面對其進行考評，并公開綜合考評結果，根據結果對其進行獎懲，為檔案管理提供一個民主、和諧的氛圍。其二，增加教育培訓，提升檔案管理人員素質。應積極為檔案管理人員提供教育培訓的機會，定期對其培訓結果進行考評，并促使其通過自我學習、網絡學習等途徑，更新自身知識結構，提高自我操作技能，提升自我修養，進而為檔案管理工作創建一支高素質的工作團隊，為食品藥品安全提供強有力的人員保障。

6.發揮網絡作用，控制信息安全

信息技術是把“雙刃劍”，食品藥品檔案管理一方面要充分發揮信息網絡的積極作用，建立完善的信息系統，積極開發利用信息檔案資源，建立完善的食品藥品數據庫。另一方面，要積極預防網絡威脅，增強食品藥品安全管理意識，通過網絡監控、內外監督等途徑，防止食品藥品檔案信息失密、泄密，進而保證食品藥品安全。

3 結語

食品藥品檔案管理效果影響到食品藥品生產是否持續、安全，所以，檔案管理實踐必須充分認識到現存問題的嚴重性，并以健全法律法規、實施科學管理、提升檔案管理人員素質等針對性措施，從而實現檔案的規范化、科學化、信息化管理，進而保證食品藥品安全以及民生安全。

參考文獻

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