事務驅動型會計信息系統研究
——以采購應付系統為例

（浙江商業職業技術學院 浙江杭州310053）

隨著企業信息化水平的不斷提高，以會計核算為核心的核算型會計信息系統逐漸轉向財務管理和會計核算并重的管理型會計信息系統。傳統核算型會計信息系統以會計核算為中心、以業務單據和會計憑證為核心的設計模式，在實踐應用中不斷地暴露出操作過于復雜、功能不能滿足管理需要等缺陷，在一定程度上限制了會計信息化的效果。

一、單據型會計信息系統和事務驅動型會計信息系統的概念

單據型會計信息系統，是指會計信息系統在功能設計時以紙質單據（包括原始憑證和記賬憑證）為核心，按單據種類進行功能劃分，對每類單據分別設計輸入和審核功能，確保了各類手工業務單據正確地在信息系統中得以重現，在此基礎上實現相關查詢和統計功能。

事務驅動型會計信息系統，是指以經濟業務為對象，以紙質單據為信息載體，以業務辦理流程（即事務）為導向形成的會計信息系統。與單據型信息系統最大的區別在于該系統在設計時不僅考慮了信息載體即各類單據的輸入審核，而且更多地考慮了業務連續性即單據之間聯系，這也正是管理型會計信息系統最需要的。

二、現有單據型會計信息系統的不足

（一）當前會計信息系統處理業務信息的兩種模式

當前我國會計信息化的會計軟件來源以購買通用商品化會計軟件為主，這類軟件在處理業務信息時，常見有總賬系統輔助核算和專門子系統管理兩種模式。

1.總賬系統輔助核算模式。總賬系統輔助核算模式是指業務信息在總賬系統中以記賬憑證輔助信息的方式進行管理。該模式對會計科目設置特定的輔助核算，當業務發生后，在記賬憑證中錄入與業務相關的一些信息，在此基礎上提供查詢和簡單管理功能。以采購應付系統為例，見圖1。

2.專門子系統管理模式。專門子系統管理模式是指業務在專門子系統中進行管理，子系統以機制記賬憑證自動傳遞到總賬系統中進行核算。該模式對特定會計科目設計了專門子系統，當業務發生后，在子系統中輸入業務的原始單據，在子系統中完成單據的日常管理工作，通過機制轉賬憑證將核算信息傳遞到總賬系統。以采購應付系統為例，見圖2。

上述兩種模式，總賬系統輔助核算一般適用于業務不多、管理要求不高的小微型單位；專門子系統管理適用于業務相對較多、對業務有管理要求的大中型單位。

但從原理上來看，兩種模式都是屬于單據型信息系統，設計時以單據（即會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證）為核心，功能側重于單據的輸入、核對，在此基礎上實現相關查詢和統計功能。如總賬系統輔助核算模式是以記賬憑證為核心，以記賬憑證的輸入、審核和記賬為主要功能，輔以憑證、賬簿等查詢；專門子系統模式則以業務原始單據為核心，以各類原始單據的輸入、審核和生成機制轉賬憑證為主要功能，輔以賬證查詢功能。

圖1 采購應付系統總賬輔助核算模式

圖2 采購應付系統專門子系統管理模式

（二）單據型會計信息系統存在的不足

1.以單據為功能設計對象，忽視了各單據之間所存在的業務聯系。從信息角度來看，單據是某一業務在特定環節的信息載體，而業務是由一系列單據組成的一條信息線；現有會計信息系統在輸入和處理功能設計時，大多按單據種類進行功能劃分，每類單據分別設計輸入和審核功能，確保了各類手工業務單據正確地在信息系統中得以重現，但忽視了單據之間的業務聯系。一筆業務從產生到結束會產生多種不同單據，現有信息系統能重現各類單據，而單據之間的業務聯系卻只能依靠人工分析處理來實現。

2.功能流程上先核算后管理，割裂了財務管理與會計核算一體化關系。核算和管理是會計信息系統的兩大職能，目前的會計信息系統在處理二者關系時往往是重核算輕管理，在功能流程設計時先核算后管理。如上述兩種模式中對采購業務的付款環節處理，都是先對付款單據進行處理（制證或制單），再進行采購與付款業務的核銷或結算，這一流程顯然與實際付款環節先核對應付單據再付款的事務處理流程不符。

3.軟件功能設計時未能考慮事務處理中的管理行為。單據型系統在功能設計時，大多是圍繞著單據展開，在輸入環節基本上按各類單據分別設計相應的輸入審核功能，對于整個業務過程中的事務管理操作往往沒有過多考慮。如在實際采購業務付款環節，采購發票需要分別進行單據核對和付款審批二道環節才能進入付款程序，而大多會計軟件只有一個單據審核功能，使采購發票的付款審批在系統中難以實現，只能采用付款審批單等變通形式，但恰恰也是這種變通，破壞了單據間的業務聯系。

三、事務驅動型采購應付系統設計

事務驅動型采購應付系統以采購業務為對象，以采購業務中所涉及的采購發票、付款單據和記賬憑證為信息載體，按“采購發票制單→核對→付款審批→付款→會計核算”的事務處理流程設計系統信息處理過程。

（一）新系統的數據流程和功能劃分(見圖3)

1.制單：輸入人員以采購單據方式將采購發票中的應付信息輸入應付系統。

2.審核：核對人員核對機內采購單據與原始憑證采購發票信息，確保輸入無誤。

3.付款審批：付款審批人員在付款前將同意付款的審核無誤采購單據進行付款批準。

4.付款：出納人員通過選擇已通過付款審批的采購單據進行付款，并相應在機內補充付款單據信息。

圖3 事務驅動型采購應付系統模式

5.機制憑證：采購單和付款單在應付系統中自動生成已審核轉賬憑證，傳遞到總賬系統。

6.記賬：財務人員在總賬系統對記賬憑證進行記賬。

（二）新系統的主要變化

新系統與單據型專用子系統模式相比，二者原始憑證相同，在機內都形成了采購單庫、付款單庫和記賬憑證庫，均通過機制憑證傳遞到總賬系統，其主要變化體現在應付子系統的功能劃分和數據傳遞流程。

1.增加了業務編號作為業務關鍵字。對每一筆采購業務均給予唯一編號，對同一筆業務的采購單、付款單和記賬憑證，均記錄有該業務編號。通過該編號，能夠查詢到該筆采購業務的采購、付款和相關會計核算等全部信息。

2.應付系統處理過程與事務處理流程相一致。采購業務的付款流程一般包括單據核對、付款審批、付款三個環節，新系統通過第2和第3步驟分別完成需付款單據的核對和付款審批，通過第4步驟根據已通過付款審批的采購單進行付款，從而保證了事務流程在系統中得以重現。

3.付款單據由采購單生成。新系統通過選擇已付款審批采購單據進行付款后形成付款單據，在采購單與付款單的信息中，均有相同的業務編號，從而強調了采購單與付款單的聯系。

4.取消了采購單與付款單核銷功能。核銷功能是現有應付款管理系統中的重要管理功能，通過核銷建立采購單和付款單的對應關系，將應付業務標志為兩清和未清業務。但在單據型信息系統中該功能是事后進行的，由于操作滯后性及難以判斷正確性，核銷錯誤很難檢查，極易導致往來管理混亂。新系統以事務處理為依據，付款單在生成時就明確了與采購單的聯系，因此在新系統中不需要在事后再進行一次核銷操作。

（三）新系統的實施成效

該新系統在某項目單位已實施一年半。該單位年采購業務兩萬余筆，涉及供應商一千多家，原已使用供應鏈系統和財務軟件，財務部門設一人專職核對采購單據和應付款管理。在新系統實施前，財務人員僅是核對采購部門的采購單據并付款，往來賬無法提供，采購款無法對賬，往來管理極為混亂。

新系統以事務驅動為導向，優化了數據處理流程，提高數據處理的正確性；同時通過加強對貨幣資金科目每日核對及采購數據與業務部門核對，及時有效確保了系統數據的正確性，也避免了由于操作人員變動而導致一些錯誤成了歷史錯誤而無法解決。新系統實施后，在未增加人員和費用的前提下，建立起正確有效的往來賬，采購和付款信息查詢方便快捷，能隨時提供即時正確的詳細往來數據，對賬得到順利進行，使采購付款環節得到了真正有效的管理和控制。

四、事務驅動型會計信息系統應用的幾點建議

業務單據是經濟業務發生后的書面記錄，不同單位同一業務的單據具有很大共性，單據型會計信息系統通用性強，這也是目前會計信息系統多為單據導向的一個原因。事務驅動型會計信息系統以各單位的事務流程為基礎，而各單位事務流程各具特色，意味著這一系統更注重個性化和專用性。在實施以事務驅動型會計信息系統時，應注意以下幾點：

（一）以單位中的個性化主要業務為實施目標

商品化會計軟件在常規功能上較為完善和穩定，單位常規業務采用通用商品化會計軟件來實現管理和核算，從成本效益角度來看是切實可行的。但這種通用性，很大程度上放棄了個性化，如果單位某一主要業務個性化較明顯，運用通用軟件將會導致種種不便，而采用事務驅動型會計信息系統，能起得事半功倍的效果。

（二）以處理個性化業務的一般事務流程為設計目標

系統功能設計要注意優化現有流程，在各類事務流程分析時，應區分一般事務和特殊事務，以處理一般事務流程為新系統的主要功能，在功能劃分上做到簡而精，降低系統復雜程度，有助于提高新系統的可操作性；特殊事務流程可通過轉化為一般事務流程或其他變通方式來實現。

（三）注重系統集成，系統開發應以二次開發為主

從現階段來看，事務驅動型會計信息系統只能作為單位原有會計信息系統的一種有效補充而不是全盤替代。在新系統開發時，應在已有會計信息系統的基礎上，對其中存在較多問題或與管理不甚相符的部分以二次開發的方式，以事務驅動為導向進行單獨開發，以較少投入來產生最大效用。