事業(yè)單位檔案管理信息化建設

文|白雪

事業(yè)單位檔案管理信息化建設

文|白雪

信息化是檔案管理的必由之路，因此，檔案管理者要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化來推動檔案管理工作的進行。檔案管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，所以檔案管理信息化建設是必然趨勢。文章主要對事業(yè)單位檔案管理信息化建設做了詳細的分析。

21世紀以來，現(xiàn)代信息化技術在迅猛發(fā)展，對于檔案管理來說，就要在原有的只保存原有資料功能的基礎上依靠現(xiàn)代高新技術及資源，利用網(wǎng)絡平臺，從整體上提高事業(yè)單位的綜合運作能力，最終增強事業(yè)單位的核心競爭力。為了能實現(xiàn)這一目標，信息化建設就成了檔案管理的必由之路。

檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以分類、分析、提取和加工檔案信息資源，從而提高檔案管理的整體效益。相比傳統(tǒng)的檔案資料來說，電子檔案更便于保存、修改和查詢。此外，利用網(wǎng)絡進行快速傳遞，還能夠有效提高檔案管理的利用效率，進而降低了檔案管理成本。

管理信息化是提高事業(yè)單位競爭力的必然選擇。在信息網(wǎng)絡大發(fā)展的情況下，各單位也必然面臨著數(shù)字化、知識化、網(wǎng)絡化的變革，單位的競爭力與單位信息化程度也更為密切。信息技術、信息系統(tǒng)作為一種資源不僅支撐事業(yè)單位戰(zhàn)略，而且還有助于決定事業(yè)單位戰(zhàn)略，信息戰(zhàn)略已成為事業(yè)單位戰(zhàn)略中不可分割的一部分。

檔案管理信息化有利于深度開發(fā)利用檔案資料。檔案一般都具有較高的信息價值，傳統(tǒng)的檔案管理模式在整理完成后，借閱使用率較低，所以無法開發(fā)利用更為有價值的資料。通過采取信息化檔案管理的手段，已經(jīng)逐步實現(xiàn)了檔案資料采集、整理、歸檔保存以及查詢使用的快捷化，可以隨時隨地為有需求的用戶提供一些相關的資料查詢服務，進而在一定程度上提高了檔案資料的利用價值。

檔案管理信息化是事業(yè)單位生存和發(fā)展的必由之路。事業(yè)單位在信息時代要生存和發(fā)展就必須要搞好信息化建設。從事業(yè)單位的外部情況看，經(jīng)濟全球化及信息化呈加速趨勢，競爭更為激烈，對于事業(yè)單位來說無疑就造成了強大的壓力。從事業(yè)單位內部情況看，為了能與外部環(huán)境相適應，就需要不斷調整、改革內部結構、業(yè)務流程及管理方式等，這樣才能提高事業(yè)單位的應變能力、創(chuàng)新能力。要適應從粗放型管理轉向集約型管理的實際需要，因此，就必然會要求事業(yè)單位重視并加強對信息資源的開發(fā)及管理，在管理環(huán)節(jié)及業(yè)務活動方面廣泛應用信息技術，并能發(fā)揮出網(wǎng)絡的應有作用。

檔案管理信息化建設存在的問題

領導不重視。只有領導高度重視，才能使每件事情都能得到大力的推廣，但是目前有很多領導還沒有充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，也沒有給予經(jīng)費上的支持，這就無法推進檔案管理信息化建設進程。

有一部分事業(yè)單位對于檔案管理信息化建設還存在著盲目性。目前，有的事業(yè)單位缺少專業(yè)的研究信息化技術、流程建設隊伍。在信息化進程中，軟件公司對事業(yè)單位的管理特色、個性需求及業(yè)務流程都缺少全面的了解，甚至采用拿來主義，生搬硬套的方式，而沒有系統(tǒng)的需求分析。由此可見，實施檔案管理信息化建設的效果并不理想。

檔案管理人員的思想認識相對匱乏，無法適應需求。對于檔案管理來說，有很多事業(yè)單位人員都認為是將檔案資料輸入電腦中就標志著該單位已經(jīng)進入信息化管理了，所以在實施信息化建設的過程中，就必然會受到人為觀念的影響。由于思想觀念及知識水平所限，一些人對于新技術、新流程不去主動學習接受，從而產(chǎn)生抵觸情緒。此外，檔案管理人員因檔案知識不專業(yè)，還沒有足夠了解到新規(guī)定新要求，所以就無法及時接收信息。這樣，就不利于實施檔案管理信息化建設。

缺乏檔案管理信息化建設的長遠規(guī)劃。目前，我國有為數(shù)不少的事業(yè)單位正處于工業(yè)化進程期，還沒能掌握完善的內部管理方法，并且對自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏考慮。因此，在推進本單位信息化建設方面很難做好總體規(guī)劃，也就不利于信息化建設的成功實施。

加強檔案管理信息化建設應采取措施

建立一個實用的檔案信息網(wǎng)站。事業(yè)單位的檔案部門建立檔案網(wǎng)站，可以通過網(wǎng)頁的形式給人們提供相關的檔案信息和服務，便于在網(wǎng)上咨詢、查找檔案信息，這也是檔案管理信息化建設的根本目的。此外，在檔案管理信息化建設過程中，還要將檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構建一個一體化系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

加強事業(yè)單位領導對檔案理管信息化建設的重視。事業(yè)單位領導對于檔案管理信息化建設的重要性應有一個全新的認識，這樣才能提高企業(yè)領導的決策水平和管理水平，與此同時，也能夠認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是事業(yè)單位檔案自動化的客觀要求。此外，還要不斷加大檔案信息化建設的推廣力度，全體員工應積極配合。

提高企業(yè)檔案管理工作者的整體素質。作為檔案管理工作人員，要加強學習，不斷提高自身的理論素養(yǎng)，并充實業(yè)務知識。檔案管理工作人員的能力水平直接關系到檔案管理工作的質量。所以，要提高檔案管理工作人員的能力水平。

事業(yè)單位領導也應大力支持，多組織檔案工作者參加培訓學習，全面加強檔案管理能力，多方面多途徑獲取檔案新信息。

培訓的重點是圍繞著檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫的維護以及檔案管理理論等幾個方面進行教育培訓，以此來提高相關工作人員的工作能力，確保事業(yè)單位檔案管理工作水平的提高。

建設檔案管理信息化系統(tǒng)工程。從事業(yè)單位的長遠發(fā)展來看，我們應站在著眼于單位整體規(guī)劃的高度，全面的制定出信息化建設的總體規(guī)劃，規(guī)劃應遠近結合。在檔案管理信息化建設過程中，事業(yè)單位內部也是不斷變化發(fā)展的，所以要分階段地逐步推進管理信息化，達到減少風險的目的。

綜上所述，未來檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢將轉向檔案管理的信息化建設，這是事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是從根本上提高檔案信息服務水平的必由之路。為此，我們要加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，重視管理，并根據(jù)事業(yè)單位的實際情況制定出一個總體規(guī)劃，使其更符合國內外的標準。此外，還要不斷提高檔案管理人員的素質，提高他們的工作效率，適應時代發(fā)展的需要。

云南省玉溪市圖書館）

（作者單位：吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處）

（作者單位：河南農業(yè)職業(yè)學院）