淺談ERP環境下企業銷售業務的內部控制設計

吳宇鋒

摘 要：影響企業存活的直接因素就是企業的盈利情況，因此銷售起著不可替代的作用，銷售業務在企業的經營中有著自己獨一無二的地位。因此對于銷售內部的控制也顯得尤為重要，提升銷售業務的內部控制設計是保障銷售業務平穩發展的根本。ERP的不斷創新與充實，對提升企業的運營效率，企業銷售業務的內部控制設計實施起到了重要的作用。本文針對ERP環境下企業銷售業務的內部控制設計給出了幾種方案，希望對企業的有效運行，提高銷售業務的內部控制有一定的幫助。

關鍵詞：內部控制；銷售；ERP

ERP稱作企業資源計劃，然而ERP已經不是傳統意義上的財務、銷售、訂購等方面，還包括了質量管理、業務管理等方面，也包括企業現使用的各類軟件的等。ERP的不斷完善和發展，滿足企業的現代化管理的需求。企業管理的核心內容是內部控制，內部控制的有效程度、完善程度直接影響著企業的生存和發展。銷售業務是一個企業盈利運行的靈魂環節，因此運用ERP為銷售業務內部控制進行完善的設計，幫助企業規避風險，實現企業的高效發展，是很有現實意義的。

一、銷售環節風險分析

企業的生存和發展跟風險是分不開的，只有認識到了風險，全面的分析風險這樣才能面對風險，找出最優的方案規避風險，經過對銷售環節的風險分析，主要包括以下幾種：

1.客戶不是真實存在，企業所接到的訂單不滿足企業的要求，也不符合法律的規定。

2.合同沒有經過嚴格正確的審批就被錄入公司的系統，審核人沒有遵守自己的權利，擅自做主，不按照標準審核合同。

3.信息沒有及時的更新，企業不能實時檢驗客戶和銷售人員的信用情況，造成的結果就是應收款不能及時到賬，影響企業的運營。

4.發貨人員不能遵守自己的職責，沒有負責的態度，造成的發貨失誤，對于代領貨物也沒有嚴格的要求。

5.擅自開出不真實的發票，訂單虛假不存在。

6.對于商品退貨問題，工作人員不能堅守自己的崗位記清每一筆退貨，擅自收回商品，不進行記錄，授權，財務記錄模糊。

銷售環節的風險還有很多，文章中主要介紹了集中，隨著銷售環節的復雜程度增加，所承擔的風險也會增多，因此對于銷售環節的風險分析也要呈動態分析，不斷的根據實際情況進行調整。

二、ERP環境下銷售內部控制設計具體內容

由于銷售環節對于企業來說重中之重，所以銷售環節所面臨的風險必須找到比較完善的措施進行規避，減少企業的損失，內部控制必須達到高效且力度精準，能夠準確的解決企業銷售中存在的問題。在銷售內部控制設計應該盡量堅持完善性、貫徹徹底性。完善性主要體現在規避風險，能夠有效的約束員工。貫徹性，主要體現在覆蓋范圍，在計劃的執行、實施、反饋中都得體現。這樣的內部控制制度保持員工的有效工作，企業的平穩發展。

1.規定訂單權限的嚴格審核

銷售訂單是一個企業發展的開始，接收銷售訂單是整個銷售環節的開始，只有銷售訂單的存在，整個銷售環節才有意義，所以銷售訂單的重要性是不言而喻的。然而對銷售訂單的審核就顯得尤為重要，只有保持銷售訂單的準確數量，才能確定生產的數量以及庫存現有量，三者進行統一，才能做到人力和資源的效率最大化。

由于以前對于進入系統沒有嚴格的門檻，就導致系統混亂，信息不精準，影響企業的效率，所以設置對訂單的授權是很有必要的，當人員經過授權才可以進入公司的系統，這樣保證了訂單和人員的雙重有效性。當然，沒有經過授權的人員是沒有資格進入系統的，所以嚴格要求了企業接收的訂單與規定的標準授權相輔相成。只有在銷售環節的開始階段，做到規范性、合理性、嚴格性。沒有規矩，不成方圓，對于銷售訂單的審核制度必須保持嚴格性，對于銷售的業務員必須嚴格要求，在進入系統時，設置登陸的指紋，這樣保證不能造假的行為，并且設置實時監控跟蹤制度，對業務員的訂單進行審查，保持企業的能力與訂單的情況保持吻合。

2.規定銷售合同權限的嚴格審核

企業有了訂單是發展的起點，那么銷售合同的存在就是企業發展的保證，只有合同做到有效，才會保證訂單的順利達成，而且合同是保護企業自己權益的最直接的保證。因此對于銷售合同的嚴格審核是必須提升日程的。只有銷售合同經過嚴格的審核才能錄入公司的系統，不能完全授權于個別合同審核人員，要設立獨立完善的合同審核系統，在系統中規定嚴格的審批流程和審批標準，對于合同是否合理可行做出快速且準確的判斷。這樣系統的存在避免了個別的合同審核人員濫用自己的職權或者超越自己的職權進行合同的審核之后錄入系統，沒法保證合同的有效性，合法性。同時要規定懲罰機制，對于不遵守規章制度的員工，要對其懲罰。

3.規定信用狀況的嚴格審核

在企業的運行中，賒銷情況的存在是不可避免的，但是賒銷本身不是壞事，問題就在于在對象和額度的選擇上，還有是否能保證資金的準時回籠。這些情況歸根到底就是一種信用的問題，所以為了防止資金回不來的情況，要對信用問題作出嚴格的規范。首先對于賒銷的客戶信用狀況進行嚴格的調查，看是否符合企業規定的標準，在還款能力考評之后對賒銷的額度進行規劃。企業的財務要與銷售人員進行及時的溝通，雙方彼此了解企業的財務情況以及銷售情況，及時了解市場的情況，對于銷售員工和財務員工接觸系統，必須要有嚴格的規定，設置指紋制度，可以明確的掌握是誰在登陸，追蹤責任時也有了依據，及時對客戶的信用情況進行調查更新，保持信用的信息都是及時有效的，這樣給企業良性運行提供了保證。

4.規定出庫單的嚴格審核

當銷售人員與客戶達成銷售合同，銷售單傳達給庫存系統之后，就會生成相應的出庫單，出庫單是商品出庫的數量、品種的一種依據，要滿足客戶的要求就要要求出庫單的準確。所以首先要保證網絡環境的絕對安全，實時對網絡環境的安全進行檢查，之后要設置嚴格的審核系統，對出庫單進行審核，檢查出庫單是否與顧客的要求相對應。之后保證對接收人的審核，不能盲目的就把貨物交給代收人，這樣會影響發貨的效率，容易造成發貨錯誤或者貨物冒領。避免倉庫的職能和銷售的職能過于集中，所以采用兩者分離制度進行分別管理，銷售人員在下單之后，出庫單形成之后，倉庫人員進行二次審核，保證出庫單的準確無誤。

5.規定發票的嚴格審核

發票是客戶向銷售人員提出索要要求，銷售人員向財務部進行申請，財務部很據當單與出庫的實際情況開出的。企業的發票是記錄企業賬目的重要依據，但是沒有經過嚴格授權的員工擅自進入系統開具發票，會造成企業系統的混亂，賬目混亂。因此要設置進入財務系統的指紋識別，登錄口令，嚴格規范進入系統的人員，保證發票的真實性。

6.規定商品退貨的嚴格審核

在企業的運營中商品有退貨的情況是再正常不過的了，問題是因為銷售人員的疏忽，退貨工作人員不能及時對退貨商品進行記錄，系統不能快速做出反應，因此造成商品數量混亂，庫存不明。因此要有商品退貨的嚴格審核制度，設立商品退貨審核部門，對退貨商品進行嚴格的審核記錄，然后反應給系統，系統做出實時的調整，保證庫存的時刻更新。

三、結束語

ERP對于企業來說是一種現代化的管理手段，在這個環境下，會加速企業的發展，提高企業內部管理的效率。但是不同的企業有不同的情況，擁有的財力，實力也都不同，對于ERP的控制，反應能力也都不同，所以對于銷售內部的控制的設計方案不同，著重點也不同。這要根據企業的實際情況進行設計分析。銷售環節作為企業發展的起點，只有對銷售環節的內部控制做到完善，才能保證企業的高效、穩定的前進。隨著經濟的發展，市場的完善，在ERP環境下對企業銷售內部控制的設計是每個企業當下重要的課題。

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