淺析新載體形式下的會計檔案管理

楊玲

摘 要：通過分析將會計電算化應(yīng)用于會計管理工作中的重要性及會計檔案管理工作中存在的問題，提出了相應(yīng)的解決策略，以期為相關(guān)方面提供一定的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：會計電算化；檔案管理；新載體；信息系統(tǒng)

中圖分類號：G271；F232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.18.067

隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展和科學(xué)化檔案管理體系的不斷應(yīng)用，檔案管理工作已經(jīng)逐漸進(jìn)入一個全新的局面，檔案的載體形式也隨之逐步呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢。會計電算化檔案管理就是順應(yīng)當(dāng)今時代發(fā)展的一項有助于更好管理會計檔案的新舉措。一方面，了解和掌握電算化會計檔案的應(yīng)用特點對于更好地管理會計檔案至關(guān)重要；另一方面，只有管理好電算化檔案，才能充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)在會計管理工作中的作用。本文結(jié)合國家相關(guān)的法律法規(guī)，總結(jié)了工作中電算化會計檔案利用和管理的既有經(jīng)驗，分析、探討了會計電算化在會計檔案管理中的應(yīng)用。

1 會計電算化應(yīng)用的重要性

隨著計算機技術(shù)在全球范圍內(nèi)的廣泛應(yīng)用和迅猛發(fā)展，會計管理工作也取得了長足發(fā)展。在當(dāng)前云計算、大數(shù)據(jù)時代，各類財務(wù)管理軟件推陳出新，會計管理工作的準(zhǔn)確率、精確度都達(dá)到了前所未有的程度，工作效率呈幾何級數(shù)增長，為政府財政管理及各類企事業(yè)單位的財務(wù)工作提供了有力的技術(shù)支持，極大地推動了社會經(jīng)濟的發(fā)展。

2 會計電算化的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 會計電算化發(fā)展不均衡

我國會計工作起步較晚，基礎(chǔ)薄弱，會計制度還處于不斷完善和規(guī)范的階段，會計電算化的發(fā)展更是參差不齊，普及程度為發(fā)達(dá)地區(qū)明顯高于欠發(fā)達(dá)地區(qū)，大、中城市高于中、小城鎮(zhèn)，大型企業(yè)高于中、小型企業(yè)。會計電算化在各方面的不協(xié)調(diào)發(fā)展為統(tǒng)一、規(guī)范會計行業(yè)帶來不小的阻礙，造成會計電算化軟件市場發(fā)展不規(guī)范、不平衡，各類軟件品牌、門類繁多，質(zhì)量良莠不齊。部分軟件開發(fā)利用率、市場覆蓋率都不高，導(dǎo)致使用單位頻繁更換的現(xiàn)象時有發(fā)生，造成資源的極大浪費。

2.2 會計電算化專業(yè)人才匱乏

我國的會計電算化軟件還處于初級階段，很多軟件編制方對會計專業(yè)的了解不深，軟件功能、操作性等還存在不同程度的缺陷；數(shù)據(jù)的安全性保護措施水平低，且缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；相關(guān)的政策、法規(guī)不完善，思想觀念落后；會計人員接受電算化培訓(xùn)的機會較少，且具體操作中缺乏對專業(yè)的應(yīng)用。

2.3 社會中介機構(gòu)作用逐漸凸顯

隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和企事業(yè)單位財會制度的改革，會計代理、委派逐漸興起，會計師事務(wù)所、審計師事務(wù)所等社會中介機構(gòu)逐漸介入各單位的會計管理工作，已經(jīng)逐步取代了國際經(jīng)濟管理部門對企事業(yè)單位會計檔案的監(jiān)管。然而，當(dāng)前我國的法律法規(guī)尚未明確賦予會計師事務(wù)所、審計師事務(wù)所和注冊會計師監(jiān)管企業(yè)會計檔案的職責(zé)。

3 會計檔案管理工作中存在的問題

雖然在社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的大環(huán)境下，會計檔案管理工作正在不斷走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但在實際檔案管理工作中，還是存在一定的問題。

3.1 頂層設(shè)計不夠，制度體系不完善

由于經(jīng)濟、社會等因素，我國會計管理工作起步相對較晚，會計電算化的應(yīng)用更是處于初級階段。具體表現(xiàn)為：①國家層面缺乏相應(yīng)的頂層設(shè)計，會計電算化的應(yīng)用和管理沒有全國性統(tǒng)一的規(guī)范要求；②尚未建立電算化檔案管理制度體系，對電子會計數(shù)據(jù)的收集、存儲、分析、應(yīng)用、維護等過程管理沒有制度化的要求，在會計人員崗位責(zé)任制中也未涉及，更沒有嚴(yán)格要求配備專業(yè)人員。

3.2 思想觀念落后，管理手段滯后

在信息化時代，如果沒有強有力的財務(wù)信息存儲系統(tǒng)和便捷的財務(wù)檔案調(diào)閱方法，為企業(yè)提供全面、及時、有效的財務(wù)數(shù)據(jù)就無從談起。從經(jīng)濟主管部門到企事業(yè)單位，尤其是部門單位的財務(wù)管理部門，對會計電算化的快速發(fā)展思想準(zhǔn)備不足，對軟、硬件的資金投入不夠，加之檔案管理機構(gòu)和部門對電子檔案歸檔工作重視不夠，缺乏專業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，管理措施未形成系統(tǒng)；電子檔案的形成和移交比較隨意，電子數(shù)據(jù)、文件未全方位歸檔；部分財會部門未認(rèn)識到建立完整的會計信息管理系統(tǒng)的急迫性和重要性；軟件的更新及后期維護支持力度不足。會計電算化檔案除紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)有大量的硬盤、光盤。這些磁鐵性介質(zhì)怎樣歸檔、怎樣保存？如何做好防潮、防塵、防病毒感染、防失密等方面的安全工作？這些都是會計電算化檔案管理有待解決的新問題。

3.3 人員素質(zhì)不高，不能滿足現(xiàn)實需求

財務(wù)人員在除財務(wù)專業(yè)以外還應(yīng)提高計算機水平，比如在大型企業(yè)需配備專業(yè)的計算機人員，不僅要精通計算機維護、網(wǎng)絡(luò)維護，還要在財務(wù)軟件的運用、維護及財務(wù)理論知識方面有較高的水平，在操作人員疏于備份時，能做到定期檢查。企業(yè)對既懂會計管理，又懂計算機知識的復(fù)合型人才的需求與日俱增，需要我們予以足夠的重視。

4 會計檔案管理工作中問題的解決對策

為了更好地適應(yīng)會計工作的發(fā)展需要，進(jìn)一步提升電算化會計檔案管理水平，我們應(yīng)根據(jù)電算化會計檔案管理工作的特點，做好會計檔案的輸出、存儲、分析、利用等方面的管理工作。

4.1 完善制度保障，建立標(biāo)準(zhǔn)體系

加強頂層設(shè)計，從國家層面制訂一系列制度要求和國家標(biāo)準(zhǔn)，逐步形成標(biāo)準(zhǔn)體系，推動會計工作的科學(xué)發(fā)展；建立健全會計數(shù)據(jù)的收集、處理制度，根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定對會計數(shù)據(jù)的收集、處理進(jìn)行必要規(guī)定，避免“胡子眉毛一把抓”，提高數(shù)據(jù)的利用效率；建立電算化檔案歸檔管理制度，對檔案管理的全過程作系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定，建立檔案管理的統(tǒng)一體系；建立電算化檔案分析、利用制度，規(guī)范會計數(shù)據(jù)的再利用。此外，還需建立電算化檔案安全保密制度，詳細(xì)規(guī)定檔案存儲、利用的安全性和保密級別等，確保數(shù)據(jù)的安全和有效利用。

4.2 加強人才隊伍建設(shè)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會計管理工作的成敗在很大程度上取決于人為因素，也就是說，人才的培養(yǎng)和使用是起決定性作用的。計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是人類文明發(fā)展的又一個高級階段，現(xiàn)有的計算機及網(wǎng)絡(luò)人才層出不窮，這為會計電算化的發(fā)展提供了一定的人才基礎(chǔ)。如何將這部分人才吸引并高效率引進(jìn)會計領(lǐng)域，是必須考慮和大力發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。鑒于此，我們必須從兩方面入手：①從國家層面做好會計電算化人才培養(yǎng)規(guī)劃，在大中專院校開設(shè)會計和計算機融合型專業(yè)，培養(yǎng)出一批復(fù)合型人才，其中就包括會計電算化檔案專業(yè)人才，通過專業(yè)、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，使他們既掌握檔案管理，又精通會計業(yè)務(wù)。②全面實施會計電算化整體提升工程。從行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和會計隊伍實際出發(fā)，在現(xiàn)有會計人員隊伍中分層次、分階段地開展計算機技能提升培訓(xùn)，盡量、盡快提升全行業(yè)電算化綜合素質(zhì)，為各類企事業(yè)單位建立會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造必要的人員條件，以適應(yīng)不斷發(fā)展的現(xiàn)實需要。

4.3 提升軟件設(shè)計水平

在如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)空前發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代背景下，軟件的設(shè)計水平直接關(guān)系到財務(wù)管理、財務(wù)數(shù)據(jù)分析及綜合應(yīng)用。軟件應(yīng)當(dāng)在權(quán)威會計管理部門、大型應(yīng)用機構(gòu)、部分中介組織的共同努力下編制，同時由政府主管部門在法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)體系要求下進(jìn)行權(quán)威認(rèn)證管理，從而使軟件具備電子數(shù)據(jù)收集、存儲、分析、應(yīng)用、維護、安全性等全方位功能，促進(jìn)包括會計電算化檔案管理在內(nèi)的會計工作更好地發(fā)展。

5 總結(jié)

綜上所述，只要做好會計檔案的輸出、存儲、分析、利用等方面的管理工作，會計電算化檔案一定會在管理工作中發(fā)揮更大的作用，取得更顯著的效果。

〔編輯：劉曉芳〕