員工信息網絡化收集

馬震安

此前，當單位或上級部門需要匯總員工的一些信息時，總是先將表格模板通過內部通訊系統發給每個部門，部門的員工在錄入完信息后按人重新命名文件，然后再發回來，最后再將若干個部門的信息合成一張數據表，但這樣操作工作量比較大，相當麻煩。后來雖然有了更高級的辦法，把Excel表格通過共享工作簿的設置后再將其所在的文件夾共享，然后讓員工通過網上鄰居找到文件夾，打開Excel后自行填寫，但麻煩隨之而來。有的員工比較馬虎，往往將Excel復制到本機填好數據后再傳上去，這樣就會把前面已完成數據匯總部分的Excel總表覆蓋掉，以至于讓很多員工白白地填寫了。此外，不在單位的員工沒有辦法及時填寫，這樣效率實在太低了。如果有辦法能讓員工們在網頁上操作，實現既能在局域網也能在遠程外網中完成信息的填寫，那就方便和安全多了。

用“魔方網表”組建網絡資料錄入平臺，即可實現在局域網或遠程網都能進行數據的錄入，會大大地提高數據的安全性和辦公效率。

1. 基礎表單創建與屬性設置

首先需要創建一個自定義界面的表單。在http：//www.dwz.cn/zEg77注冊一個賬戶，用新注冊的賬號登錄。登錄后選擇界面右上角的“開始”菜單，在“創建表單”頁面中選擇“創建自定義表單”，接著在“創建表單”頁面中輸入表單名稱“員工信息采集”，在字段位置輸入字段名稱，選擇好字段類型，點擊“添加”按鈕為表單添加字段。

根據需要在屬性頁面對字段進行設置，勾選“出生年月”字段的“必填”屬性，這樣員工在填寫信息時，如果不填寫出生年月，就不能保存。然后在“訪問控制”中選擇“局域網”和“公開”選項，最后保存表單（圖1）。

2. 用戶權限設置與信息采集

創建完表單后，就該設置員工的權限了。選擇頁面右上角的“設置”菜單項，在“權限設置”選項卡中點擊剛才創建的表單“員工信息采集”下的“記錄”，然后在右側選擇“未登錄用戶”，把未登錄用戶的權限設置為“創建”、“查詢”和“查看”，最后點擊“應用”按鈕。這樣，員工不用注冊登錄就可以錄入信息了（圖3）。

權限設置完成后，點擊界面右上角的“首頁”菜單返回首頁，復制頁面右側的“內網訪問網址”，然后把這個網址分發給員工，讓員工通過自己的電腦訪問這個網址（圖4）。

員工進入主界面后，點擊“員工信息采集”的表單進入員工信息瀏覽頁面。如果員工想添加個人信息，需要點擊頁面中間藍底白箭頭的按鈕，然后點擊“增加記錄”按鈕，填寫保存自己的個人信息（圖5）。

3. 將信息導出為Excel格式文件

當全體員工的信息數據填寫完成后，接下來就可以通過該系統，導出我們需要的Excel格式的文件了。

在“魔方網表”的首頁選擇“員工信息采集”表單，點擊頁面中間的藍底白箭頭條形按鈕展開頁面，在工具欄上點擊“導出數據”按鈕，然后選擇“導出當前表單”，在“類型”上選擇“csv（Excel兼容格式）”導出表單數據（圖6）。

表單數據導出后，在“存儲區”中把導出的表單下載到其他文件夾中即可。導出的表單可以用Excel打開編輯、刪除無用列，操作十分方便（圖7）。