脫掉ERP的神圣外衣

葛雯斐

2月底，柴靜推出的霧霾深度調(diào)查《穹頂之下》，讓整個(gè)中國(guó)為之嘩然，環(huán)境問(wèn)題再一次被推到視野最前端。作為一家以環(huán)保能源、有色金屬、化工為主產(chǎn)業(yè)的現(xiàn)代化大型民營(yíng)企業(yè)集團(tuán)，杭州錦江集團(tuán)在業(yè)內(nèi)外備受關(guān)注。

經(jīng)過(guò)30多年的產(chǎn)業(yè)擴(kuò)充，錦江集團(tuán)的企業(yè)組織架構(gòu)日益龐雜，出現(xiàn)職、權(quán)、利不清，效率不高等問(wèn)題。業(yè)務(wù)的擴(kuò)張倒逼企業(yè)走向企業(yè)管理變革的風(fēng)口，而企業(yè)管理變革又催生了企業(yè)信息化變革。ERP 作為一種主要面向制造行業(yè)進(jìn)行物質(zhì)資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，在錦江集團(tuán)應(yīng)用十分廣泛。近日，記者就實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)需要注意的問(wèn)題，如何減少“踩地雷”幾率，對(duì)錦江集團(tuán)流程與IT管理部部長(zhǎng)肖閩海進(jìn)行了采訪。

課前準(zhǔn)備，不能光靠荷爾蒙

當(dāng)記者談到是來(lái)聽他講ERP實(shí)施過(guò)程中發(fā)生的故事時(shí)，肖閩海帶著自豪又有些無(wú)奈地?fù)u搖頭，笑著說(shuō)：“這些年來(lái)，我參與了很多公司的ERP系統(tǒng)實(shí)施，在我看來(lái)，這就像每天吃飯、睡覺(jué)一樣，沒(méi)什么難度，都是按部就班、平淡無(wú)奇的，并沒(méi)有什么故事可以講。”

回憶起在錦江集團(tuán)開始實(shí)施ERP時(shí)的場(chǎng)景，肖閩海說(shuō)：“ERP項(xiàng)目，是個(gè)‘一把手工程，如果老板本身沒(méi)有主觀能動(dòng)性，那就無(wú)法開展。打個(gè)比方，我去買衣服的時(shí)候，如果自己不喜歡，就算店員說(shuō)得天花亂墜，我也不會(huì)買。所以，在我看來(lái)靠CIO去說(shuō)服、鼓動(dòng)老板，是很難的，必須要老板發(fā)自內(nèi)心地表示‘我就要這種，知道ERP能解決什么問(wèn)題，達(dá)到哪些效果，這樣才能順利進(jìn)行下去。在錦江集團(tuán)，我從沒(méi)有為了上ERP系統(tǒng)而去說(shuō)服老板，而是老板自己深刻認(rèn)識(shí)到ERP的重要性，并強(qiáng)力要求我執(zhí)行的。”

當(dāng)然，ERP系統(tǒng)也不是“拍拍腦門子”，光靠荷爾蒙，想上就能上的。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹袄砉つ小边@樣解釋：“因?yàn)镋RP系統(tǒng)涉及到整個(gè)生產(chǎn)、銷售、采購(gòu)流程，除了行政部門，沒(méi)有一個(gè)部門能置身事外，而且實(shí)施時(shí)間長(zhǎng)、牽扯層面多，需要滲透進(jìn)企業(yè)管理機(jī)制的深層。因此，企業(yè)管理水平的高低對(duì)ERP的實(shí)施效果有著決定性的影響。在實(shí)施ERP前，做好必要的課前準(zhǔn)備尤為重要。”

首先，讓員工，特別是公司中高層管理者接受先進(jìn)管理理念，理解ERP這個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工具的功效與定位，肖閩海解釋道：“其實(shí)ERP系統(tǒng)，就像是作戰(zhàn)期間的軍事沙盤模型，它的主要功效是使整個(gè)公司透明化，讓你看得清公司的整個(gè)布局，就如在戰(zhàn)場(chǎng)上你能看清周圍的所有情況，方便布局整個(gè)戰(zhàn)役。”讓沒(méi)有ERP概念的人實(shí)施ERP就好比讓不會(huì)開車的人坐在駕駛座上。ERP中的先進(jìn)管理模型和理論，往往讓第一次接觸到它的人，無(wú)所適從。在上ERP之前，企業(yè)要事先把一些先進(jìn)的管理方法導(dǎo)入到企業(yè)實(shí)際管理中去，讓員工逐漸認(rèn)識(shí)并認(rèn)可這種先進(jìn)的管理思想，才能為接受ERP奠定基礎(chǔ)。可以嘗試對(duì)中層管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們對(duì)現(xiàn)在流行的一些現(xiàn)代管理模型有較深的認(rèn)識(shí)，并在此基礎(chǔ)上，結(jié)合公司實(shí)際加以運(yùn)用。

其次，避免操作上的“自由主義”。肖閩海說(shuō)：“我們上ERP項(xiàng)目，就要把員工當(dāng)作幼兒園的孩子，教他們一是一、二是二的做事。ERP的功能和流程都是定義好的，按部就班的操作才能帶來(lái)精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，亂耍小聰明只能把事情搞糟。打個(gè)比方，企業(yè)中常常遇到類似的情況，一批貨急等著要出，車已經(jīng)在門口了，就差倉(cāng)管員打單放行，卻偏偏倉(cāng)管員臨時(shí)外出。為了保證貨物的發(fā)運(yùn)周期，企業(yè)往往‘特事特辦，先放行再說(shuō)。然而，反映在ERP系統(tǒng)里，倉(cāng)庫(kù)卻還有這批貨。及時(shí)、準(zhǔn)確地反應(yīng)企業(yè)的物料資源是ERP的強(qiáng)項(xiàng)，然而這種‘特事特辦，卻往往導(dǎo)致賬庫(kù)不符，很難實(shí)現(xiàn)物料的精確管理。說(shuō)、寫、做一致，是ERP基本的要求，把要說(shuō)的和要做的記錄下來(lái)，當(dāng)作制度執(zhí)行下去，到了實(shí)際操作的時(shí)候，才能有章可循。在上ERP之前，企業(yè)需要自我審視，員工能夠在多大程度上遵守規(guī)章制度？尤其是中層管理人員，是否能夠嚴(yán)格按制度來(lái)管理手下的員工？如果做不到這一點(diǎn)，企業(yè)恐怕只能先從基礎(chǔ)管理開始，制止住員工工作中的‘自由主義才好。”

第三，規(guī)范流程不僅僅是實(shí)施的事情。 ERP的流程重組向來(lái)是用戶和廠商最頭疼的問(wèn)題，一般情況下，企業(yè)實(shí)施ERP往往在實(shí)施過(guò)程中才進(jìn)行流程重組，其實(shí)在上ERP之前有目的的進(jìn)行流程規(guī)范工作，能夠?yàn)镋RP的順利實(shí)施提供更大幫助。在流程不規(guī)范的情況下，貿(mào)然上ERP往往導(dǎo)致兩極化：要么，徹底破壞現(xiàn)有流程，進(jìn)行革命性的重組，導(dǎo)致ERP實(shí)施受到巨大阻力；要么，進(jìn)行大量的個(gè)性化開發(fā)，讓ERP來(lái)適應(yīng)企業(yè)的管理模式，往往讓ERP的實(shí)施陷入時(shí)間和投入的無(wú)底洞。”

選型過(guò)程，要上對(duì)花轎嫁對(duì)郎

針對(duì)ERP的選型，肖閩海的建議是要選擇高性價(jià)比、品牌過(guò)硬、本地實(shí)施力量強(qiáng)、項(xiàng)目經(jīng)理水平高的品牌，并且要尊重自身企業(yè)的實(shí)際情況，“上對(duì)花轎嫁對(duì)郎”，不能好高騖遠(yuǎn)，眼高手低。

管理很規(guī)范、流程很清晰、制度很明確的大型企業(yè)，適合上SAP公司的ERP系統(tǒng)。因?yàn)椋挥泄緝?nèi)部改造完成后，用SAP的ERP才能達(dá)到事半功倍的效果。如果沒(méi)有達(dá)到這個(gè)水平而去用SAP，它只能成為公司信息化過(guò)程中的“絆腳石”。

中小型企業(yè)，業(yè)務(wù)和管理都不是完全規(guī)范、明確，需要有靈活的應(yīng)急解決方案，這樣的企業(yè)就建議使用國(guó)內(nèi)的用友、金蝶等軟件。“因?yàn)椋赟AP的ERP軟件中，無(wú)法臨時(shí)改方案。如果需要臨時(shí)取消訂單或者臨時(shí)插訂單進(jìn)去馬上生產(chǎn)，在SAP里都是不可能實(shí)現(xiàn)的，系統(tǒng)都是卡死的，都要按照流程，從零開始。而在用友、金蝶等國(guó)內(nèi)軟件里，臨時(shí)加一單進(jìn)去，系統(tǒng)也能跑起來(lái)。在中小型企業(yè)中，這種臨時(shí)加單的情況很多，所以SAP并不適用，量體裁衣才是最實(shí)在的。”

除了要“上對(duì)花轎”選擇適合的品牌，挑選業(yè)務(wù)水平高的項(xiàng)目經(jīng)理“嫁對(duì)郎”也很關(guān)鍵。肖閩海說(shuō)：“項(xiàng)目經(jīng)理，在整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行中起著至關(guān)重要的作用。有些項(xiàng)目經(jīng)理雖然熟悉ERP系統(tǒng)，但是能力薄弱，而且是技術(shù)出身，沒(méi)有實(shí)際的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于生產(chǎn)管理更是一竅不通，有些生產(chǎn)管理常識(shí)還需要企業(yè)教他。到最后好不容易ERP項(xiàng)目上馬了，但是，使用效果平平，特別是生產(chǎn)管理方面，更是用的不是很順利。”

應(yīng)用實(shí)施，保障機(jī)制是命門

在肖閩海看來(lái)，完善的保障機(jī)制是ERP應(yīng)用實(shí)施的關(guān)鍵所在。“首先，是人員的保障。項(xiàng)目要靠人做，還得是合適的人。除了要有IT團(tuán)隊(duì)與ERP專員的積極推動(dòng)外，企業(yè)管理者的參與、業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵用戶的選拔與積極參與對(duì)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)也至關(guān)重要。第二，是時(shí)間的保障。項(xiàng)目組成員需要有充分的時(shí)間投入項(xiàng)目。第三，是制度的保障。對(duì)于項(xiàng)目如何推進(jìn)、如何進(jìn)行信息溝通、小組成員的權(quán)利與義務(wù)分配、小組成員如何考核、項(xiàng)目需求如何管理與變更等，都應(yīng)該形成制度正式發(fā)布，并作為項(xiàng)目組的行為準(zhǔn)則。第四，是網(wǎng)絡(luò)硬件等環(huán)境資源的保障。需要為ERP軟件提供較好的網(wǎng)絡(luò)硬件資源，保證系統(tǒng)能夠高效平穩(wěn)的運(yùn)行。”

肖閩海介紹說(shuō)，在錦江集團(tuán)實(shí)施了ERP系統(tǒng)后，發(fā)生了很多的改變。

首先，是管理方式的改變。錦江是一個(gè)多組織、多地域的綜合型集團(tuán)公司，以前的很多管理都是通過(guò)“人治”的方式：發(fā)布各種規(guī)章制度、到實(shí)地去稽查考核等。但是，因?yàn)楣S分布遠(yuǎn)，很難保證制度的落地執(zhí)行，效率也比較低。有了ERP系統(tǒng)后，很多的管理工作可以交給系統(tǒng)來(lái)完成。比如，一些規(guī)章制度可以直接通過(guò)系統(tǒng)來(lái)落地，由系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的控制等。

其次，是信息溝通模式的變化。以前，很多時(shí)候需要通過(guò)電話、傳真、各種Excel表單來(lái)進(jìn)行信息的傳遞與溝通，現(xiàn)在有大量的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息可以直接在ERP系統(tǒng)進(jìn)行查詢與統(tǒng)計(jì)分析，數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、有效性得到了很大的提升。跨部門的信息傳遞也不再像以前那么繁瑣。比如，一筆資金支付從業(yè)務(wù)申請(qǐng)到資金部門處理再到財(cái)務(wù)部核算，需要橫跨三個(gè)部門，這里面涉及大量的信息交接，以前都是靠人工跑單核對(duì)，現(xiàn)在可以直接在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)從業(yè)務(wù)到資金到核算的一體化處理，提高效率的同時(shí)也很好地降低資金支付的風(fēng)險(xiǎn)。

最后，是業(yè)務(wù)人員工作方式的變化。以前在業(yè)務(wù)執(zhí)行中，存在較多的重復(fù)工作，也有較多的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)在，通過(guò)ERP系統(tǒng)有了很大的改善。比如，有色行業(yè)的大宗來(lái)料進(jìn)場(chǎng)計(jì)算與質(zhì)檢，以前有一些工廠需要手工抄表、手工傳遞數(shù)據(jù)、各種信息交接，現(xiàn)在，推行了一卡通的自動(dòng)計(jì)量與質(zhì)檢系統(tǒng)后，很多數(shù)據(jù)的采集通過(guò)ERP與現(xiàn)場(chǎng)地磅等執(zhí)行系統(tǒng)集成了自動(dòng)取數(shù)，人工只要做審核就可以了。從業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)的信息處理也一樣，很多都由系統(tǒng)自動(dòng)完成，業(yè)務(wù)人員與管理人員可以有更多的時(shí)間進(jìn)行業(yè)務(wù)審查與管理分析決策。

這些改變都給錦江集團(tuán)帶來(lái)了實(shí)實(shí)在在的管理價(jià)值。在肖閩海看來(lái)，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)施，很難單純從投入、產(chǎn)出比的角度來(lái)考量，但是，ERP系統(tǒng)帶給企業(yè)的管理價(jià)值與改變是顯而易見的。錦江集團(tuán)這些年在廣西、新疆、內(nèi)蒙等地不斷有新工廠投產(chǎn)，ERP系統(tǒng)的推進(jìn)使得這些遠(yuǎn)在千里外的工廠在總部的統(tǒng)一規(guī)范下有序運(yùn)作，其價(jià)值是難以估量的。

未來(lái)方向，智能化與“互聯(lián)網(wǎng)+”是樞紐

ERP的前進(jìn)方向，肖閩海認(rèn)為肯定會(huì)向“工業(yè)4.0”與“互聯(lián)網(wǎng)+”靠攏。

一方面，是因?yàn)樵絹?lái)越多的ERP應(yīng)用需要與底層的工控系統(tǒng)、自動(dòng)化機(jī)器人或者設(shè)備進(jìn)行集成，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集與分析，這樣的ERP系統(tǒng)才會(huì)是一個(gè)“活”的系統(tǒng)。

另一個(gè)方向，是因?yàn)镋RP的應(yīng)用會(huì)越來(lái)越多地往移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行遷移。隨著手持智能移動(dòng)設(shè)備的普及，使得隨手辦公成為可能，ERP應(yīng)用需要通過(guò)移動(dòng)化建設(shè)來(lái)滿足隨時(shí)隨地辦公的要求；另外，企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，將使ERP系統(tǒng)的互聯(lián)網(wǎng)化、云化與多系統(tǒng)對(duì)接，成為未來(lái)主要的趨勢(shì)。