城市建設項目的檔案管理措施

■曾云云 ■云南省保山市隆陽區住建局城建檔案館，云南 保山 678000

在這城市快速發展的時期，要想讓城市建設的質量更加有保障就離不開城市建設項目檔案館，但是現階段保山市隆陽區城市建設項目的檔案管理工作卻沒有跟上城市發展的速度，這也就造成了城市建設項目的檔案管理沒有發揮出應有的作用，沒有起到加快城市發展的效果。所以，在本文中筆者將主要圍繞城市建設項目的檔案管理工作展開敘述，以求能夠給保山市隆陽區城市建設檔案工作指出一個具有指導意義的方向。

1 加強城市建設項目檔案管理的必要性

1．1 加強城市建設項目檔案管理有助于社會發展

城市建設項目的檔案管理工作作為城市建設項目的一個有力補充，在很大程度上就可以幫助城市建設的管理者和規劃者理清城市建設的思路，幫助城市建設更好更快的發展，因此在現階段加強城市建設項目的檔案管理工作十分有助于社會的發展。不僅如此，加強城市建設項目的檔案管理還有助于在工程項目出現問題之后查找問題的第一負責人，進而確保了工程建設不會出現問責不到位的現象。

1．2 加強城市項目建設檔案管理有助于提高工程質量

加強城市項目建設檔案管理還有助于提高工程的質量。保山市隆陽區為了加快城市化進程，近幾年新開工建設了許多城市建設工程項目，從而或多或少的存在工程檔案管理不到位、工程質量方面也存在一定的問題，長此以往下去極為容易導致事故的發生，進而影響到整個社會的穩定。而城市建設項目的檔案管理工作憑借著對于工程項目的真實記錄和規范整理，可以在很大程度上杜絕這一問題的出現，細致的工程施工記錄可以在日后為工程問題的查找負責人提供第一手的資料，這樣一來就在很大程度上提高了工程施工的質量，扼殺了施工人員的僥幸心理。

2 現階段城市建設項目檔案管理的狀況

2．1 城市建設項目檔案管理體系不夠健全

近年來，隨著保山市隆陽區的快速發展，城市建設的腳步也在不斷加快當中，但是快速拓展的城市范圍卻沒有相對應的城市建設項目檔案管理來進行約束，這也就給保山市隆陽區的城市發展留下了隱患。而且，城市建設的很多工程項目存在著建設周期長、參建單位多、投資回報慢等特點，導致工程的相關負責人存在著趕工期、趕進度的施工現象。由于這種現象的存在，城市建設項目檔案的相關管理工作也就沒有得到重視，本應與城市建設同步發展的城市建設項目檔案管理體系的發展也就遠遠落后于城市建設的發展速度了。

2．2 重視城市項目的工程進度，忽視了相對應的工程檔案的收集

過多的重視城市項目的工程進度，忽視相對應的工程檔案的收集則是現階段城市建設檔案管理工作另一個十分突出的問題。這一問題主要的影響因素有以下幾個方面。首先是城市工程建設的管理者過分的追求城市建設的速度，認為相對應的工程檔案的收集工作并沒有太大的意義，從而導致了相對應工程檔案收集工作的不完善。其次，現階段的城市工程建設的檔案收集工作缺乏明確的制度支持，相關的工作人員在進行城市建設工程檔案收集工作的時候沒有一定的行為準則，這樣一來就極為容易造成工程檔案信息收集的遺漏［1］。

2．3 相關城市建設項目責任人缺乏檔案管理意識

城市建設項目的檔案管理工作要想真正落實到實處，那么就離不開相關城市建設項目負責人的配合，但是保山市隆陽區的相關工程負責人卻并沒有這方面的意識，這也就使得相關檔案管理工作在實際開展的過程中存在著許多的問題。例如，部分收集到的城市建設項目信息存在著虛假、不真實的現象，導致了城市建設項目后期所能發揮的作用十分有限。不僅如此，城市建設項目負責人檔案管理意識的缺乏，使得很多工程現場并沒有配備專業的項目檔案信息管理人員，而這在一定程度上是與城市建設項目檔案管理的要求是違背的。所以，要想提升我市現階段城市建設項目的檔案管理工作效率，就應該從提升相關工程負責人檔案管理意識來入手。

2．4 缺乏一支專業的城市建設檔案管理隊伍

保山市隆陽區城建檔案館的人員編制較少，而在實際工作中能夠專職從事城建檔案工作的人員就更少，這就使得很多業務工作進度跟不上，甚至有些工程在簽訂了《報送建設工程檔案責任書》后就再也沒有業務上的聯系，從而影響到了城市建設檔案信息的收集工作。

3 現階段城市建設項目檔案管理工作的改進措施

3．1 編制完善城市建設項目檔案管理制度

要想改進現階段保山市隆陽區的城市建設項目檔案管理的現狀，那么從完善制度入手無疑是其中一項十分行之有效的措施。首先，要加強對于城市建設項目檔案管理工作的組織和規劃，并要能夠做到針對不同的項目選擇合適的檔案管理人員，力爭做到專業對口、業務對口，盡最大程度上提升相關檔案管理工作的效率。其次則是應該加強對于城市建設項目檔案管理工作的理論學習，在結合保山市隆陽區實際城市建設項目檔案管理的情況下，制定一套完善的城市建設項目檔案管理制度來維護相關的工作。

3．2 加強城市建設項目的檔案同步工作

加強城市建設項目的檔案同步工作則是未來一段時間內檔案館所要著重工作的內容，而要想加強城市建設項目的檔案同步工作則可以從以下幾個方面入手解決。首先應該制定一個較為條理的工作標準，讓相關的檔案工作人員能夠在檔案收集的工作中有一個可以依賴的工作標準，從而規范化整個檔案收集的流程［2］。其次，城市建設工程項目的各參建單位檔案人員要做好工程文件的平時積累、收集和管理工作，在工程驗收前將工程檔案向城建檔案館報送申驗，使其在工程竣工驗收后能夠快速、順利的完成工程檔案立卷歸檔及移交工作。只有這樣，才能夠真正意義上加強城市建設項目的檔案同步工作，進而提升檔案館的工作效率。

3．3 提升相關城市建設項目責任人的檔案管理意識

除了以上幾點之外，提升相關建設項目負責人的檔案管理意識也是一個十分重要的方面，而要想提升建設項目責任人的檔案管理意識應該從以下幾個途經入手。首先是是可以在全市范圍內組織主要的建筑工程責任人進行培訓，使其意識到城市建設項目檔案管理的重要性。其次，則是應該加大對于城市檔案信息管理重要性的宣傳，從工程建筑職業的入職教育就開始展開，從根基上打牢城市建設項目負責人的檔案管理意識。

3．4 組建一支專門從事城市建設檔案管理工作的人員隊伍

首先，應該從增加檔案館人員的編制上入手，使得相關的城市建設信息能夠被及時、專業的處理。其次，則應該從城市建設信息的收集上入手。隨著現階段城市工程建設上馬項目的增多，城市建設檔案信息收集的工作量也在呈現不斷增長的狀態當中，而且城市工程建設項目增長的速度遠遠超出了相關工作人員數量的增長速度。因此，要想解決這個矛盾就要從其他方面入手，例如建設單位要在工程招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂合同時，應對工程文件的收集、管理及移交作明確要求，各參建單位要把檔案工作管理職責責任到人，從根本上解決較為突出的問題。單純的增加相關工作人員的數量并不能夠解決問題，只有從實際應用出發，組建一支專門從事城市建設檔案管理工作的人員隊伍，只有從解決問題出發，進行相對應的改善才能夠真正意義上完成城市建設工程檔案收集和整理的工作。

4 結語

城市建設項目的檔案是城市建設項目活動中產生的圖像一致、原始的具有保存價值的實際記錄。然而，做好城市建設項目的檔案管理工作不是幾個人就可以輕松完成的，而是需要每個責任主體和相關人員的重視和努力。我們要制定相應的具體措施，基于相關的法律法規，加強城市建設項目的檔案管理，從而使它進入良性循環的軌道。

［1］康素梅．加快高速公路檔案的信息化建設［J］．檔案天地，2011(09)．

［2］李衛蓮．信息技術背景下檔案管理的挑戰與對策［J］．知識經濟，2011(16)．

［3］邸玉．淺談檔案信息安全的有效管理機制［J］．民營科技，2011(08)．

［4］魏曉紅，黃利芒．廣深沿江高速公路深圳段竣工檔案信息化管理［J］．公路與汽運，2011(04)．