淺談檔案與檔案型圖書

□李 黎（河南省新鄉(xiāng)水文水資源勘測局）

0 引言

會計檔案管理工作，一直是財務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)。在水文事業(yè)單位的會計工作中，卻普遍存在著重會計業(yè)務(wù)工作，對會計檔案管理相對不夠重視的現(xiàn)象。而會計資料的完整性、準(zhǔn)確性、時效性和持久性，是保證水文工作順利開展的有力保障。新時期水文事業(yè)的蓬勃發(fā)展，呼喚著會計檔案管理工作更新理念，與時俱進(jìn)。因此，進(jìn)一步完善會計檔案管理工作，對做好水文工作具有重要意義。

1 加強(qiáng)水文事業(yè)單位會計檔案管理的必要性

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是財務(wù)內(nèi)控的必然需要。隨著社會的發(fā)展，水文工作日益得到社會的認(rèn)可和重視，在重點(diǎn)站改造、中小河流建設(shè)等水文建設(shè)項目上，國家日益加大了投入力度，會計檔案管理的加強(qiáng)和提高，能如實記錄和細(xì)化財政支出。此外，積極學(xué)習(xí)和探索會計檔案管理的新途徑，對提高財務(wù)人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，在日常工作中科學(xué)編制財務(wù)預(yù)算，更好的為水文事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，奠定了良好基礎(chǔ)。

2 水文事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

2.1 思想上不夠重視，概念上比較模糊

以前，水文事業(yè)單位財務(wù)涉及范圍相對較小，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相對簡單，需要?dú)w檔的會計資料相對較少。因此，普遍存在著重會計業(yè)務(wù)、輕會計檔案管理的現(xiàn)象。會計人員持證上崗，只針對會計業(yè)務(wù)，基本上很少對會計人員進(jìn)行崗前會計檔案基本知識及標(biāo)準(zhǔn)化操作流程的培訓(xùn)。水文事業(yè)單位沒有專業(yè)檔案管理人員，都是會計人員兼管。因為沒有清晰的檔案管理概念，有些財務(wù)人員認(rèn)為只要有會計憑證、報表核算及會計賬簿等，就可以歸檔。導(dǎo)致了本單位一些應(yīng)該歸檔的協(xié)議、合同、及會計文件資料等，沒有及時歸入會計檔案，造成會計資料不完整。此外，因為缺乏檔案管理的保密意識，導(dǎo)致一些經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)外泄，不同程度的影響到本單位工作的正常運(yùn)行。

2.2 會計檔案管理制度不夠健全

在水文事業(yè)單位中，因為資金是財政撥付，有些單位就存在領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，相對而言，對會計檔案的管理工作就比較放松。大部分都是財務(wù)管理制度健全，但是卻沒有一整套完整的會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀的管理制度。會計憑證不能及時按要求裝訂，會計賬簿及報表分散存放，會計檔案管理無章可循。

2.3 會計檔案管理人員素質(zhì)欠缺

設(shè)置財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，是法律規(guī)章要求，也是財務(wù)工作需要。但是水文事業(yè)單位的會計檔案管理，基本都是由財務(wù)人員兼任，沒有專職的會計檔案管理人員。因此，缺乏會計檔案管理的專業(yè)知識，會計檔案的鑒定、銷毀工作得不到重視和實施。有些單位的會計憑證和賬簿，多年以來，都是只歸檔不鑒定，影響了會計檔案管理工作的質(zhì)量。更有個別單位，存在會計檔案人員無原則偽造、篡改會計憑證，建假帳，虛列成本，混淆概念，造成會計信息失真，設(shè)置了人為障礙，影響了國家宏觀決策。

2.4 信息資源投入力度不足

社會的發(fā)展，對檔案現(xiàn)代化管理提出了更高的要求，不但需要思想上的重視，理念上的更新，人員素質(zhì)提高，也需要相應(yīng)的設(shè)備提供技術(shù)支持。目前，對紙質(zhì)會計檔案的管理，大部分水文事業(yè)單位還能夠基本達(dá)標(biāo)。但是對電子檔案的認(rèn)知和重視程度，尤其是在各市水文局，基本沒有實現(xiàn)。管理設(shè)備陳舊，沒有相關(guān)先進(jìn)性設(shè)備，即便有先進(jìn)性設(shè)備也沒有專業(yè)人員和專業(yè)技術(shù)投入運(yùn)轉(zhuǎn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案不能有效結(jié)合，都在很大程度上阻礙了會計檔案現(xiàn)代化的順利開展。

3 推進(jìn)新時期水文事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展的對策

3.1 思想上要重視，理念上要更新

從領(lǐng)導(dǎo)到財務(wù)人員，首先要認(rèn)識到會計檔案管理工作的重要性和必要性，從思想上重視起來，加強(qiáng)會計檔案管理意識，業(yè)務(wù)工作與檔案管理齊抓并行。從理念上，要把會計檔案的管理工作到不到位，做為衡量財務(wù)工作達(dá)標(biāo)與否的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，持之以恒，確保會計檔案管理工作日趨規(guī)范化、科學(xué)化。

3.2 建立健全會計檔案管理制度，規(guī)范運(yùn)行會計檔案管理體制

在制定會計檔案管理制度上，要根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等相關(guān)法規(guī)制度，遵循科學(xué)合理、簡明實用、雙向約束、堅持執(zhí)行的原則，結(jié)合實際，建立健全切實可行的財務(wù)檔案管理制度。首先，要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)。未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)在財務(wù)部門指定專人對會計檔案進(jìn)行妥善保管，出納人員不得兼管會計檔案；其次，對會計檔案的歸檔程序、范圍、期限，做出明確要求，對固定資產(chǎn)及土地使用等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇的，要另編檢索工具，方便查找使用；第三、做好會計檔案管理的保管和保密工作。配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。會計檔案要按制度要求科學(xué)存放，確保檔案資料不受損、遺失。并做好保密工作，防止檔案資料的泄密。第四，責(zé)任到人，考核有度，獎懲分明。把會計檔案管理工作，做為日常財務(wù)工作的考核項目之一，定期檢查，防微杜漸，發(fā)現(xiàn)問題及時責(zé)令糾正，有好的工作方法及時交流推廣，對工作取得顯著成效的，給予表彰。

3.3 加強(qiáng)水文事業(yè)單位會計檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

加強(qiáng)水文事業(yè)單位會計檔案管理工作，需要會計檔案人員有新時期水文發(fā)展相合拍的政治頭腦，和與之相匹及的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這就需要重視提高包括業(yè)務(wù)水平、思想素質(zhì)和職業(yè)道德在內(nèi)的，會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要結(jié)合水文工作實際，利用好非汛期，組織進(jìn)行會計檔案管理人員的操作技能、崗位培訓(xùn)、及后續(xù)教育，進(jìn)而提高會計檔案信息質(zhì)量。

3.4 完善紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案的同步管理

確保會計檔案電子信息的及時存錄，及時對會計電算化軟件做好系統(tǒng)升級。在進(jìn)行會計檔案管理系統(tǒng)升級時，要注意將舊的資料文件同步升級，避免出現(xiàn)因會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致，造成打不開檔案管理系統(tǒng)的問題而影響工作效率。

3.5 及時對到期的會計檔案資料鑒定和銷毀

針對普遍存在的對會計檔案只歸檔，不鑒定、不銷毀，以致積壓了大量無價值會計資料，占據(jù)了有效的資源和空間等問題。在會計檔案管理工作中，要注意按照《會計檔案管理辦法》第十條的明確規(guī)定，對保管期滿的會計檔案，及時鑒定，有價值的妥善保管，無價值的及時進(jìn)行銷毀。而對于保管期滿，但暫未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)，以及其它未了事項的原始憑證，要單獨(dú)存放，并在銷毀及保管清冊中分別另外注明原因。

4 結(jié)語

新的歷史條件下，水文事業(yè)的日益發(fā)展，對會計檔案管理工作提出了更高的專業(yè)要求。因此，更新觀念，尋求有效措施，積極探索新時期水文事業(yè)單位檔案管理工作的方法和方向，是加快水文建設(shè)步伐，促進(jìn)社會和諧的有利要素。